Warum braucht es Prozesse bei der Dokumentation und warum sind sie so wichtig? Unternehmen definieren Prozesse und setzen Systeme ein zum lückenlosen Erstellen, Verfolgen, Bearbeiten und Verwalten von Unterlagen. Jede Ineffizienz, Ungenauigkeit oder gar Lücke in dieser Prozesskette beeinflusst das Ergebnis negativ.

Die Ursprünge von heutigen Arbeitsläufen und Prozessen

Die Ursprünge des Projekt Managements und heutiger Arbeitsabläufe reichen zurück ins beginnende 20. Jahrhundert. Ein Maschinenbauingenieur namens Henry Laurence Gantt  entwickelte die Gantt-Tabelle, die bis heute als wichtiges Verwaltungswerkzeug anerkannt und von Bedeutung ist. In seinem 1919 veröffentlichten Buch „Organizing for Work“ beschreibt er Prinzipien, nach denen Aufwände definiert und optimiert und der Projektstatus zum jeweiligen Zeitpunkt festgehalten werden können.

Viele Unternehmen haben heutzutage hohe Anforderungen und müssen den Informationsfluss erfolgreich managen – häufig auch (noch) über viele Medienbrüche und Plattformen hinweg. Daher ist es keine einfache Aufgabe Ineffizienzen und Ungenauigkeiten bei allgemeinen Dokumentationsaufgaben genaustens zu analysieren um eine passende Lösung zu finden.

Wenn auch die meisten Unternehmen mit relativ einfachen Prozessen, Produktlinien und Strukturen begonnen haben, wurden im Laufe der Zeit jedoch Anpassungen vorgenommen und immer wieder neue Elemente hinzugefügt, technologische Änderungen vorgenommen. Mit den immer komplexer werdender Strukturen, wurde der eigentliche Betrieb zu einer Gradwanderung zwischen Compliance, Produktivität und Effizienz. Bestrebungen, die Komplexität zu reduzieren, helfen Unternehmen sich auf den Kundennutzen zu konzentrieren und unnötige Aktivitäten und Kosten zu vermeiden. In Zeiten des digitalen Wandels wurden nicht nur Unternehmensstrukturen durchleuchtet, Datensätze sortiert und strukturiert, Analysetools und Dashboards zur Steuerung etabliert, sondern auch neue Lösungen zur Optimierung von Dokumentationsabläufen präsentiert. Diese helfen Unternehmen komplexe Prozesse mittels automatisierter Systeme zu vereinfachen.

Ein Dokumentationsablauf in einer Anwaltskanzlei

Nehmen wir zum Beispiel den Prozess bei der Entstehung eines juristischen Schriftsatzes in einer Anwaltskanzlei. Ein/e Rechtsanwalt/in trifft sich mit einem Klienten außerhalb des Büros. Mittels Tablet oder Smartphone macht er/sie ausführliche Gesprächsnotizen. Am Ende sendet er/sie die Aufzeichnungen umgehend an die Mitarbeiter in der Kanzlei zur Abschrift oder Nachbereitung. Innerhalb dieses Arbeitsablaufes überwacht ein weiterer Mitarbeiter den Status des gesamten Auftrags in Echtzeit und kann, falls nötig, Engpässe im System erkennen und beseitigen.

Die fehlende Möglichkeit zur zentralen Verwaltung von Dokumenten, die unterschiedliche Arbeitssituationen, Orte und Medien durchlaufen, kann zur einer großen Herausforderung werden. Hierbei stehen der Anspruch an die Vollständigkeit der Daten, potentielle Fehlerquellen durch zeit- und ortsversetztes Arbeiten, die Bearbeitungszeit durch umfangreiche Freigabe-Prozesse und die daraus entstehenden Kosten im Konflikt mit dem Anspruch an den eigenen Service.

Wie viele andere Pioniere hat Gantt früh erkannt, welche Bedeutung eine schlanke Organisation hat. Und das gilt ebenso heute noch bei allgemeinen Dokumentationsprozessen.

Nuance-Lösungen für mehr Produktivität in Unternehmen und Kanzleien