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Fünf Gründe, warum Papierdokumente nicht sicher sind

Dokumentensicherheit ist mehr denn je eine der Prioritäten von vielen Unternehmen und Einzelpersonen. Und auch wenn es wohl niemals soweit sein wird, dass alle Daten wirklich sicher vor denen sind, die sie stehlen oder zerstören möchten, hängt ein Teil des Risikos stark davon ab, in welchen Formaten die Daten gespeichert werden. Wir werden uns hier einige Risiken ansehen, die bestehen, wenn man sich dafür entscheidet, die wichtigsten Daten auf Papierdokumenten festzuhalten.

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Gestapeltes Papier, verkettet und abgeschlossen

 
Wir leben in einer Zeit mit einer Vielzahl an Informationen und ein enormer Teil an Daten kann mit nur ein paar Klicks für jeden greifbar sein. Aber dieses Zeitalter der unbegrenzten Möglichkeiten beinhaltet auch viele Risiken, sichtbare sowie unsichtbare, die wertvolle und betriebsnotwendige Daten sofort gefährden können – von Hackerangriffen und Schadsoftware bis zum unautorisierten Zugriff und versehentlichen Datenverlust oder dem Löschen und Verbreiten von Daten.

Angesichts dieser Risiken für Ihre unternehmensbezogenen und persönlichen Daten ist es verlockend, wieder auf die alten Methoden zurückzugreifen und gedruckte Papierformate zur Sicherung Ihrer wichtigen Daten zu verwenden. Aber dadurch setzen Sie sich eigentlich noch größeren Gefahren aus.
 

Das Risiko von Papier

    Beim Abwägen des Risikolevels von alten oder neuen Technologien, ist es hilfreich, die tatsächlich vorhandenen Gefahren zu quantifizieren und zu konkretisieren. Deshalb kommen hier fünf Risiken, die durch Papierdokumentation entstehen. Die Sicherheitsrisiken von Papier sollten besonders vor dem Hintergrund einer aktuellen Umfrage betrachtet werden, die zeigte, dass 58 % der Angestellten Dokumente gewohnheitsgemäß immer noch ausdrucken und manuell unterschreiben.

    1. Diebstahl – Während digitale Dokumente einem Risiko durch Hackerangriffe ausgesetzt sind, die auf Ihre Computernetzwerke zugreifen, können Papierdokumente Ihnen wortwörtlich vor der Nase weg gestohlen werden. Das größte Risiko hierbei ist wahrscheinlich, dass gedruckte Dateien im Gegensatz zu digitalen Formaten nicht verschlüsselt und mit einem Passwort geschützt werden können und somit von demjenigen, der physischen Zugriff darauf erlangt ohne Hindernisse sofort eingesehen werden können. Auch wenn es natürlich möglich ist, Ihre Dokumente in einem Safe zu verwahren, ist dies wahrscheinlich bei großen Datenmengen eher unpraktisch.

    2. Zerstörung – Digitale Dokumente können ganz einfach in einer Cloud gespeichert und sicher an mehreren Orten gesichert werden. Papierdokumente hingegen sind anfällig für Zerstörung und Verlust im Falle eines Brands oder einer anderen Katastrophe und durch das Verwahren von mehreren Kopien an verschiedenen Orten wird das Sicherheitsrisiko weiter erhöht.

    3. Einfachheit des unautorisierten Zugriffs/Teilens – Papierdokumente können ganz einfach an eine andere Person weitergegeben werden, relativ unabhängig von ordnungsgemäßen Richtlinien oder legitimierten Zugriffsrechten. Auch wenn diese nicht vorsätzlich geteilt werden, kann das leichtsinnige Liegen lassen dazu führen, dass die Dokumente eingesehen, gestohlen oder kopiert werden. Dies kann Ihr Unternehmen auf mehrere Arten und Weisen gefährden und in einigen Fällen sogar zu erheblichen Strafzahlungen führen.

    Mit elektronischen Dokumenten ist es jedoch ziemlich einfach, sie so einzurichten, dass nur autorisierte Individuen Zugriff darauf haben oder diese teilen können (mit der Hilfe von Zugriffsberechtigungen und Tools wie Power PDF). Außerdem kann das Teilen überwacht werden, sodass Sie sicher sein können, dass nur die befugten Personen Zugriff auf die Dokumente haben.

    4. Änderungen können nicht nachverfolgt werden – Wenn Dokumente im Rahmen Ihrer Unternehmensprozesse von einer Person an eine andere weitergegeben werden kann mit Papierdateien unmöglich nachverfolgt werden, wer welche Änderungen gemacht hat und ob das Dokument, das Sie in der Hand halten, so ist wie es sein sollte. Mit einer digitalen PDF-Software ist es möglich, sogar die kleinsten Änderungen nachzuverfolgen und Dokumente elektronisch zu unterschreiben, sodass unautorisierte Manipulation diese ungültig macht.

    5. Sorgenfreie Entsorgung – Die meisten Daten haben eine begrenzte Lebensdauer und am Ende dieser Lebensdauer steht ein besonders gefährlicher Moment, über den sich diejenigen, die diese Daten stehlen wollen durchaus bewusst sind. Elektronische Dokumente können digital zerstört und entfernt werden, sodass niemand jemals wieder darauf zugreifen oder sie wiederherstellen kann. Am anderen Ende des Spektrums und in dem Falle, dass Sie Ihre Dokumente „für immer“ behalten möchten, besteht bei Papier die Gefahr des Verblassens, während es digitale PDF-Formate gibt, die spezifisch darauf ausgerichtet sind, die Zeiten zu überdauern.
     

    Digital werden

      Dies sind nur einige Gründe dafür, dass es in Bezug auf die Sicherheit sinnvoll ist, Papier zu verbannen und ausschließlich elektronische Dokumente für wichtige Daten zu verwenden. Aber es gibt noch viele weitere Gründe, warum man es in Betracht ziehen sollte, das Büro zu einem papierlosen Ort zu machen, vom Umweltschutz zum Sparen der Verwaltungskosten und einer erhöhten Produktivität.

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