Der tägliche Betrieb eines Unternehmens hat unweigerlich zur Folge, dass es Unmengen an finanziellen Daten gibt, die es zu bearbeiten gilt. Vom Cashflow über Forderungen bis hin zu Darlehen, Sonderkosten, Mitarbeiterausgaben, Rechnungen für Versorgungsleistungen und so ziemlich allem, was erforderlich ist, um das Unternehmen am Laufen zu halten – es gibt eine immense Menge an Rechnungen, zu prüfende Konten, ausstehende und verspätete Zahlungen. Die Folge? Jede Menge zusätzliche Kosten, weil Ihre Finanzabteilung und andere Mitarbeiter sich eine gewisse Zeit damit beschäftigen müssen, diesen endlosen Zahlenstrom unter Kontrolle zu bringen.

Zum Glück ist es heutzutage möglich, die Bearbeitung dieser Unmengen an Zahlen größtenteils zu automatisieren, indem Software eingesetzt wird, die alle relevanten Zahlen erkennt und sie direkt in Ihre Konten und jeweiligen Datenbanken überträgt. Aber, falls Sie vorhaben, den Computer mit einer derart wichtigen Aufgabe zu betrauen, sollten Sie die nötigen Maßnahmen ergreifen, um die Genauigkeit der Daten zu gewährleisten. Ansonsten könnten Sie am Ende mehr verlieren, als Sie hätten eigentlich gewinnen können.
 

Das Versprechen der optischen Zeichenerkennung

Die Technologie, die die Automatisierung der finanziellen Prozesse ermöglicht, heißt: optische Zeichenerkennung (Optical Character Recognition, OCR). Einfach ausgedrückt, erkennt eine OCR-Technologie, wenn sie in den Scan-Vorgang eines Dokuments integriert ist, alle Zahlen und Wörter in Ihren Rechnungen, Bilanzen usw. Und das nicht bloß als Tintenkleckse auf dem Papier, sondern als die eigentlichen Zahlen, Buchstaben und Wörter. Diese speichert die OCR-Software dann in einem von Ihnen gewählten digitalen Format und speist sie direkt in Ihre Buchhaltungssoftware und Finanzberichte ein.
 

Das „Mist rein, Mist raus“-Prinzip vermeiden

Hören Sie zum ersten Mal etwas über OCR, können Sie es vermutlich kaum erwarten, es selbst auszuprobieren. Doch Vorsicht sei geboten. Im Internet gibt es eine Fülle an kostenlosen oder günstigen Software-Lösungen, die den Anschein erwecken, als würden sie OCR-Dokumentenverarbeitung anbieten. Allerdings sind die Ergebnisse dieser Tools oft ungenau und lassen zu wünschen übrig. Die Lösungen unterscheiden sich dabei sehr. Doch bereits ein kleiner Fehler, der sich beim Scannen und dem Zeichenerkennungsprozess eingeschlichen hat, kann weitreichende Konsequenzen haben.

Stellen Sie sich zum Beispiel vor: Alle Rechnungen wurden mit einer OCR-Technologie eingescannt, um für den Zweck einer Finanzprüfung zu berechnen, wie viel die Lieferanten insgesamt erhalten. In 10 % der eingescannten Dokumente taucht ein einstelliger Fehler auf, weil zum Beispiel eine Ziffer nicht richtig erkannt oder zusätzlich hinzugefügt wurde. Wie hoch ist nun also die Diskrepanz zwischen der „errechneten“ Summe und der Realität bei Hunderten von eingescannten Dokumenten?

In einem weiteren hypothetischen Beispiel taucht in einer eingescannten Rechnung eine zusätzliche Null auf. Statt 100 Euro zahlen Sie Ihrem Lieferanten 1000 Euro. Der Fehler wird zwar durch menschliches Eingreifen bemerkt und behoben, kostet dem Unternehmen am Ende aber zusätzliche Arbeitsstunden. Der Hauptvorteil der Automatisierung wird damit zunichtegemacht. Schlechte, ungenaue Lösungen machen Ihre Dokumentenverarbeitungsprozesse und Ihr Dokumentenmanagement aufwendiger, statt effizienter, weil sie sich des „Mist rein, Mist raus“-Prinzips bedienen, bei dem die Qualität des mittels OCR-Lösung umgewandelten Dokuments so schlecht ist, dass die Ergebnisse ebenfalls schlecht sind. Können Sie dem Ergebnis nicht vertrauen, dann ist die Lösung am Ende eigentlich gar keine.
 

Entscheiden Sie sich für eine Lösung, der Sie vertrauen können

Es wird Sie freuen, zu hören, dass es auch OCR-Dokumentenverarbeitungslösungen gibt, die äußerst akkurat sind und Ihnen für eine erschwingliche Gebühr ermöglichen, Ihre Finanzprozesse zu automatisieren. OmniPage von Nuance ist eine voll funktionsfähige OCR-Softwarelösung, die von Fortune 100 Unternehmen verwendet wird. Das Software-Paket nutzt innovative 3DC-Technologie, um Text auf intelligente Weise zu erkennen. Dabei spielt es keine Rolle, ob das Dokument ein digitales oder ein Papierdokument, ein Ausdruck oder gar ein mit der Hand geschriebenes ist. Darüber hinaus unterstützt OmniPage alle gängigen Produktivitätsanwendungen und Formate, einschließlich PDF, Excel, Word und HTML.

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