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7 Gründe, warum Sie digitale Unterschriften verwenden sollten

Wenn Sie in Ihrem Job viel mit der Bearbeitung von Dokumenten zu tun haben und diese von Ihnen selbst, dem Chef oder einem Kollegen unterzeichnet werden müssen, haben Sie bestimmt schon einmal über die etwas einfachere Variante der Dokumenten-Unterzeichnung nachgedacht: die Elektronische. Diese kann vor allem dann von Vorteil sein, wenn Sie selbst viel unterwegs sind oder Sie die Unterschriften von anderen Parteien aus anderen Büros benötigen. Der volle Prozess wird optimiert und Sie können praktisch augenblicklich unterschreiben. Lesen Sie weiter, um mehr über unsere sieben entscheidenden Gründe zu erfahren, warum Sie auf digitale Unterschriften umsteigen sollten.

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Ein Mann unterschreibt ein Dokument an seinem Schreibtisch

 
Während wir uns immer mehr mit den Vorteilen digitaler Unterschriften beschäftigen, ist es wichtig, die Unterschiede zwischen elektronisch und digital zu verstehen.

Obwohl digitale Unterschriften auch eine Form von e-Unterschriften sind, heben sie sich in einem Punkt von anderen e-Unterschriften ab, da sie mit einem einzigartigen Identitätscode verschlüsselt sind, dem sogenannten digitalen Fingerabdruck. Diese private Verschlüsselung kann zum Nachweis der Identität des Unterschreibenden dienen und schützt vor Dokumentenfälschung und -modifizierung.

Eine e-Unterschrift hingegen bezieht sich in der Regel auf alle Formen der elektronischen Einwilligungserklärung, sei es nun das Häkchen, welches online gesetzt wird oder die Unterschrift auf einem elektronischen Bildschirm (z. B. wenn Sie ein Paket entgegennehmen)

Anders als bei den digitalen Unterschriften kann bei e-Unterschriften keine Verbindung zu der Identität des Unterschreibenden hergestellt werden. Dies macht es schwierig, im Nachhinein eine Verfälschung der Unterschrift nachzuweisen. Gerade deshalb ist es empfehlenswert, digitale Unterschriften am Arbeitsplatz zu verwenden.

Es gibt noch weitere Gründe, die für die Nutzung von digitalen Unterschriften sprechen. Lesen Sie weiter, um mehr zu erfahren:

1. Digitale Unterschriften bieten zusätzliche Sicherheit – eine digitale Unterschrift bestätigt nicht nur, dass ein Dokument unterzeichnet wurde, Zeit und Datum der Unterschrift werden ebenfalls gespeichert und können nachweisen, ob Änderungen vorgenommen wurden. Darüberhinaus sind digitale Unterschriften verschlüsselt und können demzufolge nicht verfälscht werden.

2. Unterschreibe jederzeit und von überall – eine digitale Unterschrift lässt sich zu jeder Zeit und jedem Zeitpunkt arrangieren und lässt sich direkt an einen Nächsten weitergegeben. Dies kann die Geschwindigkeit von Arbeitsabläufen und Vertragsabschlüssen erheblich erhöhen.

3. Verwaltung leicht gemacht – Eine digitale Unterschrift ist weniger aufwendig als eine handschriftliche Signatur. Das Dokument kann nach Bedarf ganz einfach archiviert, gespeichert oder abgerufen werden, und muss weder gedruckt, erneut gesendet oder in einem der unzähligen Ordner abgeheftet werden.

4. Rechtskräftig – Digitale Unterschriften sind in allen bedeutenden Ländern genauso anerkannt wie handschriftliche Signaturen. Im Vereinigten Königreich führt die dazugehörige Gesetzgebung zurück auf „The Electronic Identification 2016 und Trust Services for Electronics Transactions Regulations 2016“ und dessen Vorläufer Electronic Signatures Regulations 2002.

5. Glücklichere Kunden – Eine wichtige Unterschrift online zu setzen, kann einen enormen Einfluss auf Ihre Kundenzufriedenheit bewirken – im positiven Sinne. Die Möglichkeit innerhalb weniger Minuten ein Dokument zu unterschreiben, könnte gegebenenfalls sogar Ihre Kundenbindung verstärken.

6. Schlichtweg einfach – Umfangreiche Prozedere im Arbeitsablauf und unnötige Zwischenschritte können sich negativ auf Ihre Produktivität im Arbeitsalltag auswirken. Einfache, mühelose Prozeduren hingegen verschaffen Ihnen einen extra Zeitpuffer, den sie für liegengeblieben Aufgaben nutzen können. Mit der Anschaffung einer elektronischen Unterschrift, können Sie Ihre digitale Unterschrift in wenigen Mausklicken online durchführen.

7. Ganz einfach die Echtheit der Unterschrift nachweisen – Eine digitale Unterschrift enthält eine spezifische, elektronische Verschlüsselung. Somit lässt sich feststellen, von wem und zu welcher Zeit das Dokument unterschrieben wurde. Die lästige Sicherstellung der Echtheit der Unterschrift fällt somit auch weg.

Lies mehr über Nuance’s Power PDF, um Informationen über die Vorteile und Leistungen von digitalen Unterschriften zu lernen.

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