4 Tipps zu PDF-Tools

Sofern die Redensart „Wissen ist Macht“ sich bewahrheitet – und das tut sie – werden Sie davon profitieren, neue Features und Funktionen Ihrer PDF-Lösung kennenzulernen. In diesem Artikel stellen wir vier Tipps und Tricks vor, wie Sie PDF-Lösungen bestmöglich nutzen und die damit einhergehenden Prozesse optimieren. Außerdem geben wir Ihnen all die wichtigen Infos zum neuen PDF-Webinar von Nuance.
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Eine Gruppe von Kollegen, die lächelnd auf einen Bildschirm schaut

 
Sind Sie ein Otto Normalnutzer von Software, nutzen Sie das Potenzial Ihrer Anwendung – oder von so ziemlich jeder Anwendung – höchst aller Wahrscheinlichkeit nach nicht voll aus. Jüngsten Studienergebnissen zufolge werden lediglich sieben Prozent aller Funktionen einer Unternehmensanwendung „ständig genutzt“. Dies macht deutlich, dass wir alle zusätzliche Funktionen versäumen.

Ich schließe mich da auch gar nicht von aus. Ich habe zum Beispiel jahrelang manuell Inhaltsverzeichnisse in Microsoft Word erstellt, obwohl ich genau wusste, dass es dafür ein Tool gibt. Letztlich ließ ich mich doch darauf ein, dieses Feature kennenzulernen – was schneller ging als gedacht. Und heute profitiere ich davon, ein Inhaltsverzeichnis viel besser und schneller erstellen zu können. Ich wünschte, ich hätte diese Funktion schon viel früher kennengelernt.

Dieses Beispiel demonstriert einen möglichen Grund für dieses Szenario: Mitarbeiter, die alle Hände voll zu tun haben. Wir alle haben etliche Prioritäten und Fristen auf der Arbeit und genau aus diesem Grund nutzen wir immer wieder lediglich die wenigen Softwarefeatures, mit denen wir vertraut sind, obwohl stets zahlreiche Updates und Verbesserungen herauskommen. Wir alle scheinen zu denken: „Ich weiß, es gibt zwar eine bessere Methode, aber ich habe heute keine Zeit, sie zu erlernen. Aber nächstes Mal werde ich sie mir ganz bestimmt anschauen.“ In der Regel geschieht dies dann doch nicht oder zumindest nicht allzu häufig.

Ein anderer Grund ist Zeit – eine berechtigte Sorge. In dem erwähnten Beispiel würde es nur wenige Minuten dauern, die neuen Funktionen und Prozesse zu lernen, und wenn man sie einmal beherrscht, würden sie auf lange Frist Produktivität steigern und Zeit sparen.
 

4 Tipps für eine bessere Nutzung von PDF-Tools

    Mit diesem neusten Blogartikel möchten wir Ihnen Tipps, Tricks und bewährte Methoden zur optimalen Nutzung von PDF-Tools an die Hand geben. Außerdem möchten wir Ihnen vier Möglichkeiten vorstellen, wie Sie mehr über PDF-Anwendungen und -prozesse erfahren können für eine produktivere Arbeitsweise.

    Tipp 1: Dokumentenzusammenstellung

    Es gibt so viele bessere Möglichkeiten, PDF-Dokumente zu erstellen, als sie noch einmal neu abzutippen, einzuscannen oder jede andere umständliche Methode. Eine leistungsstarke PDF-Software, wie zum Beispiel Power PDF™ von Nuance, bietet die Funktion der Dokumentenzusammenstellung, die die Art und Weise, wie Sie ein PDF-Dokument erstellen, extrem vereinfacht.

    Ziemlich viele PDF-Tools bieten leistungsstarke Features und Funktionen, wie beispielsweise eine Drag-and-Drop-Funktion, um Seiten zu einem PDF-Dokument zusammenzufügen, oder Dokumentenzusammenstellungsfunktionen, um das Einfügen oder Neuanordnen einzelner PDF-Seiten zu erleichtern – und all das unter Beibehalten aller Formatierungen, Seitenzahlen und des Inhaltsverzeichnisses.

    Tipp 2: Zugriffs- und Kollaborationsfunktionen

    Heute gibt es eine bessere Möglichkeit, dafür zu sorgen, dass PDF-Dateien barrierefrei sind, und zudem sicherzustellen, dass jedem betroffenen Mitarbeiter wichtige Informationen zur Verfügung stehen. PDF-Tools ermöglichen dem Nutzer zum Beispiel, Dokumente schnell und mühelos zu erstellen und bestehende Dokumente in zugängliche Dokumente umzuwandeln. Obendrein unterstützen sie PDF/UA (Universal Accessibility), eine Variante des PDF-Standards für barrierefreie PDF-Dokumente.

    Mit Features und Funktionen, wie beispielsweise einer intuitiven Benutzeroberfläche, simplem Markieren von PDF-Elementen, Einhaltung der Standards und mehr, können effektive PDF-Tools Unternehmen dabei helfen, gesetzliche Bestimmungen einzuhalten, neue Kunden anzuziehen und bestehende Prozesse zu verbessern. Erfahren Sie mehr, indem Sie unser Whitepaper über barrierefreie PDF-Dateien herunterladen.

    Tipp 3: Textbearbeitungs- und Kollaborationsfunktionen

    Nutzen Sie das Potenzial von Textbearbeitungsfunktionen voll aus, die ideal sind, um kleinere Änderungen oder gar größere Korrekturen vorzunehmen, wie zum Beispiel das Tool zum Hervorheben von Textstellen, Callouts, Änderungen und Stempel. Für die häufigsten Funktionen wie Textbearbeitung nutzt Power PDF beispielsweise Menü-Ribbons, die denen von Microsoft Office ähnlich sind, damit Nutzer sich schnell an die Nutzung von Power PDF gewöhnen.

    Darüber hinaus sollten PDF-Tools Funktionen bieten, die die Zusammenarbeit erleichtern. Dazu gehören Funktionen, wie zum Beispiel „Übertragen von Kommentaren“, mit der ein Nutzer die Kommentare aus mehreren Kopien in einer einzigen Version anzeigen kann, oder „mit Kommentaren drucken“, damit alle Kommentare zusammen mit dem Inhalt ausgedruckt werden, um die Überprüfung und Korrektur zu vereinfachen, ohne Gefahr zu laufen, wichtige Hinweise oder Anmerkungen zu übersehen.

    Je mehr Nutzer die optimierten Textbearbeitungs- und Kollaborationsfunktionen zu ihrem Vorteil nutzen, desto mehr wird das gesamte Unternehmen von der gesteigerten Effizienz und Produktivität profitieren und kann so bessere Geschäftsergebnisse erzielen. Bitte laden Sie sich unser Whitepaper „Effizientere Zusammenarbeit mit PDF-Dokumenten“ herunter, um mehr darüber zu erfahren.

    Tipp 4: Nehmen Sie an unserem neuen Webinar teil

    Aufgrund der hohen Nachfrage hielten wir ein neues Nuance Webinar „Advanced PDF Tips, Tricks and Superpowers 3“ (dt. Fortgeschrittene PDF-Tipps, Tricks und Superpower 3). Dieses Webinar bietet Ihnen einen ausführlichen Einblick in die leistungsstarken PDF-Features und fortschrittlichen Funktionen, mit denen Sie nicht nur Zeit einsparen, sondern auch Ihre Produktivität verbessern können.

    Das Webinar bildet zwar den dritten Teil dieser Reihe, doch Sie können sich die vorherigen Webinars „Advanced PDF Tips, Tricks and Superpowers“ (dt. Fortgeschrittene PDF-Tipps, Tricks und Superpower) und „Advanced PDF Tips, Tricks and Superpowers 2“ (dt. Fortgeschrittene PDF-Tipps, Tricks und Superpower 2) noch einmal als On-Demand-Webinars ansehen.

    Haben Sie es bisher immer auf morgen verschoben, neue PDF-Funktionen und -Tools zu erlernen, dann verlieren Sie jetzt keine Zeit mehr. Nutzen Sie die richtigen PDF-Tools – und zwar auf bestmögliche Weise – und sparen Sie Zeit, steigern Sie Produktivität, um so einen wichtigen Beitrag zum Erfolg Ihres Unternehmens zu leisten.

    Sources:

    Sehen Sie sich unser Webinar an

    Schauen Sie sich unser Webinar „Advanced PDF Tips, Tricks and Best Practices 3“ an, um wichtige Tipps zu den PDF-Features zu erhalten für eine effizientere, produktivere und effektivere Arbeitsweise.

    Mehr erfahren

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