5 Schritte um die Einhaltung von Volumensoftwarelizenzierung zu gewährleisten

Mit immer größerer Zunahme der Softwareüberprüfungen, wächst auch die Angst unter vielen IT-Profis, dass sie möglicherweise mit Software-Lizenzgesetzen in Konflikt geraten könnten. Negative Auswirkungen, wie unter anderem Budgetverlust durch Geldstrafen wegen nicht vorhandener Compliance und die gelegentliche Tendenz für manch Einzelperson, mit der Softwarenutzung vom Standard abzuweichen, legitimieren diese Bedenken. Wenn man allerdings über eine ordnungsgemäße Lizenzierung verfügt, braucht man sich keine Sorgen zu machen.
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Ein Mann sitzt auf dem Boden mit seinem Laptop im Schoß, umgeben von verschiedenen Wörtern über Compliance/Lizenzeinhaltung

5 Schritte um die Einhaltung von Volumensoftwarelizenzierung zu gewährleisten

Für IT-Direktoren oder Einkäufer einer mittelgroßen Organisation kann es ziemlich zeitaufwendig sein, alle Einzelheiten der verschiedenen Softwarelizenzvereinbarungen und die Sicherstellung von Compliance in der ganzen Firma im Überblick zu behalten. Im Angesicht des neusten Aufschwungs der Softwareüberprüfungen, welche von den größten Softwareanbietern wie z.B. Adobe, Microsoft und IBM ausgeführt werden, ist es umso wichtiger, auf dem neusten Stand der Produktlizenzierung zu sein.

Deshalb werden wir uns heute 5 verschiedene Wege anschauen, um die Einhaltung von Produktlizenzen vor allem im Umgang mit Massenlizenzen zu garantieren.


1. Erstellen Sie einen kompletten Bestand Ihres Büros

Die Einhaltung von Softwarebestimmungen und die Vorbereitung auf eventuelle Überprüfungen sind praktisch unmöglich, wenn Sie sich nicht über die Gesamtsituation sowohl von Mensch als auch von Maschine bewusst sind.

Eine einfache Kalkulationstabelle oder ähnliches, die diese Informationen enthält, kann von unschätzbarem Wert sein und sollte Details der folgenden Punkte enthalten:

  • Alle Mitarbeiter/Nutzer innerhalb der Organisation von allen Abteilungen
  • Alle Computer, Handys, Tablets und andere Hardware, die in Gebrauch sind
  • Alle installierten und genutzten Softwares

Es kann etwas zeitaufwendig sein, all diese Informationen zusammenzustellen.

Sobald dies allerdings erledigt ist, können Sie jene regelmäßig aktualisieren und dadurch einen wertvollen Speicherauszug Ihrer aktuellen Hardware, der Benutzern und Software erschaffen.


2. Sammeln Sie all Ihre Lizenzen und Anrechte zur Anwendung von Software

Der nächste Schritt in Richtung guter Produktlizenzierung ist, genaue Details aller Software-Lizenzen, welche es derzeit innerhalb des gesamten Unternehmens gibt, im Überblick zu behalten. Dies ist wichtig, da bei einer Überprüfung einer Lizenz für jede einzelne Software nachgewiesen werden muss. Ansonsten können erhebliche Kosten für unbefugte Software (selbst wenn Sie nur einige davon vertauscht haben) und Geldstrafen für gar keine Einhaltung anfallen.

Wenn einige Lizenzen gar nicht aufzufinden sind, ist dies der ideale Zeitpunkt, um sich mit Ihrem Anbieter in Verbindung zu setzen, damit dieser Ihnen eine Kopie zukommen lässt. Falls Sie außerdem über Ersatzlizenzen verfügen, sollten Sie diese zur Gewährleistung von Kostenwirksamkeit neu einsetzen.

Sobald Sie über alle Lizenzen verfügen, wird empfohlen, diese geschützt an einem Ort aufzubewahren, unter Verwendung von professioneller OCR-Technologie. Diese wird unter anderem von Power PDF angeboten, um Papierkopien zu scannen und digitale Kopien nach Bedarf zu archivieren.


3. Verstehen Sie voll und ganz die Geschäftsbedingungen

Wenn alle Lizenzen gebündelt sind, ist es an der Zeit, den möglicherweise aufwendigen, aber ganz notwendigen nächsten Schritt zu befolgen: Lesen Sie die genauen Geschäftsbedingungen jeder einzelnen Lizenz.

Dabei sollten Sie besonders darauf achten:

  • Anzahl der Personen, von denen die Software genutzt werden darf
  • Für was die Software unter der aktuellen Lizenz verwendet werden darf
  • Lizenzverfalltermine und zusätzliche Voraussetzungen oder Klauseln für die Nutzung

Es ist oft der Fall, dass Unternehmen mit den Konsequenzen und Strafen wegen Verletzung der Softwarelizenzvereinbarung rechnen müssen; dies allerdings ganz unbeabsichtigt, da sie sich nicht über die genauen Lizenzeinhaltungen bewusst sind. Bitte lesen Sie deshalb immer auch das Kleingedruckte.

Wenn manche Ihrer Softwarelizenzen schwerfällig und für den Zweck ungeeignet erscheinen oder obendrein überfordernd wirken, möchten Sie sich vielleicht nach flexiblen Alternativen umschauen, die problemlose Lösungen für Volumenlizenzierung anbieten.


4 Einführung von Software-Nutzungsrichtlinien

Sobald Sie sich im Umgang mit all Ihren aktuellen Softwareverträgen sicher fühlen, kann es sehr vorteilhaft sein, eine Verfahrensweise aufzustellen, die vorschreibt, wie neue oder aktualisierte Softwarelizenzen in Zukunft behandeln werden müssen.

Diese sollte detailliert darlegen, wie die Software von Mitarbeitern genutzt werden soll und welche Prozesse eingehalten werden müssen, um Zugang zu weiteren Softwares zu erlangen.

Außerdem sollte sie in einer Erklärung in Ihrem Mitarbeiterhandbuch zusammengefasst sein und immer dann aktualisiert werden, wenn Änderungen vorgenommen werden.

Darüber hinaus sollten Sie sicherstellen, dass sich alle Mitarbeiter über diese Einhaltungen bewusst sind, indem eine Software-Nutzungsrichtlinie unterzeichnet werden muss.


5 Verschlüsseln Sie alle Systeme, damit eine Genehmigung für neue Softwareinstallationen angefragt werden muss

Besonders in größeren Organisationen ist es äußerst wahrscheinlich, dass Einzelpersonen oder sogar ganze Abteilungen versuchen, offizielle Programme zu umgehen, um eine neue Software zu nutzen. Um dieses und damit auch eine potentielle Verletzung der Lizenzgesetze zu verhindern, ist es empfehlenswert, alle Systeme innerhalb der Organisation zu verschlüsseln, so dass die Nutzer nur mit einer ordnungsgemäßen Erlaubnis von Ihrem Team die Installation durchführen können. Falls Ihre Software zu einem bestimmten Zeitpunkt ersetzt werden sollte, vergewissern Sie sich, dass alte Programme von allen Geräten der Nutzer gelöscht werden. Abschließend können Sie Ihre Software-Lizenzabläufe erheblich optimieren, indem Sie sich für eine Lösung entscheiden, die ein einfaches Volumenlizenzierungsprogramm anbietet.

Nuance’s Power PDF zum Beispiel bietet flexible Nutzungsrichtlinien und unbefristete Lizenzen, um effektive PDF-Lösungen für größere Anforderungen von mehr als 10 Sitzen bereitzustellen. Besuchen Sie unsere gesonderte Seite, um mehr über Volumenlizenzierung zu erfahren.

Sources:

Meistern Sie PDF-Volumenlizenzen

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