5 Tipps wie man mit PDF-Softwares Zeit sparen und Produktivität steigern kann

Hoffentlich hatten Sie einen guten Start in das neue Jahr und konnten Ihre Vorsätze soweit gut umsetzen. Um Sie dabei zu unterstützen auf dem richtigen Weg zu bleiben, präsentieren wir in diesem Artikel fünf einfache Tipps, um mit Hilfe von PDF-Tools Zeit zu sparen, Ihre Arbeitsprozesse zu optimieren und Ihre Arbeitsproduktivität signifikant zu steigern.
Von
Jubelnde Geschäftsleute im Büro

 
Januar nähert sich schnell. Es ist wieder die Zeit des Jahres in der wir alle kurz anhalten, auf das vergangene Jahr zurück blicken, Bilanz ziehen und daraufhin neue Vorsätze und Pläne für das neue Jahr festlegen.

Um Ihre Ziele zu erreichen, ist es erforderlich Ihr Verhalten zu verändern und sich neue Denkweisen anzueignen. Wenn Sie zum Beispiel versuchen Zeit zu sparen, können Sie alltägliche Aufgaben vereinfachen oder generell produktiver arbeiten in dem Sie neue Wege finden, um die Arbeit mit alten Tools effektiver zu gestalten.

PDF-Lösungen sind ein perfektes Beispiel dafür – und gleichzeitig auch eine perfekte Stelle, um zu starten. Oft kommt es vor, dass Nutzer vermuten, dass sich hinter Ihrer PDF-Lösung mehr Funktionen verbergen, die Ihre Arbeit erleichtern könnten und investieren dennoch keine Zeit, um diese ausfindig zu machen. Dadurch wird die wesentliche Gelegenheit verpasst, nützliche Best Practices zu erlernen, die langfristig hilfreich sein können.

Erfahren Sie mehr über PDF Tipps und Tricks in unserem Nuance Webinar, das wir vor kurzem veröffentlicht haben. (Falls Sie Interesse haben, finden Sie hier unser Webinar „Power Tipps, Tricks & Superpowers“.)

Um weiterhin behilflich zu sein, haben wir diesen Artikel verfasst, um fünf weitere Tipps vorzustellen, die jedermann ganz einfach mit seinem PDF-Tools umsetzen kann, um so produktiver zu arbeiten und Ihre Neujahrsvorsätze zu verwirklichen.
 

Tipp #1: Sparen Sie Zeit und Mühen, wenn Sie PDF-Dokumente umwandeln

    Viele PDF-Tools erschweren die Umwandlung von PDFs zu Microsoft-Dokumenten. Ob Sie nun versuchen eine PDF-Datei in Word, Excel oder PowerPoint umzuwandeln, der Prozess scheint zu umständlich and erfordert zu viele Schritte.

    Benutzen Sie stattdessen eine PDF-Lösung, die mit nur einem Klick eine Umwandlung ermöglicht. Nuance® Power PDF zum Beispiel gibt ihren Nutzern die Möglichkeit PDF-Dateien unmittelbar in Microsoft Word Dokumente umzuwandeln, sodass es sofort bearbeitet werden kann und so Ihre persönliche Produktivität gesteigert wird.
     

    Tipp #2: Lernen Sie wie Sie PDF-Dateien effizienter kreieren und kombinieren können

      Mussten Sie jemals viele PDF-Dokumente über verschiedene Umwege zusammenfügen oder eine große PDF-Datei in einzelne Dokumente aufteilen? Wenn Ihnen die verschiedenen Schritte nicht bekannt sind, kann dies ein zeitaufwendiger und mühsamer Prozess sein.

      Heutzutage bieten viele PDF-Tools leistungsstarke Funktionen und Eigenschaften, wie die Drag and Drop Funktion, um PDF-Seiten ganz einfach zusammenzufügen oder umzustellen, ohne dass dabei wichtige Formatierungen, Seitenzahlen und Tabellen verloren gehen.
       

      Tipp #3: Lassen Sie sich nicht von fortgeschrittenen Funktionen einschüchtern

        Viele PDF Nutzer sagen, dass sie über Existenz der fortgeschrittenen Funktionen Bescheid wissen, aber diese dennoch nicht nutzen, auch wenn diese wichtige Prozesse optimieren könnten.

        Mit Power PDF scheinen leistungsfähige, neue Funktionen nur noch halb so schwer. Wenn Sie Funktionen, wie Batch-Konvertierungen und optische Zeichenerkennung (OCR), erst mal angefangen haben zu nutzen, werden Sie effektiver arbeiten und somit mehr Zeit haben, um weitere neue Funktionen zu erlernen.

        Zum Beispiel können Sie mit Batch-Konvertierungen, Prozesse automatisieren und mehrfache Dateien und Formate gleichzeitig umwandeln – alles in einem Vorgang.  Wenn es um die Arbeit mit Formularen geht, können Sie schnell befüllbare Felder in einem PDF-Dokument kreieren oder andere Funktionen durchführen.
         

        Tipp #4: Profitieren Sie von intuitiven Tools

          Sehr viele Tools machen manche Funktionen sehr viel anspruchsvoller als sie eigentlich sein sollten, vor allem wenn Nutzer immer wieder nach üblichen Features suchen müssen.

          Die beste Lösung: PDF-Tools mit intuitiven Benutzeroberflächen. Nuance Power PDF zum Beispiel bietet eine Benutzeroberfläche, die dem von Microsoft Office sehr ähnlich sieht, sodass Arbeitsprozesse vereinfacht und in wenigen Minuten erledigt werden können.
           

          Tipp #5: Benutzen Sie Touch-Geräte

            Um besser mit Microsoft 10 touch-fähigen Geräten zusammenarbeiten zu können, sollten PDF-Tools eine Touch-Technologie bieten, mit der Sie auch navigieren, zeichnen und Notizen mit einem Stift oder sogar dem Finger machen können.

            Neue PDF-Tools unterstützen Microsoft Oberflächen und andere touch-fähige Geräte und verfügen über eine Option, die es ermöglicht die Größe von Funktionsleisten und Navigationen individuell zu verändern.

            Wenn Sie also planen 2018 erfolgreicher zu sein, Zeit zu sparen und Ihre persönliche Produktivität zu erhöhen, dann stellen Sie sicher, dass Sie die richtige PDF-Lösung nutzen, die Ihnen dabei hilft Ihre Ziele zu erreichen und organisiert zu arbeiten.

            Sources:

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            About Barb Bartoszek

            Barb Bartoszek ist Senior Product Marketing Manager im Document Imaging Team bei Nuance Communications. Sie steht den globalen Kunden von Nuance mit Rat und Tat zur Seite und hilft ihnen gern, selbst die größten und dringendsten Herausforderungen in puncto Dokumentenerfassung und Workflow zu bewältigen. Sie erlangte an der State University of New York einen MBA und einen Bachelor-Abschluss in Business/Public Management. Dank ihrer 15-jährigen Berufserfahrung ist es für sie ein Leichtes, die heutigen Geschäftsherausforderungen mithilfe von bewährten Technologie-Lösungen zu meistern.