6 Vorteile des Papierlosen Arbeitens

Es scheint offensichtlich, dass das papierlose Arbeiten besser für die Umwelt ist. Jetzt wo Dokumente an Computern geteilt, verändert und gelesen werden können, ist es unentschuldbar Waldgebiete zu zerstören um unnötiges Papier herzustellen.
Von
laessiger geschaeftsmann liest pdf

In unserer heutigen umweltbewussten Welt, verändert Technologie ständig die Art und Weise wie Unternehmen arbeiten. Besonders junge Unternehmen entwickeln ein immer besseres ökologisches Bewusstsein und es gibt keinen besseren Zeitpunkt, als papierloses Unternehmen einzusteigen.

Es ist nicht nur die Umwelt, die davon profitieren würde. Insbesondere KMUs fangen an zu verstehen, dass sie durch weniger Papierverbrauch nicht nur die Umwelt schonen, sondern Zeit und Geld sparen indem Sie unnötige Papierbürokratie vermeiden.

Einer Studie von YouGov zufolge verschwenden KMUs mehr als £42,2 Mill. pro Tag an Einnahmen für Dokumente, die falsch abgeheftet wurden, verlegt wurden oder verloren gegangen sind. Davon abgesehen, haben laut der befragten Manager und Direktoren weniger als eins von vier KMUs Schritte für die Reduzierung dieser Kosten unternommen und nur 7% der Unternehmen verwalten ein hauptsächlich papierloses Büro.

Digitale Dokumente sind generell effizienter als ihre Papiergegenstücke und bieten eine Reihe an Vorteilen für Unternehmen. Noch immer unentschlossen? Hier sind sechs Vorteile eines papierlosen Büros:

  1. Mehr Effizienz

Digitale Technologie zu nutzen, um Informationen und Daten zu sammeln, zu verändern und auszutauschen beschleunigt nicht nur Unternehmensprozesse, es verbessert auch die Qualität und Zuverlässigkeit von Daten. Digital gesammelte Daten ermöglichen besseren Zugang zu Informationen, eine bessere Bearbeitungszeit und geringere Ausgaben durch vermiedene Druck- und Versandkosten.

Zusätzlich können Daten mithilfe von Back-End Anwendungen integriert werden und benutzerdefinierte Formulare können anhand von Beziehungen zwischen Datenquellen zusammengestellt werden. Dies ermöglicht einzigartige Einblicke, die mit gedruckten Quellen schwierig zu erhalten wären.

  1. Besserer Kundenservice

Digitale Dokumente ermöglichen es Unternehmen, Kundendienstfragen effektiver zu lokalisieren und handzuhaben. Dies schafft einen reaktionsfähigeren Kundendienst. Ein digitales Dokumentenmanagementsystem erlaubt es Unternehmen schnell auf Kundendaten und Informationen wie Rechnungen, Bestellungen und andere Dokumente zuzugreifen, was einen proaktiven Kundenservice schafft, der schneller auf Anfragen reagieren kann.

  1. Mehr Sicherheit

Digitales Dokumentenmanagement ermöglicht es Unternehmen Sicherheitseinstellungen vorzunehmen, die allen autorisierten Nutzern die Möglichkeit geben, dasselbe Dokument oder die für sie relevanten Teile des Dokumentes zu sehen. Dies macht es einfacher, wenn mehr als ein Nutzer Zugang zu einem Dokument benötigt oder wenn ein Unternehmen von mehr als einem Standort aus arbeitet. Zusätzlich ist es in einem unglücklichen Fall wie Feuer oder Überschwemmung wesentlich einfacher Daten, die auf einem Laptop oder in einer Cloud gespeichert wurden wieder herzustellen als Papier in einer Box.

  1. Geld sparen

Reduziert man die Anzahl an Dokumenten, die gedruckt werden müssen, verringert man die Kosten an Druckerpatronen, Papier und Lagerraum. Es gibt noch weitere Kostenvorteile, die nicht immer in Betracht gezogen werden, wie Ersparnisse dadurch das Lageräume nicht gesäubert und instand gehalten werden müssen, die Organisation von Dokumenten und die Reduzierung an Bürobedarf, wie Textmarker, Stifte und Heftklammern.

  1. Mehr Platz

Ob Sie von zu Hause oder in einem Büro arbeiten, Papier kann oft eine Ablenkung sein. Papier verursacht mehr durcheinander und führt zu einer weniger produktiven Arbeitsumgebung, als eine mit wenig oder ganz ohne Papier. Viele Mitarbeiter innerhalb einer Organisation kreieren Papierhaufen, da sie eventuell keine Prozesse haben, um ihre Dokumente zu organisieren, was letztendlich dazu führt, dass es zeitaufwendig ist sie zu durchsuchen und sie kreieren einen unordentlichen Arbeitsplatz. Es ist wichtig, einen digitalen Dokumenten Software Anbieter in Betracht zu ziehen, der die Produktivität der Mitarbeiter erhöht indem er die Zeit des Papier Hin- und Herschiebens verringert.

Mit einem digitalen Dokumentenmanagementsystem können Unternehmen ihre Prozesse vereinfachen. KMUs können Aufgaben mit weniger Aufwand aktivieren und autorisieren. Rechnungen autorisieren und Bestellungen updaten sind zwei Beispiele für Aufgaben, die digital sekundenschnell erledigt werden können und die auf Papier wesentlich länger dauern würden.

Es gibt keinen Grund mehr zahllose Stunden mit der Suche nach Dokumenten zu verschwenden. Dokumentensuche kann schnell und organisiert durchgeführt werden, um für andere das Wiederfinden einfacher zu machen.

Mit einem geringen Prozentsatz an Unternehmen, die einen papierlosen Ansatz annehmen, gibt es die Möglichkeit sowohl Aktionärsvermögen zu verbessern, als auch der Umwelt etwas Gutes zu tun und das alles mit weniger Kosten fürs Unternehmen.

Noch nicht ganz bereit papierlos zu werden? Sie können immer noch kleine Schritte hinsichtlich der Verringerung von Unternehmensabfällen nehmen und umwelteffizienter werden: bis zu einer Tonne Papierrecycling kann 17 Bäume retten; etwas, das wir alle tun können, um einen Unterschied zu machen.schied zu machen.

Sources:

Verändern Sie Ihren Arbeitsplatz

Lernen Sie mehr über unsere Produkte und kosten Sie die Vorzüge des papierlosen Büros in vollen Zügen aus.

Learn more

Schlagwörter: