7 Berücksichtigungen bei der Auswahl von Volumenlizenzierung für PDF-Softwares

Viele IT-Unternehmenseinkäufer fürchten sich insgeheim vor der Anschaffung oder Erneuerung einer Software für Volumenlizenzierung. Wenn es um PDF-Lösungen geht, gibt es einiges zu beachten; unter anderem die damit verbundenen Kosten, Komplexität und Funktionalität, um nur einige zu nennen. Allerdings können sich durch solche Augenblicke auch Möglichkeiten ergeben, und wenn Sie alle sieben der unten aufgeführten Anregungen vollständig beachten, steht Ihnen nichts im Wege, die für Ihr Unternehmen beste PDF-Software für mehrere Benutzer zu finden.
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Ein gestresster IT-Unternehmenskäufer, der von Tablets, Handys und Anfragen seiner Mitarbeiter umgeben ist

 

Heutzutage wird eine ganze Reihe von verschiedenen kommerziellen PDF-Lösungen für die Volumenlizenzierung angeboten. Bei der Auswahl der richtigen Lösung für Ihr Büro, gibt es viele unterschiedliche Elemente zu berücksichtigen. Um Sie auf der Suche nach der besten PDF-Software für mehrere Benutzer zu unterstützen, haben wir unter Berücksichtigung der wichtigsten Kriterien eine nützliche Liste zusammengestellt.
 

1 Ein einfacher Lernprozess

 

Vielleicht der kritischste Faktor bei der Auswahl der richtigen Software – zumindest was Ihre Kollegen angeht: Handelt es sich um eine intuitive Lösung und wie umfangreich sind die Lernprozesse? Dies ist auch ein wichtiges Anliegen vieler Abteilungsleiter. Deshalb ist es wichtig, eine PDF-Lösung zu wählen, die relativ einfach zu bedienen ist, damit man sich die Mühe einer umfangreichen Schulung sparen kann.
 

2. Plugins vermeiden

 

Eine häufige Herausforderung bei der Entscheidung für eine Softwarelizenz ist das lückenhafte Verständnis, welche Funktionen die Lizenz eigentlich abdeckt. Während Sie sich Ihre Optionen anschauen, sollten Sie sicherstellen, dass die Software all Ihre Anforderungen standartgemäß erfüllt und Sie keine extra Plug-Ins für zusätzliche Zwecke erwerben müssen. Die beste PDF-Software für die Volumenlizenzierung ist jene, die allen Mitarbeitern maximale Funktionalität bietet, ohne dass zusätzliche Add-ons gekauft werden müssen.
 

3. Ausprobiert und getestet

 

Eine der großen Schwierigkeiten bei der Unternehmensressourcenplanung für kleine Unternehmen ist, der Gefahr zu laufen, mit dem Softwareanbieter einen Knebelvertrag einzugehen, der sich später als ungeeignet, ineffizient oder von schlechter Qualität erweist.
Um dieses Problem zu vermeiden, sollten Sie sich für eine Volumenlizenzierungslösung entscheiden, welche Sie im Voraus kostenlos testen können, um herauszufinden, ob diese auch Ihren Bedürfnissen entspricht.
 

4. Eine Lizenz für mehrere Benutzer

 

Die Gewährleistung der Einhaltung von Lizenzierung ist von entscheidender Bedeutung, da ein Verstoß zu erheblichen Extrakosten und Geldbußen führen kann. Es kann in diesem Bereich helfen, PDF-Software zu erwerben, die über ein einziges Lizenzmodell verwaltet werden kann, anstatt mehrere Lizenzen und verschiedene Versionen derselben Software gleichzeitig zu verwalten. Wählen Sie eine PDF-Lösung, die mehrere Benutzer mit einer einzigen Lizenz abdeckt.
Undurchschaubare Verträge sollten Sie vermeiden und stattdessen nach einem Software-Anbieter suchen, der die Vorschriften und Regeln der Lizenz kurz und übersichtlich zusammenfasst.
 

5 Die Vertragserneuerung

 

Obwohl es bei der Auswahl einer Multi-User-PDF-Lösung/ PDF-Lösung für mehrere Benutzer voreilig erscheinen mag, ist es zwingend erforderlich, dass Sie sich auch neben den Auswirkungen auf Ihr Unternehmen den Ablauf einer Erneuerung der Lizenz anschauen. Abonnementbasierte Dienste sollten in der Regel vermieden werden, da sie zu einem übermäßigen Druck des Verkäufers, der Gefahr von Softwareüberprüfungen, und der Möglichkeit in einem oder zwei Jahren nicht mehr auf dem aktuellen Stand zu sein, führen können. In den meisten Fällen ist eine Software mit unbefristeter Lizenzlaufzeit die beste Lösung – Sie müssen sie weder erneuern noch Preise verhandeln. Sobald Sie die Lizenz erworben haben, gehört sie Ihnen.
 

6 Kundenbetreuung

 

Selbst Software, die einerseits sehr gut ist und seinen Zweck erfüllt, kann dann zu einer Last werden, wenn der Kundenservice Sie bei Herausforderungen, auf die Sie mit dem System stoßen oder Integrationen der Software zu Ihren internen Systemen, im Stich lässt.
Suchen Sie sich einen Anbieter aus, der Kundenservice groß schreibt. Oftmals ist es ratsam, jemanden vom Service vor dem Erwerb der Software anzurufen oder über den Online-Chat zu kontaktieren. Dadurch können Sie sich im Voraus ein genaues Bild der Kundenbetreuung verschaffen.
 

7 Preis-Leistungs-Verhältnis

 

Einige IT-Unternehmenseinkäufer tappen in die Falle, indem sie annehmen, dass die teuerste Volumenlizenzierungslösungen auf dem Markt, auch die qualitativ hochwertigsten sei, vor allem dann, wenn es um die Auswahl von PDF-Software geht. Viele denken bei PDF nur an Adobe. Dabei werden auch andere PDF-Lösungen angeboten, die zu 100% kompatible sind und legal- und gewerbegerechte PDF-Dokumente anfertigen, und dass obwohl Adobe der erste auf dem Markt war. Nur weil eine Lösung kostengünstiger ist, heißt es nicht, dass sie nicht Ihre Anforderungen erfüllen kann. Ziehen Sie auch andere PDF-Lösungen in Betracht und lassen Sie sich möglicherweise zum Positiven überraschen.

Sources:

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