7 Schritte zum erfolgreichen Wechsel Ihrer PDF-Software

Während einer Softwareumstellung kann es verständlicherweise und nicht unerwartet vorkommen, dass einige Dinge schief gehen. Die gute Nachricht allerdings ist, dass die meisten dieser Dinge ganz vorhersehbar sind und solange man genug Zeit und Sorgfalt in die dazu gehörigen Vorbereitungen investiert, gibt es keinen Grund, weshalb die Umstellung Ihrer PDF-Software nicht erfolgreich wird. Lesen Sie weiter, um sich von unseren 7 Top-Tipps und überzeugen Sie sich selbst, dass dies der Fall ist.
Von
Ein junger Computertechniker wechselt seine PDF-Software

 
Es ist vielleicht natürlich, dass bei dem Gedanken an die Umstellung einer Softwarelösung, die im täglichen von mehreren genutzt wird, eine gewisse Angst und einige Bedenken aufkommen. Befürchtungen, wie zum Beispiel, dass man für Störungen oder Problemen der Software von anderen Benutzern oder noch schlimmer von der Geschäftsleitung verantwortlich gemacht wird. Angst vor fehlender Unterstützung oder davor, dass man nicht genug Zeit hat, den Übergang neben den täglichen Aufgaben zu bewältigen- um nur einige Ängste aus einer langen Liste zu nennen. Aber die Umstellung Ihres PDF-Anbieters muss sich nicht als so schwierig und anstrengend erweisen, denn mit diesen sieben Schritten wird Ihnen der Prozess um einiges erleichtert.
 

1. Beziehen Sie geschäftsführende Unterstützung mit ein

In einigen Unternehmen, ob es sich nun um kleinere und informellere oder größere Betriebe handelt, kann man dazu verleitet werden, die Umstellung einer Software nicht standartgemäß sondern abweichend der legalen Richtlinien auszuführen. Diese Herangehensweise kann vielleicht funktionieren, was passiert aber, wenn etwas schief geht? Um solchen eventuell verhängnisvollen Verwirrungen vorzubeugen, ist es immer von Vorteil, das Einverständnis des Geschäftsführers und Direktors zu erlangen, bevor Sie mit der Softwareumstellung loslegen.
 

2. Seien Sie Sich bewusst über Ihre aktuellen Verträge

Bevor Sie sich für den Wechsel Ihrer Software entscheiden, ist es notwendig zu erfragen ob vertragliche Verpflichtungen gegenüber anderen Anbietern bestehen. Leider werden Sie durch eine kostengünstigere und effizientere PDF-Software keine Vorteile haben, wenn Sie am Ende doppelt bezahlen müssen.
 

3. Testen Sie die Software, bevor Sie sich binden

Viele IT-Unternehmenskäufer erzählen Schauergeschichten von ihren gescheiterten Softwareumstellungen. Nachdem sie den Sprung ins kalte Wasser gewagt hatten, mussten sie mit Bedauern feststellen, dass die neue Lösung, in die sie all ihre Hoffnung gesteckt hatten, leider gar nicht dem entsprach, was sie erwartet hatten. Schlimmer noch ist es, wenn die Software nicht über bestimmte Funktionen verfügt, die für Mitarbeiter essentiell sind und sich die Anwendungen als schwerfällig und zeitaufreibend herausstellen.

Der beste Weg, um dieser Falle zu entgehen, ist ein PDF-Software-Paket, das eine kostenlose Testversion anbietet, bevor Sie sich zu einem Kauf entscheiden.
 

4. Bereiten Sie einen Plan vor, um Ihr Management zu ändern

“Vorbereitet zu sein“ ist nicht nur ein gutes Motto für Pfadfinder, sondern auch für IT-Profis, die sich mit der Umstellung auf eine neue Software beschäftigen. Ein ausgeklügelter Plan für diese Veränderung kann daher von großem Vorteil sein.
Der Plan sollte Folgendes beinhalten: die Funktion und Aufgaben der einzelnen Teammitgliedern, von denen die Umstellung ausgeführt wird, die Anzahl der betroffenen Benutzer, eventuelle Herausforderungen während der Umstellung und einen ungefähren Zeitrahmen für die Installation.
 

5. Speichern Sie Ihre komplette Arbeit auf einem externen Laufwerk

Datenverlust ist während einer Softwareumstellung eher unwahrscheinlich. Damit Sie nachts trotzdem besser schlafen können, wäre es sinnvoll, die wichtigsten Daten zusätzlich auf einem Laufwerk oder in der Cloud zu sichern.
 

6. Garantieren Sie sich Kompatibilität mit der vorheriger Software

Während einer Softwareumstellung sollten Sie berücksichtigen, inwiefern die neue Lösung mit Ihren bestehenden Arbeitsabläufen, historischen Aufzeichnungen und Daten integrierbar ist. Am besten sollten Sie sich bei der Auswahl eines neuen PDF-Editierungs-Paketes nach einer Lösung umschauen, die zu 100% kompatibel mit Adobe Acrobat und anderen gängigen PDF-Applikationen ist.

Dies ist vor allem dann von besonderer Bedeutung, wenn PDF-Dateien mit Passwörtern und Verschlüsselung versehen sind – es sollte sorgfältig darauf geachtet werden, dass die gleichen Sicherheitsmerkmale unterstützt werden, damit bestehende PDF-Dateien immer noch zugänglich sind.
 

7. Bieten Sie Schulungen und Support an

Eine Softwareumstellung jeglicher Art kann für jedermann stressig und frustrierend sein, wenn man das neue System nicht versteht.

Bieten Sie eine Schulung für Ihre Mitarbeiten auf das neue System vor der Softwareumstellung an und unterstützen Sie sie auch weiterhin, während sie sich an die Software gewöhnen. Es ist klug, eine einfache, aber leistungsstarke Software zu wählen, die sich ganz einfach anlernen lässt.

Die Umstellung eines PDF-Software Anbieters muss wirklich nicht schwierig sein.
Ein letzter Tipp: Wählen Sie eine einfache Volumenlizenz aus, mit der über eine einzige Lizenz alle Benutzer abgedeckt werden. Dies erspart Ihnen nicht nur lästige Lizenzerneuerung sondern trägt auch dazu bei, dass allen Benutzern Zugriff zu der selben Funktionalität geboten wird.

Sources:

Schlagwörter: