Die beste PDF-Lösung finden

Bei so viel Auswahl und unterschiedlichen Preisen ist es gar nicht so einfach, die richtige PDF-Software für Ihr Unternehmen zu finden. Bei der Entscheidung sollte man Features, Kosten, Lizenzprobleme und Anbieter-Support berücksichtigen. Finden Sie heraus, wie Sie die richtige Entscheidung treffen können.
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Vertieft in die Arbeit

Bei so viel Auswahl und unterschiedlichen Preisen ist es gar nicht so einfach, die richtige PDF-Software für Ihr Unternehmen zu finden. Bei der Entscheidung sollte man Features, Kosten, Lizenzprobleme und Anbieter-Support berücksichtigen. Finden Sie heraus, wie Sie die richtige Entscheidung treffen können. Bei Ihrer Entscheidung spielen vier Aspekte eine wichtige Rolle:

    1. Anforderungen ermitteln. Ganz gleich, in welcher Abteilung sie arbeiten, die meisten Mitarbeiter müssen PDF-Dateien (sowohl elektronisch erstellte als auch eingescannte) erstellen, umwandeln, bearbeiten und teilen. Darüber hinaus benötigen Sie vielleicht auch Features, wie Passwortsicherheit, digitale Unterschriften, Cloud-Fähigkeit, Kollaboration, PDF/A-Konformität zur Archivierung sowie Rückumwandlung in Word oder ein anderes Format. Manche brauchen vielleicht auch Formular- und Schwärzungsfunktionen, während IT-Mitarbeiter jeden Desktop auf Serverebene verwalten können müssen.

Um bestmöglich von Ihrer PDF-Investition zu profitieren (d. h. PDF-Dateien anstelle von Papierdokumenten zu nutzen und Druck-, Lager- und weitere Kosten zu sparen), muss jeder Nutzer eine vollständige PDF-Lösung haben, die all den Anforderungen gerecht wird.

 

    1. Überblick über die Kosten.Kostenlose PDF-Freeware hat einen Vorteil: Sie ist gratis! Und das war‘s auch schon mit den Vorteilen. Die Nachteile wären z. B. kaum oder gar kein Anbieter-Support, Bloat-Dateien und aufgezwungene Installierung von Adware oder „Pesterware“, die die Produktivität beeinträchtigen und die Mitarbeiter dazu zwingen, ständig auf „Upgrade später ausführen“-Schaltflächen klicken zu müssen, bevor sie ihre Arbeit fertigstellen können.

Die verschiedenen PDF-Lösungen von Adobe Acrobat strotzen hingegen nur so vor Features, sind aber auch die teuersten auf dem Markt erhältlichen Textbearbeitungswerkzeuge. Darüber hinaus beinhalten sie besondere Features, die die meisten Mitarbeiter niemals brauchen werden, wie z. B. die Preflight-Funktion, mit der Sie feststellen können, ob das Dokument reif für den Druck ist.

Bei der Auswahl der richtigen PDF-Software läuft es in der Regel auf das Budget hinaus. Sie sollten also eine PDF-Lösung finden, die günstiger als die von Abobe Acrobat ist.

 

    1. Lizenzierung und Implementierung. Sie sollten eine Software mit einem Lizenzmodell finden, um das Unternehmenswachstum zu berücksichtigen. So können Sie verhindern, dass die Kosten in die Höhe schnellen oder dass Sie zu einem ungünstigen Zeitpunkt ungeplanten Kosten gegenüberstehen.

Statt individueller Lizenzen pro Mitarbeiter sollten Sie nach Gruppenlizenzmodellen bzw. Standortlizenzen Ausschau halten, damit jeder Mitarbeiter im Unternehmen abgedeckt wird. Offene Lizenzmodelle hingegen gelten für eine festgelegte Anzahl an Nutzern zu einem vergünstigten Volumenpreis. Diese zwei Möglichkeiten helfen Ihnen dabei, die Kosten unter Kontrolle zu behalten und zu verhindern, dass Sie mitten im Jahr von bösen Überraschungen heimgesucht werden.

Möchten Sie eine PDF-Lösung auf mehr als nur einigen wenigen Computern installieren, sollten Sie auch in Betracht ziehen, ob der Anbieter, den Sie ausgewählt haben, Tools anbietet, mit denen IT-Mitarbeiter den Prozess auf Serverebene managen können.

 

    1. Support vom Anbieter. Weitere wichtige Aspekte bei der Wahl einer PDF-Lösung sind der Support und die Online-Hilfe, die im Service enthalten sind.Nuance zum Beispiel bietet Ihnen auf der Webseite eine umfangreiche Wissensdatenbank, die Sie selbst ganz leicht durchsuchen können. Darüber hinaus bietet Nuance technische Unterstützung, die Ihnen entweder pro Problem oder uneingeschränkt zur Verfügung steht.

Die richtige PDF-Lösung zu finden, ist nicht so einfach, wie Sie vielleicht denken. Bei der Wahl einer PDF-Lösung sollten Sie diese vier Aspekte berücksichtigen. Jetzt PDF Converter Enterprise 30 Tage lang gratis testen!

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