Digitalisierte Dokumente bieten eine Menge Vorteile

Weltweit streben Unternehmen danach, ihre Effizienz zu verbessern. Und vor diesem Hintergrund entdecken die meisten, dass die Digitalisierung von Papierdokumenten oberste Priorität hat. Obwohl heutzutage viele Menschen Papier einen gewissen Komfort zuschreiben, muss man feststellen, dass es äußerst ineffizient ist.
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gestresst und müde

Weltweit streben Unternehmen danach, ihre Effizienz zu verbessern und vor diesem Hintergrund entdecken die meisten, dass die Digitalisierung von Papierdokumenten oberste Priorität hat. Obwohl heutzutage viele Menschen Papier einen gewissen Komfort zuschreiben, muss man feststellen, dass es äußerst ineffizient ist.

Es nimmt beispielsweise viel Zeit in Anspruch, sich manuell durch alle Aktenschränke, Kisten und Ordner zu wühlen. Zudem ist die Verbreitung von Dokumenten eine weitere Herausforderung und erfordert Zeit zum Kopieren, hohe Versandkosten oder gar Expressversandkosten und ineffiziente – und meist ungeschützte – Faxsendungen. Das Bearbeiten von Papierdokumenten ist ebenfalls nicht mit wenig Aufwand verbunden, da der Inhalt zunächst abgetippt werden muss. Zudem ist das Ausfüllen eines Papierformulars äußerst zeitaufwendig. Außerdem können Papierdokumente große und kleine Katastrophen verursachen, da sie nur überflüssig sind, wenn es noch eine Kopie gibt.

All diese Gründe zeichnen den Trend deutlich ab. Erstens: wenn möglich, sollten Sie Papierdokumente digitalisieren, zweitens, wenn Papierdokumente ein fester Bestandteil der Geschäftsprozesse sind, sollten Sie sie so schnell und effizient wie möglich digitalisieren. Um diese Anforderungen zu erfüllen, scannen die Nutzer heutzutage die Papierdokumente direkt auf ihre Desktop-Computer (auf Abruf). Sie verwenden zudem Multifunktionsdrucker (MFP) für zentralisierte Scanvorgänge.

Wenn Sie die „Nuance“ von digitalisierten oder gescannten Papierdokumenten nicht kennen, ist es wichtig, hervorzuheben, dass der Scanvorgang nur die halbe Miete ist. Die andere kommt ins Spiel, wenn die Nutzer versuchen, das „Bild“ des gescannten Dokuments in ein bearbeitbares Format umzuwandeln.

Gescannte Dokumente sind viel mehr wert, wenn das Dokumentenbild in bearbeitbaren und durchsuchbaren Text umgewandelt wird. Nur mit den richtigen Tools können Sie aus einem gescannten Bild ein editierbares Dokument machen.

Das Digitalisieren von Papierdokumenten kann mehr Vorteile bieten, als Sie vielleicht denken. Jüngste Studien von PricewaterhouseCoopers zeigen Folgendes:

  • Es kostet Unternehmen €15, um ein Dokument zu archivieren, €100, um ein falsch archiviertes Dokument ausfindig zu machen, und €190, um ein verlorenes Dokument noch einmal zu erstellen.
  • Von allen Seiten, die jeden Tag im Büro bearbeitet werden, werden im Durchschnitt 90 % lediglich hin und her geschoben.
  • Im Durschnitt wird ein Dokument 19 Mal fotokopiert.
  • 7,5 % aller Dokumente gehen verloren und ca. 10 % werden falsch archiviert.

Möchten Sie mehr darüber erfahren, wie Sie davon profitieren können, wenn Sie Ihre Inhalte digitalisieren? Die Dokumenten-Workflow- und Automatisierungstools von Nuance steigern die Produktivität merklich und verringern die Kosten, indem Sie die Prozesse optimieren, wie Ihre Mitarbeiter Bürodokumente erstellen, teilen, speichern und verwenden.

Um mehr zu erfahren, betrachten Sie die Vorteile, die Sie erhalten, wenn Sie die Lösungen zum Druckmanagement sowie zur Dokumentenerfassung und -umwandlung in Ihrem Unternehmen implementieren.

Sources:

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