Wenn es um Big Data geht, lassen Sie nicht die Daten in Dokumenten und PDF-Dateien außer Acht

Die meisten Unternehmen werden das Big-Data-Konzept vermutlich kennen und wissen, wie es ihnen dabei helfen kann, bessere Entscheidungen zu treffen. Doch haben viele bislang eine äußerst wichtige Datenquelle übersehen, die auf die gleiche Weise genutzt werden kann: Papier-Dokumente und PDF-Dateien. In diesem Blog-Artikel werden vier Technologien vorgestellt, mit denen Sie wichtige Daten aus Ihren Dokumenten ziehen können, um unternehmenskritische Ziele zu erreichen.
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„Big Data“ – ist so viel mehr als nur ein schwer zu erklärendes Modewort, das seit ein paar Jahren im Umlauf ist, denn das Konzept von Big Data ist heute ein wichtiges Tool für die meisten Unternehmen. Für alle, denen der Begriff nichts sagt: Big Data beschreibt das Erfassen und Analysieren von großen Mengen neuer Datenarten. Zu den Beispielen gehören traditionelle, strukturierte Daten, wie man sie in einer Datenbank findet (z. B. Kundeninformationen oder maschinell erzeugte Log-Dateien) sowie neue Arten von unstrukturierten Daten, die u. a. Inhalte von Social-Media-Seiten, Foto- und Videodateien oder Webseitdaten beinhalten können.

Wurden die riesigen Datenmengen einmal zutage gefördert und extrahiert, können sie mithilfe von modernen Big-Data-Anwendungen analysiert werden, um Muster, Trends und andere Erkenntnisse zu liefern, mit denen man fundiertere Geschäftsentscheidungen treffen und strategische Initiativen besser planen kann.

Die Rolle von Dokumenten angesichts Big Data

An dieser Stelle ist es vermutlich eine sichere Annahme, dass die meisten Unternehmen das Geschäftspotenzial von Big Data nachvollziehen können und dass sie höchst aller Wahrscheinlichkeit nach entweder eine Strategie eingeführt haben oder zumindest die verschiedenen Tools und Technologien abwägen, mit denen sie bestmöglich von Big Data profitieren können.

Mit der zunehmenden Suche nach neuen Quellen für bedeutende Daten erkennen immer mehr, dass ihre Dokumente – sowohl Papier- als auch PDF-Dokumente – äußerst wertvolle Informationen enthalten können. Nehmen wir zum Beispiel ein Versicherungsunternehmen, das auf einem Berg an Papierdokumenten sitzt, die ihre Kunden betreffen. Diese Dokumente enthalten etliche wichtige Informationen, wie Versicherungspolicen, Einkunftsangaben und andere Finanzinformationen, Gesundheitsdaten, Berufslaufbahn oder Familienaufzeichnungen. Mit den richtigen Tools könnten diese Daten analysiert werden, um Versicherungsfälle besser voraussagen zu können, Kunden besser anziehen und halten zu können, Risiken zu reduzieren und sogar Strategien zu entwickeln, um Klagen bei Behandlungsfehlern zu minimieren, oder um andere Maßnahmen einzuführen, um Betrug zu vermeiden.

Dies hört sich zwar alles großartig an, doch viele Unternehmen wissen noch immer nicht, wie sie Daten aus Papier-Dokumenten effektiv extrahieren können. Und es kommt noch schlimmer, denn viele ziehen die offensichtlichste Methode gar nicht erst in Betracht: Dokumenten-Imaging-Lösungen.

Dokumentenmanagement und -Workflow-Lösungen

Die gute Nachricht ist, dass es heutzutage eine Reihe an Dokumentenerfassungs- und -Workflow-, Optical Character Recognition-PDF– und mobilen Dokumenten-Imaging-Lösungen gibt, die für die Extraktion von wichtigen Daten genutzt und in Geschäftsprozesse und -Tools, wie z. B. Big-Data-Anwendungen, implementiert werden können. Wir werden uns genauer ansehen, wie sie funktionieren und einen Big-Data-Vorteil bieten können.

  • Dokumentenerfassung und -Workflow: Stellen Sie sich dies als Ausgangspunkt vor. Dokumentenerfassungslösungen können dazu beitragen, Dokumente in digitale Vermögenswerte zu verwandeln und sie effizient in Geschäftsprozesse und Applikationen zu integrieren. Beispielsweise können leistungsstarke Dokumentenerfassungstechnologien den gesamten Prozess von der Erfassung bis hin zur sicheren Integration von Papier-Dokumenten in das Geschäftssystem des Unternehmens verwalten.
  • Optical Character Recognition (OCR): Effektive OCR-Tools können Papierdokumente, PDF-Dateien und Formulare schnell und mühelos in Dokumente umwandeln, die dann automatisch archiviert oder in eine Big-Data-Applikation integriert werden können. Das Beste? Dadurch, dass diese Tools extrem akkurat sind, werden die Daten effektiv extrahiert. Fortgeschrittene Funktionen wie das automatische Dokumenten-Routing sorgen zudem dafür, dass die Dokumente an den richtigen Speicherorten ankommen.
  • PDF-Tools: Heutzutage konvertieren PDF-Tools PDF-Dateien in Word Dokumente bzw. in so ziemlich jedes andere Format. Darüber hinaus können Benutzer mit PDF-Tools Daten aus ausgefüllten Formularen extrahieren für eine Datensuche und -analyse in den PDF-Dateien.
  • Mobile Lösungen: Zudem können Mitarbeiter mit mobilen Erfassungs- und Drucklösungen Dokumente und Bilder erfassen und absenden und können diese im Handumdrehen in die bestehenden Workflow-Management-Systeme des Unternehmens integrieren. Diese Anwendungen verwandeln das Smartphone eines Mitarbeiters beispielsweise in geschäftskritische Tools, die in der Lage sind, riesige Datenmengen zu sammeln und diese in die wichtigen Geschäftsprozesse einzuspeisen.

Möchten Sie gern mit Big Data mehr erreichen und den nächsten Schritt bestreiten, indem Sie wertvolle Informationen extrahieren, die sich derzeit in Dokumenten verstecken? Dann entdecken Sie jetzt, wie Sie von Dokumenten-Management-Lösungen profitieren können.

Sources:

Big Data aus Dokumenten & PDFs

Sehen Sie selbst, wie die Dokumenten-Management-Lösungen von Nuance die Prozesse, Kollaborationen und die Produktivität verbessern können.

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