Der Unterschied von Dokumentenmanagement

Durch das Einführen von leistungsfähigem Druckmanagement und Lösungen zur Kostendeckung hat Hoge Fenton enorme Erfolge erzielt: reduzierte Kosten, neue Leistungsfähigkeiten und gesteigerte Produktivität. Erfahren Sie, wie Ihr Unternehmen die gleichen Leistungen erzielen kann.
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Kanzleien können Druckmanagement-Lösungen nutzen, um bessere Geschäftsergebnisse zu erzielen

Zwar werden Richterroben, Richterhammer und die Waage der Gerechtigkeit am meisten mit dem juristischen Beruf in Verbindung gebracht, doch sind Drucker, Scanner und Kopierer der Ort, wo die eigentliche Arbeit erledigt wird. Dennoch tun viele Kanzleien nicht genug, um das Meiste aus den Druckvorgängen herauszuholen und die Geschäftsergebnisse zu steigern.

Kanzleien sollten das Älterwerden der Kopierer als Chance nutzen, ihre Technologie zu erneuern, leistungsschwache Prozesse zu verbessern und in bestehende Systeme zu integrieren. Und tun sie es, so erzielen sie einen wesentlichen Wettbewerbsvorteil, der zu höheren Umsätzen und einem besseren Gesamtergebnis führen kann.

Betrachten wir zum Beispiel die Tatsache, dass die meisten Kopiererflotten heute aus mehreren Geräten von verschiedenen Anbietern bestehen. Dazu gehört alles von Kopierern bis hinzu Scanstationen, Monitoren und spezieller Hardware. Doch mit vielen verschiedenen Anbietern ist es schwer, sich daran zu erinnern, wer für welches Gerät verantwortlich ist. Und das führt zu vielen Kundensupport-Anrufen, sollte etwas kaputt gehen. Dadurch wird viel Zeit verschwendet; Zeit, die man besser verbringen könnte, z. B. mit besserem Kundenservice.

Die meisten Kanzleien haben schon ein Dokumentenmanagementsystem eingeführt, um digitale Dokumente zu verwalten und zu speichern und um den Papierverbrauch zu reduzieren. Doch diese Systeme wurden wahrscheinlich gleich nach dem Kauf der Kopierer installiert. Und das bedeutet, dass sie die Systeme zusammen mit den Kopierern ersetzen müssen, um eine Software-Lösung zu finden, die fähig ist, sich mit diesen Systemen zu vernetzen.Kanzleien können ihre Produktivität erheblich steigern, ihre Papier- und Speicherkosten senken und kundensensible Informationen schützen, indem sie Anwälten und Hilfskräften ermöglichen, Papierdokumente direkt in ein Dokumentenmanagementsystem und andere Workflows zu scannen.

Hoge Fenton gewinnt die Kontrolle über Druck- und Dokumenten-Workflows

Hoge Fenton hat erst kürzlich den ganzen Prozess durchlaufen, als er eine veraltete Kopiererflotte ersetzen musste. Die Firma wollte sich nicht nur auf einen Anbieter begrenzen, sondern auch die Leistungsfähigkeit und Förderung der Anwälte und Mitarbeiter steigern. Hoge Fentons IT-Direktor Seth Silapasvang hat es wahrscheinlich am besten zusammengefasst: „Mit der Technologie auf dem aktuellen Stand zu bleiben, spart uns nicht nur Zeit und Geld, sondern ermöglicht uns auch, unsere Kunden besser zu betreuen.“

Hoge Fenton hat nicht nur in neue Kopierer und MFPs (Multifunktionsdrucker) investiert, sondern auch in eine leistungsstarke Druckermanagement- und Kostendeckungs-Software. Diese Software hilft der Firma, die Druckabläufe zu optimieren und sie gleichzeitig in das Dokumentenmanagementsystem und andere Workflows zu integrieren. Die Hilfskräfte können von nun an die Dokumente direkt von den Multifunktionsdruckern und Scanstationen schicken und werden automatisch informiert, wenn eine E-Mail zu groß ist. Durch die Zusammenlegung sparen Hoge Fentons Mitarbeiter beachtlich viel Zeit und können sich nun mehr auf außerordentlichen Kundenservice konzentrieren.

Wollen Sie mehr über Hoge Fentons Geschichte erfahren, dann laden Sie die komplette Erfolgsgeschichte hier herunter.

Wenn Arbeitsabläufe gut gelingen

Anwaltskanzleien bearbeiten eine gewaltige Anzahl an Dokumenten. Ganz gleich, ob Anwälte und Mitarbeiter sich um Erkenntnisse, gemeinsame Arbeit mit Partnern oder sich mit dem Gerichtshof befassen, jedes Dokument muss präzise, effizient und kostengünstig bearbeitet werden. Einheitliche juristische Dokumenten-Workflows und Lösungen zur Kostendeckung können das Kostenmanagement und Systeme vereinfachen und Produktivität steigern.

Sources:

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Erfahren Sie, wie es einer Anwaltskanzlei mit einer besseren Dokumentenlösung gelungen ist, das Drucken und Scannen in den vorhandenen Workflow zu integrieren. All das für bessere Leistung.

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About Brandon Most

Brandon Most ist Senior Product Marketing Manager für die Druckmanagement-Produkte von Nuance Document Imaging. Als erfahrener Marketing-Experte und Technologie-Enthusiast ist er stets danach bestrebt, diese beiden Leidenschaften zu verbinden, um seine Produktkategorien effektiv zum Leben zu erwecken. Most absolvierte an der Fort Hays State University in Kansas einen Bachelor in Business Administration mit Marketing als Haupt- und Finanzen und Leadership als Nebenfach. Folgen Sie Most auf Twitter: @MostBrandon