Drei einfache Tipps zur Steigerung der Produktivität im Büro

Mehr Produktivität auf der Arbeit ist etwas, wonach wir uns alle sehnen. Doch es gibt Tage, an denen sich uns Meetings, Telefonkonferenzen und andere Hürden in den Weg stellen. Alles zu schaffen, hängt meist von einem grundlegenden Zeit- und Fokusmanagement ab. Leadership Coach Jason Womack verrät einige seiner Tricks, damit Sie in Ihrem Büroalltag in Zukunft mehr schaffen.
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Produktivität im Büro ist etwas, was wir uns alle wünschen. Doch wie viele von uns schaffen wirklich all das, was auf ihrer To-do-Liste steht? Genauer betrachtet, gibt es eine Reihe an Hindernissen, die sich unserem Streben nach  Produktivität in den Weg stellen – angefangen bei dem Abarbeiten von unendlich langen To-do-Listen über das Priorisieren von wichtigen Aufgaben bis hin zum Lesen und Beantworten von E-Mails und dem Checken von BuzzFeed (um nur mal einige zu nennen).

Mit einigen grundlegenden Strategien zum Zeit- und Fokusmanagement erledigen Sie die richtigen Aufgaben zur richtigen Zeit. Probieren Sie einige dieser Tipps aus, wenn Sie das nächste Mal Ihren Tag produktiver gestalten möchten.
 

Die To-do-Liste organisieren

Sie haben sicherlich den ersten Schritt getan und notieren sich all die Aufgaben, die zu erledigen sind. Doch wie häufig sehen Sie sich einer unendlich langen Liste gegenübergestellt und wissen einfach nicht, wo Sie anfangen sollen? Gehen Sie einen Schritt weiter, indem Sie die Aufgaben aus einer längerfristigen Perspektive betrachten. Planen Sie die nächste Woche im Voraus, indem Sie jeden Abend die nächsten 7–10 Tage im Kalender organisieren. Ihre Aufgabe: Fügen Sie Ihrer To-do-Liste jeden Tag eine Aufgabe hinzu, damit die kommende Woche produktiver wird. UND nehmen Sie eine Aufgabe von der Liste, die nicht wichtig ist. Wenn eine Aufgabe bis Mittwoch warten kann, dann tragen Sie diese für diesen Tag ein und lassen Sie sie bis dahin ruhen. Indem Sie wichtige, dringende Aufgaben priorisieren, gelingt es Ihnen, diese Aufgaben auch tatsächlich zu erledigen. Und wo wir gerade beim Thema sind…
 

Sich auf die wichtigsten Aufgaben konzentrieren

Haben Sie schon mal in einem Meeting gesessen und dabei Ihre E-Mails gelesen und Musik gehört? Ja? Und wie gut hat das geklappt? Wir empfehlen Ihnen den Artikel zum Thema Multitasking von Geil Browning für Inc. Diejenigen, die schon einmal versucht haben, mehr als eine Aufgabe zu bewältigen, kennen sicherlich das frustrierende Gefühl, sich nicht ausreichend Zeit für jede Aufgabe nehmen zu können. Wenn Sie die Möglichkeit haben, all Ihre Energie einer Aufgabe zu widmen, dann tun Sie dies.
 

Gespräche mit 5 Kollegen initiieren, die Ihnen emailen

Sie kennen die Ratschläge anderer Leute zum Thema E-Mail-Management: E-Mails nur zweimal am Tag abrufen. Regelmäßige Pausen von E-Mails nehmen. Automatische Antworten einstellen. Und so weiter. Falls Sie diese Tipps vergeblich ausprobiert haben oder Ihr Job es einfach nicht zulässt, E-Mails liegen zu lassen, dann haben wir einen guten Rat: Planen Sie mit den 4 bis 5 Kollegen, die Ihnen am meisten emailen, ein 20-minütiges Meeting für die kommenden zwei Wochen. Das sind die Tagesordnungspunkte:

  1. Erstellen Sie eine Liste, mit den Dingen, die Sie an E-Mails stören.
  2. Erstellen Sie eine Liste mit Themen, die Sie per E-Mail klären sollten.
  3. Erstellen Sie eine Liste mit Themen, die Sie lieber in einem persönlichen Gespräch besprechen sollten.
  4. Schreiben Sie nur noch halb so wenige E-Mails. Lassen Sie es auf einen Versuch ankommen.

Ein 20-minütiges Gespräch kann dazu führen, dass Sie pro Woche etliche E-Mails weniger lesen und beantworten müssen. Wir sagen ja nicht, dass Sie diesen Rat ab jetzt für immer befolgen müssen, doch probieren Sie es doch mal aus. Lassen Sie die Gewohnheit Ihrer Kollegen, Ihnen mal eben eine kurze E-Mail zu senden, Sie nicht daran hindern, sich Zeit für Ihre Aufgaben zu nehmen und diese konzentriert zu erledigen.

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About Jason Womack

Jason W. Womack, MEd, ist der Gründer von www.WomackCompany.com, ein in Ojai, Kalifornien, ansässiges Schulungsunternehmen mit dem Fokus auf Produktivität. Außerdem schuf er www.TimeToGetMomentum.com, ein Online-Coaching-Programm, das internationalen Geschäftsleuten sowohl auf beruflicher als auch privater Ebene zum Erfolg verhilft. Womack ist der Autor des Buchs Your Best Just Got Better: Work Smarter, Think Bigger, Make More (Wiley, 2012).