Effizientere Workflows dank elektronischer Signaturen

In den meisten modernen Organisationen gibt es eine Fülle an Dokumenten, die jede Woche geprüft und unterzeichnet werden müssen. Dies manuell per Hand zu tun, kostet nicht nur Zeit und Aufwand, sondern ruft auch das Thema Verschwendung auf den Plan. Denn schließlich muss jedes einzelne Dokument zunächst einmal ausgedruckt werden. Hingegen ist die elektronische Signatur eine schnelle und einfache Alternative, die obendrein rechtlich bindend ist.
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Geschäftsmann unterzeichnet mehrere Dokumente an seinem Schreibtisch vor seinem Computer

Viele Unternehmen kämpfen täglich mit Bergen an Dokumenten, die unterzeichnet werden müssen, insbesondere in Kanzleien, Gesundheitsorganisationen oder Behörden können die zu signierenden Papierberge astronomische Ausmaße annehmen.

Der Nachteil von per Hand gezeichneten Signaturen

Neben möglichen Handgelenksbeschwerden, die daraus resultieren können, dass Sie Ihre Unterschrift unter etliche Dokumente gesetzt haben, gibt es eine Reihe an Gründen dafür, warum das manuelle Unterzeichnen jeglicher Art und Weise künftig nicht mehr die beste Lösung ist.

Zunächst wäre der Zeitfaktor zu nennen. Auch wenn es nur wenige Sekunden dauert, ein Dokument zu unterzeichnen, kann es auf lange Sicht doch eine Weile in Anspruch nehmen, wenn dies etliche Male wiederholt werden muss, insbesondere, wenn mehrere Kopien des gleichen Dokuments unterzeichnet werden müssen. Darüber hinaus muss jedes einzelne Dokument zunächst ausgedruckt werden, was weder der Umwelt noch Ihrem Budget für Bürobedarf zugutekommt.

Die Einführung der elektronischen Signatur sollte diesen langwierigen Prozess ablösen, doch einige verabschieden sich nur zögerlich davon, Dokumente auf traditionelle Weise per Hand zu unterzeichnen. Es gibt viele gute Gründe, die Skeptiker überzeugen können, auf elektronische Mittel umzusteigen. Sind Sie oder ist ein Entscheidungsträger in Ihrem Unternehmen der elektronischen Signatur gegenüber eher skeptisch eingestellt, dann lesen Sie weiter.

Geld und Zeit sparen und die Umwelt schonen

Eine Unterschrift ist eine rechtlich bindende Handlung. Häufig ist eine Signatur erforderlich, um zu bestätigen, dass eine bestimmte Handlung oder Aussage von allen beteiligten Parteien vereinbart wurde. Da ist es verständlich, dass Zweifel darüber bestehen, ob eine digitale Signatur für diesen Zweck geeignet ist. Die Zweifel lassen sich aber in der Regel schnell ausräumen.

Während die Internet-Gesetzgebung anfänglich der technischen Entwicklung hinterherhinkte, hat das Rechtssystem seit der Jahrtausendwende deutlich aufgeholt. Die elektronische Signaturverordnung eIDAS der EU sowie ESIGN und UETA in den USA erkennen elektronische Signaturen als rechtskräftig an. Wo auch immer Sie Ihre Geschäfte tätigen, Sie können sich sicher sein, dass eine elektronische Signatur den gesetzlichen Bestimmungen und Bedürfnissen entspricht.

Vorteile einer elektronischen Signatur

Elektronische Signaturen können also rechtskräftig sein, aber welche Vorteile können sie gegenüber einer traditionellen Unterschrift bieten? Wie schon erwähnt, kostet das wiederholte Unterzeichnen von Dokumenten jede Menge Zeit und Geld, während eine Software, die mit dem Feature ausgestattet ist, eine digitale Signatur zu erstellen und Dokumente damit zu unterzeichnen, nur wenige Mausklicke dafür in Anspruch nimmt. Darüber hinaus verschwenden Sie weniger Papier, wenn Sie digitale Signaturen in Ihren Workflow integrieren. Zudem sparen Sie deutlich mehr Zeit, beispielsweise können Sie Lieferanten Ihre Genehmigung viel schneller zukommen lassen. Des Weiteren benötigen Sie weniger Lagerraum, da Sie weniger Dokumente in Regalen, Schubladen und Aktenschränken aufbewahren müssen.

Sie fragen sich, wie Sie nun die elektronische Signatur reibungslos in Ihren Workflow integrieren können? Mit Nuance Power PDF ist es möglich, PDF-Dokumente direkt und augenblicklich zu unterzeichnen. Wie auf unseren Produktseiten beschrieben, müssen Sie zunächst nur eine digitale Signatur mithilfe Ihrer Maus oder eines Touch-fähigen Geräts, wie z. B. dem Surface Tablet von Microsoft, erstellen. Danach können Sie bereits das zu unterzeichnende Dokument öffnen, das Tool „Signatur platzieren” auswählen und den Kasten an die Stelle ziehen, an der Sie die Unterschrift setzen möchten.

Weitere Funktionen innerhalb Power PDF ermöglichen Ihnen, die Unterschrift mit einem Zeit- und Datumsvermerk zu versehen, wodurch Sie die rechtliche Authentizität der Signatur zusätzlich garantieren. Gestalten Sie Ihren Workflow im Handumdrehen effizienter und integrieren Sie Power PDF in die täglichen Abläufe und Aktivitäten.

Sources:

Zeit sparen und mehr schaffen

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