Dokumenten-Workflows optimieren zur Verbesserung der Druckumgebung

Einen echten Mehrwert eines Managed Print Services erhalten Sie, indem Sie fundamentale Probleme Ihrer Dokumenten-Umgebung im Büro, d. h. Seitenvolumen, Sicherheitslücken und Compliance-Risiken, sowie Dokumenten-Workflows, die eine schlechte Produktivität Ihrer Mitarbeiter zur Folge haben, angehen. Software ist für Organisationen eine essenzielle Komponente, um aus einem Managed Print Service einen Mehrwert zu ziehen. Nur mit der richtigen Software können Sie einen Überblick darüber erlangen, wie Nutzer mit ihren Druckressourcen umgehen. Und nur die richtige Software ermöglicht es, die Druckgewohnheiten der Endnutzer zu verändern.
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Die Optimierung der Druckumgebung ist eine wichtige Voraussetzung für eine Strategie zum Managed Print Service. Am Anfang eines jeden Managed Print Services steht eine Bewertung der Druckflotte, die vor dem Vertragsabschluss stattfindet und sich auf installierte Hardware und Druckvolumina pro Gerät konzentriert, um die Ausgangsbasis für die Vertragsbedingungen des Managed Print Services festzulegen.

Dieser auf der Bewertung beruhende Prozess ist optimal, um potenzielle Freisetzungen in der Druckumgebung zu identifizieren, und ist ein wichtiger Schritt, um die Ausgabekosten zu senken. Wenn man sich jedoch zu stark auf die Reduzierung der Druckkosten konzentriert, kann es zu Ineffizienzen in anderen Geschäftsbereichen kommen. Aufgrund von versäumter Produktivität könnte dies viel höhere Kosten für das Unternehmen zur Folge haben als man durch das Einsparen der Druckkosten je ausgleichen könnte.

Anstatt sich zuerst auf das Verständnis der Zusammensetzung der Druckflotte zu konzentrieren, sollten Unternehmen eng mit ihren MPS-Anbietern zusammenarbeiten, um zuerst ihre Geschäftsprozesse und Dokumenten-Workflows zu optimieren. Mit anderen Worten: Man sollte zuerst effektive Geschäftsprozesse und Dokumenten-Workflows herstellen, die dann den Bedarf an Dokumentenausgabe diktieren, und nicht anders herum. Das Ergebnis ist eine integrierte Strategie, die die Effizienz steigert und es ermöglicht, dass Ihre Druckumgebung perfekt mit den Gesamtunternehmenszielen im Einklang steht.

Workflow ist der Schlüssel zum Erfolg

Einen echten Mehrwert eines Managed Print Services erhalten Sie, indem Sie fundamentale Probleme Ihrer Dokumenten-Umgebung im Büro, d. h. Seitenvolumen, Sicherheitslücken und Compliance-Risiken, sowie Dokumenten-Workflows, die eine schlechte Produktivität Ihrer Mitarbeiter zur Folge haben, angehen. Software ist für Organisationen eine essenzielle Komponente, um aus einem Managed Print Service einen Mehrwert zu ziehen. Nur mit der richtigen Software können Sie einen Überblick darüber erlangen, wie Nutzer mit ihren Druckressourcen umgehen. Und nur die richtige Software ermöglicht es, die Druckgewohnheiten der Endnutzer zu verändern.

Für den Dokumenten-Workflow sind viele Aspekte zu berücksichtigen. Und all diese Aspekte bieten in Bereichen, wie Automatisierung, Integration und Leistung Platz für Verbesserung. In vielen Unternehmen steht Dokumentenerfassung heutzutage im Mittelpunkt. Nach wie vor ist das Scannen von Dokumenten eines der wichtigsten Elemente einer jeden Strategie zum Dokumenten-Workflow. Die Digitalisierung von papierbasierten Inhalten und die Konvertierung von papierbasierten Workflows in elektronische Workflows ist weiterhin eine Herausforderung für Unternehmen aller Größen.

Die eCopy Softwarelösungen von Nuance ermöglichen einen schnelleren Zugriff auf Inhalte, die derzeit nur in Papierform vorliegen. Und noch wichtiger ist, dass diese Lösungen über die Intelligenz verfügen, die Papierdokumente direkt an das gewünschte System zu scannen, und zwar in dem gewünschten Format. Hauptvorteile dieser Softwarelösungen:

  • Unnötiges Fotokopieren, wodurch Inhalte weiterhin in Papierform gehalten werden, wird eliminiert. Scannen ist eine effektivere und kostengünstigere Alternative zum Fotokopieren von Papierdokumenten.
  • Das Scannen auf einem Multifunktionsdrucker bietet zudem den Vorteil, dass die gescannten Dokumente allen Personen zur Verfügung stehen, die auf das Gerät zugreifen können.
  • Die gemeinsame Nutzung von Netzwerkscannern ist effizienter und kostengünstiger im Vergleich zu individuellen Scannern mit nur einer Funktion.
  • Das Erstellen von gescannten Dateien, die schnell durchsucht werden können, eliminiert arbeitsaufwendige Prozesse und ist im Vergleich zur manuellen Sichtung von Papierdokumenten sehr viel schneller. Einer Studie von Gartner Research zufolge verbringt ein Büromitarbeiter im Durchschnitt 20 % seiner Zeit damit, nach Daten und Informationen zu suchen.
  • Ein Multifunktionsdrucker im Büro kann so programmiert werden, dass ein einziger Knopfdruck die Scan-Workflows, wie z. B. Konvertierung, Archivierung, Routing, Teilen und Datenerfassung, automatisiert.
  • Granulare Daten hinsichtlich Dokumentenerfassung sorgen für geringere Kosten und Compliance in einem MPS-Deployment.

Optimierte Workflows sind unabdingbar, um die Produktivität der Mitarbeiter zu steigern und das Beste aus dem MPS-Programm herauszuholen. Nutzen Sie derzeit einen Managed Print Service oder sind auf der Suche nach einem Anbieter? Dann raten wir Ihnen, zuerst die nötigen Schritte einzuleiten, um sicherzustellen, dass Ihre Dokumenten-Workflows und Prozessanforderungen ein wesentlicher Bestandteil Ihrer gesamten MPS-Ziele sind. Darüber hinaus sollten Sie ebenfalls genau abwägen, ob Ihr derzeitiger oder künftiger MPS-Anbieter über die nötigen Softwares und Tools verfügt, um Ihre Workflows zu verbessern und Geschäftsprozesse zu vereinfachen. Dies wird zu einer effizienteren Büroumgebung führen und trägt dazu bei, dass weitere Möglichkeiten zur Kostenverringerung im gesamten Workflow identifiziert werden.

Sources:

Druckverwaltungen

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About Bill DeStefanis

Als Director of MFP Product Management bei Nuance greift DeStefanis auf über 20 Jahre Erfahrung in der Software-Branche zurück. Er gehört dem Team an, das dafür verantwortlich ist, die Produktstrategien und Unternehmensrichtlinien für das Print Management von Nuance zu definieren. Dazu gehören auch die Erstellung von Preis- und Lizenzvorgaben, das Management der Beziehung zu Erstausrüstern und der Technologiezukauf. Bevor DeStefanis bei Nuance anfing, war er Leiter des Produktmanagements bei eCopy, wo er für alle Desktop- und MFP-Produkte verantwortlich war. Zuvor war er Vice President of Product Marketing bei ScanSoft Inc. (jetzt Nuance), einem Entwickler von Spracherkennungs- und Bildmanagement-Software. Dort führte er Positionen im Bereich Produkt-Marketing und Produkt-Management für alle Spracherkennungs- und Bildmanagement-Produkte aus. Zu Beginn seiner Karriere war DeStefanis mehrere Jahre bei Lotus Development (einem IBM Unternehmen) tätig. Dort übte er Tätigkeiten in den Bereichen Produktmanagement, Marketing und Vertrieb aus. DeStefanis verfügt über einen Bachelor-Abschluss in Business Administration vom North Adams State College und einen MBA von der Suffolk University.