Elektronische Beweismittelvorlage steht vor neuen Herausforderungen

Während einst es bei der Beweismittelvorlage um Informationen ging, die in einem Papierdokument festgehalten waren, müssen nun auch digitale Formate und Ressourcen berücksichtigt werden und in die Strategien und Verfahren einfließen. Diese Best Practices zeigen Ihnen, wie bestehende Systeme Ihnen dabei helfen können, diese digitalen Ressourcen in den Ansatz Ihrer elektronischen Beweismittelvorlage zu integrieren.
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Junge Anwältin, die von der elektronischen Beweismittelvorlage profitieren würde, prüft alle Papierdokumente

 

Was versteht man unter elektronischer Beweismittelvorlage?

    Unter elektronischer Beweismittelvorlage bzw. E-Disclosure versteht man den Prozess des Zusammentragens, Speicherns und Absicherns digitaler Informationen als Beweismittel für ein Gerichtsverfahren oder eine gerichtliche Untersuchung und des Vorlegens dieser Informationen dem Angeklagten, damit dieser über die gegen ihn erhobenen Beweise vor dem Gerichtsverfahren in Kenntnis gesetzt wird. Während die Beweismittelvorlage sich einst hauptsächlich auf Papierdokumente, die als PDF-Dateien gescannt wurden, konzentrierte, wurde dies auf andere Bereiche ausgeweitet und umfasst heute zudem E-Mails, Inhalte von den sozialen Medien, Sofort-, Text- und Sprachnachrichten, elektronische Kalendereinträge und sogar eingebettete Grafiken.

    Mit der explosionsartig zunehmenden Nutzung von Smartphones und den sozialen Medien stehen viele Kanzleien und Rechtsabteilungen möglicherweise vor einer Herausforderung, die Dokumente von so vielen potenziellen Informationsquellen bestmöglich zu erfassen und zu verwalten. Allerdings können sie sich keine Fehler erlauben, vor allem, wenn man sich bewusstmacht, dass jegliche Ressourcen bei einem Gerichtsverfahren oder einer Verhandlung den Unterschied zwischen Erfolg und Misserfolg ausmachen könnten. All dies bedeutet, dass Kanzleien und Rechtsorganisationen effektive Strategien implementieren müssen, wie sie digitale Informationen erfassen, speichern und verwalten.

    Die Einführung neuer Technologien macht die elektronische Beweismittelvorlage zu einer Herausforderung. Dadurch, dass beispielsweise immer mehr Unternehmen soziale Berufsnetzwerke wie zum Beispiel Microsoft Teams nutzen und sich Textnachrichten aus dem Alltag gar nicht mehr wegdenken lassen, gibt es heutzutage eine exponentiell wachsende Menge digitaler Informationen. Kanzleien und Rechtsabteilungen müssen dies bei ihren Plänen für die elektronische Beweismittelvorlage nicht nur berücksichtigen, sondern auch dafür sorgen, dass sie die gesetzlichen Bestimmungen einhalten.

    Angesichts so vieler neuen Arten von digitalen Inhalten, die es zu verwalten gilt, was können Kanzleien heutzutage am besten tun, um die Beweismittelvorlage bestmöglich handzuhaben und zu managen?
     

    Workflows von Rechtsdokumenten mit bestehenden Lösungen unterstützen

      Als erstes können Sie Ihre bestehenden Geschäftsprozesse auf eine zunehmend mobilere Arbeiterschaft erweitern und sicherstellen, dass Sie intuitiv, simpel und sicher sind. Beispielsweise können Dokumenten-Management-Systeme es Anwälten, Anwaltsgehilfen und anderen Mitarbeitern erleichtern, die angeforderten Informationen schnell zu erbringen und sie für eine faire Nutzung zur Verfügung zu stellen. Diese Systeme können digitale Ressourcen in die Workflows der Kanzlei integrieren, indem sie Funktionen, wie Vollindexierung der Seite für leichteren Zugriff auf kritische Informationen, ermöglichen.

      Darüber hinaus können Mitarbeiter außerhalb des Büros auf digitale Informationen und kritische Dokumente von unterwegs aus zugreifen. Beispielsweise können Mitarbeiter kritische Dokumente und elektronische Dateien aus der Cloud mittels mobiler Dokumentenerfassungslösungen abrufen. Sie können diese sogar sicher ausdrucken und so sicherstellen, dass vertrauliche Informationen jederzeit geschützt sind.

      Die Folge ist, dass Anwälte sicher sein können, dass sie über ihren Fall bestens informiert sind, während die Gesamtorganisation versichert sein kann, dass alle Arten digitaler Ressourcen im Rahmen der elektronischen Beweismittelvorlage effektiv verwaltet werden.

      Sources:

      Rechtsdokumente effektiv managen

      Erfahren Sie, wie die Nuance Lösungen für Rechtsdokumente die elektronische Beweismittelvorlage und Workflows optimieren können, um die Arbeit zu erleichtern und Produktivität zu steigern.

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