Fünf gute Gründe für die Anschaffung einer professionellen PDF-Software

Das Internet ist voll von qualitativ schlechten PDF-Softwares, die behaupten, dass sie alles Wichtige beinhalten. Leider ist das nur selten wirklich der Fall. Kostenlose PDF-Softwares sind oft nicht nur ineffizient, sondern steigern auch das Virenrisiko und machen Ihre Geräte anfälliger für Cyber-Attacken. Cyber-Kriminelle sind bekannt dafür, dass sie simple PDF-Softwares dazu nutzen um Viren zu verbreiten und um an vertrauliche Informationen zu gelangen. Eine professionelle PDF-Software verbessert nicht nur Ihren Workflow, sondern es ist auch die sichere Lösung.
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Fokussierte Frau arbeitet an der digitalen Tablette im Café

 
PDF-Dateien werden heutzutage in allen Sektoren und Branchen verwendet. Denn man kann sie ganz mühelos z. B. an Kollegen versenden. Außerdem behalten sie im Gegensatz zu anderen Dokumentenformaten die ursprünglichen Eigenschaften, Formate und Layouts bei, sodass man sich ganz sicher sein kann, dass alle Adressaten die Datei genauso sehen, wie ursprünglich beabsichtigt.

Es gibt zahlreiche kostenlose Lösungen zur Erstellung von PDF-Dateien. Diese bieten allerdings nur beschränkte Anpassungsmöglichkeiten und können die Arbeit im Team erschweren. Vor diesem Hintergrund haben wir fünf Gründe für die Anschaffung einer professionellen PDF-Software, wie z. B. Nuance Power PDF, zusammengetragen, mit der Sie die Kommunikation in Ihrem Unternehmen effektiver gestalten können.
 

1. Sie können eine PDF-Datei aus fast jeder Anwendung heraus erstellen

    Dass man in Microsoft Word ganz schnell auf „als PDF speichern“ klicken kann, erspart jede Menge Zeit. Mit Power PDF können Sie das auch in fast jeder anderen Anwendung. Wenn Sie also das nächste Mal beispielsweise eine Tabelle, einen Katalog oder einen Bericht erstellen, können Sie diese Ihren Kollegen in einem Industriestandardformat zusenden. Ihre Kollegen können die Datei problemlos öffnen, ohne vorher zusätzliche Software heruntergeladen oder die Einstellungen geändert zu haben, damit der Inhalt korrekt angezeigt wird.

    Während Sie die Datei erstellen, können Sie auch Hyperlinks und Lesezeichen hinzufügen, um die Navigation im Dokument intuitiver zu gestalten.
     

    2. Die Erstellung von PDF-Dateien wird zu einem flüssigen, kollaborativen Prozess

      Einer der größten Nachteile von kostenlosen PDF-Lösungen besteht darin, dass die erstellten Dateien meistens statisch und fix sind. Ihre Bearbeitung beweist sich oft als sehr schwierig. Mit einer professionellen PDF-Software, wie z. B. Power PDF, können Sie hingegen eine Datei erstellen, die bei Bedarf schnell und problemlos bearbeitet werden kann, ohne dass Sie sie zunächst umformatieren müssten, was viel Zeit in Anspruch nimmt.

      Noch wichtiger allerdings ist, dass Power PDF Ihnen im Team eine dynamische Zusammenarbeit ermöglicht, indem Sie verschiedene Versionen nebeneinander abgleichen und Änderungen ganz leicht nachverfolgen können.
       

      3. Dokumentenumwandlung leicht gemacht

        Häufig wurde die Datei, die Sie teilen möchten, bereits erstellt; aber nicht in einem benutzerfreundlichen Format, das nicht auf jedem Computer oder Smartphone gelesen werden kann. Mithilfe von einer professionellen PDF-Software können Sie Dokumente jeglicher Art ganz schnell und intuitiv in PDF-Dateien konvertieren. Und wenn Sie eine PDF-Datei in ein anderes Format, z. B. in eine Microsoft Word Datei, umwandeln müssen, ist dies auch innerhalb kürzester Zeit mit nur wenigen Klicken erledigt.

        Nach der Konvertierung müssen Sie Ihr Dokument nicht zusätzlich bearbeiten, denn obwohl das Format anders ist, wird der Inhalt genauso angezeigt wie zuvor – ganz ohne Umformatierung, Neuausrichtung oder Umpositionierung.
         

        4. Ihre Dokumente sind sicher

          Datendiebstahl und unbefugter Zugriff auf Aufzeichnungen kommen nicht selten vor. Sie sind häufige Bedrohungen in der heutigen digitalen Welt, in der Ihr Unternehmen tätig ist. PDF-Dateien, die mit kostenlosen Lösungen, wie z. B. der Funktion „speichern als“ in Word, erstellt worden sind, sind generell nicht sicher. Sie können von jedem, der Zugriff auf Ihr Netzwerk oder Ihre E-Mails hat, aufgerufen, kopiert und geteilt werden.

          Mit Power PDF können Sie Ihre Dokumente verschlüsseln und genau bestimmen, wer zum Zugriff befugt ist. Sie können auch Passwörter einrichten und Ihre Dokumente digital signieren, sodass keine unautorisierten Änderungen vorgenommen werden können. Für noch mehr Kontrolle können Sie darüber hinaus die Nutzererlaubnis festlegen, d. h., Sie bestimmen, wer die Dateien ausdrucken oder bearbeiten darf.
           

          5. Häufige Aufgaben werden vereinfacht und automatisiert

            Wenn Sie täglich mit einer großen Anzahl an Dokumenten zu tun haben, können Verzögerungen oder kritische Punkte in Ihrem Ablauf enorme Auswirkungen auf Zeit und Ressourcen haben. Mit den professionellen PDF-Lösungen von Nuance können Sie diese Abläufe effizienter gestalten, indem Sie wichtige Bestandteile der Kernaufgaben, wie z. B. Scanning, Erfassung, Umwandlung und Aufbereitung von Dokumenten, automatisieren. Dank der benutzerfreundlichen Bedienfläche, mit der jeder, der mit Microsoft Office vertraut ist, zurechtkommt, besteht nach der Einführung kaum Schulungsbedarf.
             
            Wenn Sie sich selbst überzeugen und die Gründe dafür entdecken möchten, warum die Anschaffung einer professionellen Software zur Erstellung, Bearbeitung und Umwandlung von PDF-Dateien unabdingbar ist, testen Sie Power PDF jetzt gratis.

            Sources:

            Professionelle PDF-Software

            Testen Sie die kostenlose Testversion von Power PDF und erfahren Sie wieso eine professionelle Option eine viel bessere Lösung zur Bearbeitung von PDF-Dateien ist.

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