Fünf Maßnahmen zur Verbesserung der Drucksicherheit

Multifunktionsdrucker (MFP) sind aus dem normalen Büroalltag nicht mehr wegzudenken. Doch stellen Sie eine Sicherheitsbedrohung dar? Experten sind dieser Meinung. Das hat zur Folge, dass IT-Abteilungen Maßnahmen ergreifen müssen, um die Drucksicherheit von MFP zu verbessern. Wir stellen fünf Maßnahmen vor, die Sie ergreifen können.
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Mit diesen Tipps zu MFP verbessern Sie die Gesamtsicherheit

 
Wenn Sie eine Liste mit den für Sicherheitsbedrohungen am anfälligsten Netzwerkstellen zusammenstellen würden, ist es ziemlich wahrscheinlich, dass Sie eines der typischsten Sicherheitsrisiken nicht aufzählen werden: Multifunktionsdrucker (MFP). Aufgrund von fortschreitender Technik und sich stets entwickelnden Funktionen können Multifunktionsdrucker weit mehr als nur drucken, scannen und kopieren und wirken sich daher positiv auf Produktivität und Komfort am Arbeitsplatz aus. Dieser Komfort birgt allerdings auch einige Sicherheitslücken, die es zu schließen gilt.

In ihrem Bericht Copier Data Security: A Guide for Businesses (Datensicherheit von Kopierern: ein Leitfaden für Unternehmen) bezeichnet die Federal Trade Commission die digitalen Kopiergeräte als Computer.Dieser Vergleich ist sehr sinnvoll. Denn digitale Kopiergeräte und MFP sind dem Computer heutzutage ähnlicher denn je.

Dies wird deutlich, wenn man betrachtet, wofür diese Geräte benutzt werden. Mitarbeiter verwenden sie als Dokumentenerfassungslösungen – um Dokumente zu scannen und sie dann an ihre Desktops zu schicken oder sie direkt an den Empfänger zu e-mailen. IT-Manager sind auf automatische Benachrichtigungen, die sie darüber informieren, dass der Tintenstand niedrig ist oder das Gerät repariert werden muss, angewiesen. MFP können dank der über das Netzwerk erhaltenen Software-Patches ebenfalls blitzschnell selbst Upgrades durchführen. Diese Funktionen zeigen, dass MFP – genau wie ein PC – über Festplatten, eingebettete Firmware sowie Netzwerkverbindungen verfügen.

Vor diesem Hintergrund stellen wir Ihnen fünf Möglichkeiten vor, wie Sie Ihren Dokumenten-Workflow schützen können, indem Sie die physischen und elektronischen Zugangspunkte, die mit den MFP verbunden sind, sichern. Einfach gesagt: Sie können die MFP- und Drucksicherheit verbessern, indem Sie die MFP genauso wie einen Computer bzw. ein mobiles Gerät behandeln. Und so wird‘s gemacht:

  1. Benutzerauthentifizierung erforderlich machen.Neben weiteren Sicherheitsfunktionen können auf diese Weise Benutzeraktivitäten kontrolliert, gemeldet und nachverfolgt werden.Kein MFP bietet eine geringere Sicherheit als einer, der eine anonyme Nutzung zulässt.Derartige Geräte sind anfällig für verschiedene Arten von Missbrauch und machen es nahezu unmöglich, im Falle eines Datenschutzverstoßes oder Verlusts von Daten die Ursache zu ermitteln.
  2. Die Kontrolle der Netzwerkaktivitäten zentralisieren.Durch die Kontrolle können Verfolgungsinformationen in einer Datenbank gespeichert werden.Im Falle einer Datensicherheitsverletzung können Sie dank dieser Sicherheitsmaßnahme mühelos das Gerät ermitteln, an dem diese Datensicherheitsverletzung passiert ist. Außerdem können Sie den authentifizierten Benutzer bestimmen und herausfinden, wohin die Daten verschickt wurden.
  3. Zum und vom MFP gesendete Daten verschlüsseln.Moderne Multifunktionsgeräte verfügen über Festplatten, auf denen die gescannten und gedruckten Dokumente zwischengespeichert werden. Demzufolge sollten alle nichtflüchtigen Speichermedien, die zur Zwischenspeicherung von Daten auf dem Gerät verwendet werden, das Verfahren der Datenlöschung anwenden, um sensible Informationen zu schützen.
  4. Die Nutzung von vertrauenswürdigen Netzwerkzielen durchsetzen.Ziehen Sie Lösungen in Betracht, mit denen MFP die von den Benutzern eingegebenen Metadaten validieren können. Zum Beispiel sollten Krankenhäuser die an dem Multifunktionsgerät eingegebene Telefonnummer prüfen, um zu verhindern, dass Dokumente an nichtvertrauenswürdige Nummern gefaxt werden. Es sollte ein Erfordernis für Finanzunternehmen sein, dass E-Mail-Adressen geprüft werden, damit die an dem MFP gescannten Dokumente nicht an unerlaubte Empfänger versendet werden. Und genauso sollten Unternehmen, in denen noch immer regelmäßig und viel gefaxt wird, sicherstellen, dass ihre MFP sichere, geschützte Leitungen verwenden.
  5. Regelbasiertes Drucken einführen.Benutzeridentifikation am Gerät und das Bestimmen der Benutzerrechte für jeden Benutzer sind der erste Schritt hin zu einem sicheren Zugang. Beispielsweise sollte es für regelbasiertes Drucken eine Voraussetzung sein, dass die Benutzer physisch anwesend sind, um ein Dokument zu drucken (z. B. könnte verlangt werden, dass ein Smart-Code eingegeben wird). Dies steigert die Sicherheit und hindert unbefugte Benutzer daran, vertrauliche Dokumente zu drucken.

Diese fünf Maßnahmen können eine große Auswirkung auf die Sicherheit Ihrer Dokumente haben. Finden Sie heraus, mit welchen anderen Maßnahmen Sie die Netzwerkumgebung in Bezug auf Multifunktionsgeräte noch weiter verbessern können. Die Lösungen zur Dokumentensicherheit von Nuance können Ihnen dabei helfen, Ihren Arbeitsplatz zu schützen und jegliche durch MFP und digitale Kopiergeräte hervorgerufene Risiken zu eliminieren.

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