Informationsrisiken mit denen Ihr Büro umgehen muss

Die meisten Büros händeln täglich eine große Anzahl an Dokumenten. Unabhängig davon, in welchem Sektor Sie tätig sind, haben viele dieser Dokumente nur einen geringen Wert und wenig Konsequenzen für das große Ganze. Andere wiederum sind betriebsentscheidend und bergen ein Risiko, falls sie in irgendeiner Art gefährdet werden - entweder online in der digitalen Welt oder offline als Papierversion. Lassen Sie es nicht zu, dass Dokumente unnötigen Risiken ausgesetzt sind, und finden Sie heraus, was Sie tun können, um sie zu schützen.
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Laptop auf dem Tisch

 
Für die allgemeine Sicherheit und Integrität Ihres Unternehmens ist es essentiell, sicherzustellen, dass Ihre Dokumente geschützt sind und der erste wichtigste Schritt sollte sein, sich das notwendige Wissen anzueignen, um die häufigsten und schwerwiegendsten Risiken zu identifizieren und zu neutralisieren. Hier untersuchen wir einige entscheidende Probleme und Lösungen, die Sie nutzen können, um diesen präventiv entgegenzuwirken.
 

Problem Nr. 1

Datenverlust via E-Mail

    E-Mail-Kommunikation hat den modernen Arbeitsalltag und wie Daten übertragen werden für immer verändert. Aber trotz der elektronischen Revolution, die bereits vor einigen Jahren stattfand, spielen einige Büros noch immer mit dem Feuer, wenn es um ihre E-Mail-/Dokumentenprozesse geht. Ein kleiner Tippfehler beim Versenden einer E-Mail mit einem sensiblen Dokument kann schnell dazu führen, dass kritische Informationen in die falschen Hände geraten. Außerdem gibt es das oft erwähnte Szenario, in dem der Absender unabsichtlich auf die Schaltfläche „An alle senden“ klickt – mit verheerenden Konsequenzen.

      Die Lösung

        Wenn Sie wichtige Dokumente per E-Mail senden möchten, stellen Sie sicher, dass diese verschlüsselt sind und ein Passwort für den Zugriff erforderlich ist. Dies ist relativ einfach und schnell umzusetzen, wenn man professionelle PDF-Software wie Power PDF von Nuance verwendet, aber kann die Cyber-Sicherheit beim Umgang mit Dokumenten deutlich verbessern.
         

        Problem Nr. 2

        Unautorisierter Dokumentenzugriff

          Umso mehr Personen in Ihrer Organisation tätig sind, desto größer ist das Risiko, dass jemand ohne Befugnis auf ein Dokument zugreift. Und sobald eine Person Zugriff auf ein Dokument hat, kann diese es auf mehreren Wegen teilen, online sowie offline. Außerdem besteht das immer präsente Risiko von Hackern, die Zugriff auf Ihr Dokumenten-Management-System erlangen, entweder durch eine direkte Attacke oder Schadsoftware.

            Die Lösung

              Nochmal: stellen Sie sicher, dass alle kritischen Dokumente mit Verschlüsselung und Passwörtern geschützt sind. Achten Sie darauf, dass Ihre IT-Abteilung die aktuellen Gefahren im Bereich der Cyber-Sicherheit kennt und eine Richtlinie für das sofortige Durchführen von Software-Updates vorhanden ist (nicht durchgeführte Updates waren ein wesentlicher Grund für den Erfolg der berühmt-berüchtigten Attacke „Wannacry“).
               

              Problem Nr. 3

              Leichtsinniges Drucken

                Es gibt nicht nur virtuelle Gefahren. Ein Dokument zu drucken und dann zu vergessen, es sofort abzuholen oder es an den falschen Drucker zu senden, kann dazu führen, dass es in die falschen Hände gerät.

                  Die Lösung

                    Die meisten modernen Drucker und Multifunktionsgeräte (MFP) können so eingestellt werden, dass zum Drucken entweder eine Schlüsselkarte oder ein Passwort benötigt wird bevor das Dokument freigegeben wird – so wird verhindert, dass das Dokument unbeaufsichtigt gelassen wird. Professionelle PDF-Software kann außerdem dazu verwendet werden, digitale Nutzungsrechte einzurichten, um festzulegen, wer auf die jeweiligen Dokumente zugreifen und wer sie drucken kann.
                     

                    Problem Nr. 4

                    Scanner und Multifunktionsgeräte

                      Multifunktionsgeräte sind ein besonderes Risiko für moderne Büros. Sie können – ungesichert – verwendet werden, um innerhalb einer Sekunde ein Dokument zu scannen und es irgendwo in die Welt zu senden und stellen somit ein deutliches Sicherheitsrisiko für Unternehmensspionage und Diebstahl von Daten über Kunden und Unternehmensfinanzen dar.

                        Die Lösung

                          Zu Beginn kann es clever sein, Informationen in Dokumenten, die teilweise für alle Mitarbeiter verfügbar sein müssen, zu überarbeiten (zensieren). Dies kann mithilfe von Power PDF getan werden – suchen Sie nach einem bestimmten Text oder Zeichenmuster und machen Sie diese sofort unkenntlich. Zusätzlich dazu sollten Sie sicherstellen, dass Ihr Multifunktionsgerät alle Scanvorgänge und Ziele nachverfolgt und nur spezifische „sichere“ E-Mail-Adressen als Empfänger von Dokumenten zulässt.
                           

                          Problem Nr. 5

                          Nicht nachverfolgte Dokumentbearbeitungen

                            Eine einfache, aber dennoch bedeutende Änderung an einem Dokument kann unerkannt untergehen und erhebliche rechtliche und prozessbezogene Auswirkungen haben. Ohne die Möglichkeit zu überprüfen, ob ein Dokument auf eine unautorisierte Art und Weise manipuliert wurde, ist die gesamte Integrität Ihrer Dokumente in Gefahr, da es unmöglich ist, festzustellen, welche Änderungen zulässig sind.

                              Die Lösung

                                Digitale PDF-Software ermöglicht es Ihnen, eine elektronische Signatur für das Dokument anzuwenden. Falls unautorisierte Änderungen nach der Abgabe der Signatur gemacht werden, wird die Signatur als ungültig erwiesen und alle Betroffenen werden darüber benachrichtigt, dass diese Änderungen vorgenommen wurden.

                                Auch wenn die Risiken im Bereich der Dokumentensicherheit manchmal besorgniserregend erscheinen, können Sie durch die Implementierung dieser einfachen Tipps einen wichtigen Schritt in die richtige Richtung machen und somit Ihre Dokumente und die darin enthaltenen Informationen sicherer gestalten.

                                Sources:

                                PDF-Software schützt Dokumente

                                Überlassen Sie Ihre Dokumentensicherheit nicht dem Zufall. Testen Sie die Sicherheits-Features der marktführenden PDF-Software von Nuance.

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