Wie reduzieren Sie die Kosten und den Papierverbrauch, indem Sie so viel Drucken, wie sie Wollen

In ihren Bemühungen, die Kosten zu senken und die allgemeine Produktivität zu maximieren, lassen viele Unternehmen eine äußerst wirksame Methode außer Acht: Druck-Management-Lösungen.
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Druckmanagement-Lösungen-reduzieren-Druck-Abfälle

 
Führungskräfte und Abteilungsleiter sind immer auf der Suche nach neuen Wegen, Ausgaben zu senken. Vor allem in wirtschaftlich schwierigen Zeiten. Doch zeitgleich steht ganz oben auf ihrer Liste, einen Weg zu finden, die Produktivität Ihres Teams zu fördern.

Obwohl es scheint, dass beide Ziele — Kosten senken und Produktivität steigern — nicht übereinstimmen, haben viele Unternehmen entdeckt, dass ihnen mit einer Druckmanagement-Strategie  genau das gelingt: Druckdatenfreigabe.

Laut des aktuellen AIIM BerichtsThe Digital Office – Improving the Way We Work, gehört diese Idee zu den Antworten von„Wir nutzen Scanning und digitale Kopien, jedoch ist Papier meist die erstere als die letztere Wahl. “Der Bericht zeigte auch ein paar überraschende Datenpunkte von den Teilnehmern:

  • 60 % der Befragten nehmen Papierkopien mit zu einer Sitzung
  • 52 % drucken Dokumente, um diese offline oder außerhalb des Büros zu lesen
  • 52 % bevorzugen Papierdokumente, um Änderungen zu markieren

Dies zeigt, dass für viele Unternehmen das Drucken von Dokumenten immer noch ein wesentlicher Bestandteil des Arbeitsalltags ist — und einer der wesentlich verbessert werden kann. Stellen Sie sich zum Beispiel vor, dass dieser Ansatz komplett auf den Kopf gestellt wird und Arbeitnehmer drucken nur noch das, was sie wirklich brauchen, insbesondere für Meetings oder andere nicht kundenspezifische Termine. Wie oft sehen Sie, wichtige Dokumente im Drucker, die von Teammitgliedern vergessen wurden? Nehmen Sie oft an Meetings teil, in denen Dokumente verteilt, dann aber nie wieder genutzt werden? Falls Sie einer dieser Fragen mit Ja beantwortet haben, sehen Sie die Notwendigkeit zur Verbesserung des Druckmanagements.
 

Druckdatenfreigabe

    Eine einfache und leicht umzusetzende Lösung ist ein Druckdatenfreigabe-Programm. Sie fragen sich, was genau ein Druckdatenfreigabe-Programm ist? Es ist eine Technologie, die Mitarbeiter von überall und zu jeder Zeit drucken lässt. Diese Dokumente können Sie dann wann und wo Sie wollen abhole. So wird das Risiko reduziert, dass streng vertrauliche Informationen am Drucker vergessen werden. Darüber hinaus wird die Verschwendung von Papier, Ressourcen und Zeit verringert, die das Ergebnis von nicht abgeholten Dokumenten und ineffizienten Druckprozessen ist.

    Anstatt, dass ein Dokument sofort gedruckt wird, speichert die Druckdatenfreigabe den Auftrag in einer sicheren Druckwarteschlange des Nutzers und gibt ihn nur frei, wenn der Mitarbeiter sich am Drucker seiner Wahl irgendwo im Büro ausweist. Mitarbeiten können sich mit einem Ausweis oder durch die Eingabe eines PINs authentifizieren. Sollte der Mitarbeiter nicht am Drucker erscheinen, wird der Druckauftrag nach einem bestimmten Zeitraum gelöscht. Daraus ergeben sich Kostensenkungen und bessere Dokumentensicherheit.

    Druckdatenfreigabe trägt ebenfalls zur Steigerung der Produktivität bei. Wenn die Mitarbeiter ihre Druckaufträge am Drucker authentifizieren, verschwenden sie keine wertvolle Zeit mehr damit nach Ausdrucken zu suchen, die vielleicht versehentlich zum falschen Drucker gesendet worden sind. Mehr noch, Sie können die Druckaufträge abholen, wann immer es Ihnen passt, und Sie müssen nicht mehr zu einem weitentfernten Drucker hetzen, um vertrauliche oder sensible Informationen einzusammeln.

    Machen wir uns nichts vor. Drucken sollte einfach sein. Ihre Mitarbeiter wünschen sich, Dokumente von überall und zu jeder Zeit drucken und abholen zu können – wann und wo auch immer sie wollen. Mit der richtigen Druckmanagement-Lösung und einer Druckdatenfreigabe-Funktion kann ihr Unternehmen die Bedürfnisse ihrer Mitarbeiter erfüllen und gleichzeitig die Verschwendung von Papier und anderer Ressourcen reduzieren.

    Sichere Druckdatenfreigabe

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