5 vom MPS gewonnene Erkenntnisse, die für das Internet der Dinge relevant sind

Durch jedes vernetzte Gerät und alle übermittelten Daten, die zentral verwaltet werden, können sowohl das Internet der Dinge als auch der Managed Print Service (MPS) alle Handlungen rückverfolgen, aufspüren und verfolgen. Durch sie gewinnt man wertvolle Kenntnisse, wie z. B. Berichte zur Gerätenutzung, zum Userverhalten und zum Betriebszustand, sodass Organisationen dabei geholfen wird, die Effizienz zu steigern und die Beziehung zwischen Mensch und Technologie zu verbessern.
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Das Internet der Dinge ist Neuland: Menschen, Maschinen, Geräte, Sensoren und Unternehmen sind miteinander verbunden und stehen miteinander in Interaktion. Experten zufolge ist das Internet der Dinge in der Lage, ein breites Spektrum an Unternehmensanforderungen zu erfüllen, darunter die Umwandlung von Vermögensmanagement im Außendienst, das Überwinden von Engstellen in der Lieferkette sowie das Herstellen einer Verbindung zwischen Retail und Verbrauchernachfrage.

Beim Betreten von Neuland kann es sehr aufschlussreich sein, den Verlauf einer ähnlich bahnbrechenden Technologie unter die Lupe zu nehmen: der Managed Print Service (MPS). Der MPS ist das Internet der Dinge für Drucker. Laut der Photizo Group soll der globale MPS-Markt 2015 ca. 98 Milliarden Pfund Sterling erreichen. Der MPS hat sich als wirksame Strategie zur Konsolidierung und Optimierung von Unternehmensdruckern sehr gut durchgesetzt.

Durch jedes vernetzte Gerät und alle übermittelten Daten, die zentral verwaltet werden, können sowohl das Internet der Dinge als auch der Managed Print Service (MPS) Handlungen zurückverfolgen und aufspüren. Durch sie gewinnt man wertvolle Kenntnisse, wie z. B. Berichte zur Gerätenutzung, zum Userverhalten oder dem Betriebszustand. Hierbei wird Organisationen dabei geholfen ihre Effizienz zu steigern und die Beziehung zwischen Mensch und Technologie zu verbessern.

Der Managed Print Service hat sich zum Managed Document Service (MDS) entwickelt. Als Folge haben Unternehmen festgestellt, dass sie neben einem effizienteren Dokumenten-Output und geringeren Druckkosten von weiteren Vorteilen profitieren. Der Schlüssel zu einem erfolgreichen MDS ist das Management der Wechselbeziehungen zwischen den Dingen (Druckern) und den Menschen, den Workflows und den mit diesen Workflows in Verbindung stehenden Dokumenten. Auf diese Weise können Organisationen nicht nur eine bessere Erkenntnis darüber erlangen, wie Drucker verwendet werden, sondern auch wie Dokumente durch ihr Unternehmen wandern, um die Geschäftsprozessoptimierung voranzutreiben.

Wir teilen mit Ihnen 5 wertvolle Erkenntnisse, die wir von dem Managed Print Service gewonnen haben und die Ihr Unternehmen beim Einführen von Internet-der-Dinge-Strategien berücksichtigen sollte.

Ineffizienz aus dem Unternehmen verbannen. Mit dem MPS sowie dem MDS können Unternehmen Überkapazitäten von Geräten identifizieren, die Nutzung dieser Geräte optimieren und schließlich Ineffizienzen in Dokumentenprozessen (d. h. bei der Umwandlung von Papierdokumenten zu digitalen Dokumenten) aufspüren. Wenn man weiß, dass für die anstehenden Workloads nur 80 der 100 Drucker benötigt werden, fällt die Entscheidung leicht, die restlichen 20 zu eliminieren. Unternehmen müssen eine Internet-der-Dinge-Umgebung stets auf Ineffizienzen überwachen und diese gegebenenfalls aus dem System schaffen.

Systeme mit Intelligenz versehen, um die Entscheidungsfindung zu erleichtern sowie die Geschwindigkeit und Produktivität zu steigern. Druckmanagementkapazitäten beim MPS schreiben jeder Gerätenutzung individuelle Privilegien zu. Sie stellen Regeln auf, wie beispielsweise, dass eine bestimmte Art von Dokument nur beidseitig gedruckt werden kann oder dass gescannte Dokumente nicht von einem Drucker außerhalb des Unternehmens per E-Mail versandt werden können. Sind die einzelnen Privilegien im Netzwerk erstmals identifiziert, können sie auf die Workflows digitaler Dokumente auf die gleiche Weise ausgeweitet werden. Das Routing eines Dokuments zu einem Drucker oder an eine E-Mail-Adresse erfolgt genau wie die Veröffentlichung von Informationen mittels einer anderen Liefermethode – eine physische und eine digitale. Die Internet-der-Dinge-Strategien können eine intelligente Entscheidungsfindung hinsichtlich Verbrauch und Verhalten ermöglichen, die eine Reduzierung der Zeit, der Materialien und des menschlichen Eingreifens zur Folge hat. Diese Strategien müssen beinhalten, dass Informationen zur Langzeitspeicherung an den vorgesehenen Zielort gesendet werden, wie z. B. an Wissensarbeiter, Kunden, Lieferanten oder Archive. Natürlich sollte das Hauptaugenmerk auf die Optimierung der Prozesse und Ressourcen gerichtet werden.

Sicherheit hat oberste Priorität. Die beim MPS verwendeten Multifunktionsdrucker funktionieren wie Computer und können Dokumente außerhalb des Unternehmens versenden. Gleichzeitig können gescannte Dokumente über Multifunktionsdrucker leicht an andere Unternehmensanwendungen gesendet werden und so ins System gelangen. Dadurch, dass es immer mehr Berührungspunkte für Drucker gibt, entstehen auch immer mehr Sicherheitslücken, die zu schließen sind. Genau wie beim Internet der Dinge werden Unternehmen immer mehr Sicherheitsrisiken ausgesetzt sein – innerhalb und außerhalb des Unternehmens. Daher müssen Verbindungspunkte und potenzielle Sicherheitslücken absolute Priorität haben. Geräte, Menschen und Dokumente sollten mit einer Identität versehen werden, die innerhalb des Workflows nachverfolgt werden können, um festzuhalten, wer was wann gemacht hat, um so letztendlich für ein hohes Maß an Sicherheit zu sorgen.

Auf Grundlage von gesammelten Daten Analysen durchführen und handeln. MPS-Software erfasst Nutzungsdaten von Geräten und Workflows und analysiert die Informationen, um Trends und mögliche Verbesserungen im Ablauf zu identifizieren. Die Software, die als zentralisierter Hub entweder auf einem internen Server oder in der Cloud entwickelt wurde, ist genauso ein fester Bestandteil des Internets der Dinge wie auch all die Sensoren, die Daten sammeln und übertragen. Am besten entscheiden Sie sich für eine Anwendungsplattform, die Daten integrieren und verwalten, die Kollaboration steigern und analytische Berichte erstellen kann, um Ihnen dabei zu helfen, Konditionen und Verhalten besser zu verstehen und stets neue Verbesserungsmöglichkeiten zu finden.

Persönliche Erfahrung berücksichtigen. Zum Internet der Dinge gehören persönliche Erfahrungen. Schließlich sollen alle Workflows – auch wenn sie für Geschäftszwecke entwickelt wurden – den individuellen Wissensarbeitern dienen. Während der MPS alle Geräte als Ganzes betrachtet, damit Unternehmen einen Überblick über die Abläufe erhalten können, ermöglicht die Umstellung auf MDS hingegen eine Detailansicht bis hin auf das einzelne Dokument. Man darf nicht aus den Augen verlieren, dass die Intelligenz, über die die Geräte und das Internet der Dinge verfügen, jedem Einzelnen maximale Unkompliziertheit und schnelle Prozesse bieten soll. In der heutigen Welt sind Dokumente über mehrere Interaktionspunkte vernetzt, wie z. B. Multifunktionsdrucker, Desktop-Computer, Laptops und Mobilgeräte (vom Smartphone bis hin zum Tablet).

Beim MPS geht es um mehr als die Verbindung zwischen Mensch und Drucker und das Sammeln von Daten. Und genauso geht das Internet der Dinge über das Verbinden von Geräten und Sammeln von Daten hinaus. Damit das Internet der Dinge eine bahnbrechende Kraft sein kann, müssen Unternehmen diese Verbindungspunkte unter die Lupe nehmen und ermitteln, wie die Aktivitäten zwischen den einzelnen Punkten zusammenhängen – sowohl physisch als auch digital. Auf diese Weise können sie neue Möglichkeiten identifizieren, um die unternehmensweite Intelligenz und Kollaboration zu steigern.

Dieser Artikel wurde ursprünglich im InnovationInsights Blog von Wired veröffentlicht.

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