Menschliche Fehler beim Beschaffungsprozess vermeiden

Für Juristen, die im Konzerneinkauf tätig sind, hat die Richtigkeit eines Vertrags oberste Priorität. Doch nicht nur die. Der Vertragsprozess selbst kann beträchtliche zeitliche Ressourcen binden – verlorene Zeit, die letztendlich zu finanziellen Einbußen oder verpassten Geschäftsmöglichkeiten führen kann. Mit den heutigen modernen Software-Tools für die Bearbeitung von Rechtsdokumenten muss dies nicht mehr sein.
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Ein gestresster Anwalt spät nachts bei der Arbeit, da er in einem Vertrag einen menschlichen Fehler entdeckt hat

Einige Beschaffungsaufträge sind relativ leicht abzuschließen, wie zum Beispiel die zum Einkauf von Büro-Catering oder Wasserspendern. Mit Beteiligten aus mehreren Abteilungen und mit Risiken und möglichen Schlupflöchern können andere jedoch sehr kompliziert sein. In diesen Situationen ist ein wasserdichter, solider Vertrag unerlässlich, aber oft auch äußerst zeitaufwändig.

Laut einem Artikel der Webseite General Counsel News benötigen viele Unternehmen vom ersten ‚Handschlag‘ mit einem Lieferanten oder einem Partner bis zum tatsächlich unterschriebenen Vertrag mehr als einen Monat. Ausgehend von einer Umfrage zum Vertragsmanagement folgert der Artikel, dass einer der Hauptgründe hierfür ein Mangel an Automatisierung im Vertragsprozess sei. Demnach berichteten 74 % der Befragten, dass ihre Prozesse nicht automatisiert seien, während 68 % meinten, dass ihre Vertragsprozesse ‚sehr häufig‘ von menschlichen Fehlern beeinflusst würden.

Selbst hochqualifizierten und geschulten Beschäftigten wie Anwälten unterlaufen Fehler, was menschlich ist. Der Unterschied liegt darin, dass in vielen Berufszweigen ein Fehler problemlos unbemerkt bleiben kann, während auf der juristischen Seite des Beschaffungsprozesses die Auswirkungen im besten Fall peinlich, im schlechtesten Fall katastrophal sein können.

Um was für menschliche Fehler handelt es sich dabei?

  • Rechtschreibfehler/Tippfehler
  • Falsche Zahlen oder Angaben
  • Überlesene Informationen oder Feinheiten in erhaltenen Verträgen

Osler stellt in einem Artikel über die Tücken der Beschaffung fest, dass „Fehler im Beschaffungsprozess ein permanentes Prozessrisiko darstellen. Werden sie erst nach Abschluss des Prozesses und nach Auswahl des Gewinners entdeckt, können diese von erfolgreichen Bietern dazu benutzt werden, aus Verträgen auszusteigen, mit denen sie nicht länger einverstanden sind – oder unterlegene Bieter können mit ihnen argumentieren, dass ihr Angebot vor dem Hintergrund der korrigierten Informationen neu geprüft werden sollte.“

Diese Fehler und ihre Häufigkeit können durch allzu menschliche Faktoren wie Müdigkeit, Stress, Bequemlichkeit, Mangel an Ressourcen/Personal und durch enormen Druck verschlimmert werden, wie Salmir Dias JR in einem Post über die zwölf häufigsten Voraussetzungen für Fehler schreibt.

 

Diese Tücken können nicht nur vermieden werden, indem der Einfluss dieser Faktoren, die menschliche Fehler wahrscheinlicher machen, verringert wird, sondern auch, indem ein System eingeführt wird, das es erlaubt, diese Fehler bereits frühzeitig zu erkennen und zu korrigieren – bevor der Geschäftsvertrag und der Beschaffungsprozess abgeschlossen sind. Diese ‚Werkzeuge zur Vermeidung menschlicher Fehler‘ existieren in Form von Softwarelösungen für die Bearbeitung von sowohl digitalen als auch gedruckten Rechtsdokumenten.

Einer der Hauptgründe, warum Fehler in komplexen Rechtsdokumenten im Zusammenhang mit dem Beschaffungsprozess leicht übersehen werden können, ist häufig deren große Menge und Länge. Indem Sie Lösungen wie Power PDF einsetzen, können Sie all diese Dokumente mühelos und doch genau überprüfen.

Scannen Sie zum Beispiel gedruckte Dokumente in Power PDF, können Sie diese in PDF-Dateien digitalisieren. Damit werden sie mit der intelligenten Suchfunktion von Nuance augenblicklich durchsuchbar. Mit ihr können Sie in dem konvertierten Dokument nicht nur nach spezifischen Wörtern oder Sätzen suchen, sondern auch nach Informationsarten innerhalb von Verträgen basierend auf Zeichenmustern, wie etwa nach Beschaffungscodes und Telefonnummern.

Ebenso kann Power PDF dazu verwendet werden, Beschaffungsverträge, die von Ihnen oder Ihrem Team aufgesetzt wurden, schnell zu überprüfen. Sobald menschliche Fehler automatisch erkannt wurden, können sie mit der PDF-Bearbeitungsfunktion der Software sofort korrigiert werden. Wenn Sie darüber hinaus in einem großen Team arbeiten, können Sie die Funktionen für die Zusammenarbeit von Power PDF zum Hinzufügen von Kommentaren oder Anmerkungen zu Verträgen während des Entwurfsprozesses nutzen.

Sobald Sie mit dem Vertrag zufrieden sind, können Sie ihn mit Power PDFs Microsoft-Funktionen zur Sicherheits- und Rechteverwaltung schützen, sichern und teilen. Mit diesen können Sie dem Dokument Passwörter hinzuzufügen, es mit einer 128- oder 256-Bit-AES-Verschlüsselung schützen und je nach Bedarf individuelle Zugriffsberechtigungen einrichten.

Power PDF kann Ihnen helfen, Zeit zu sparen und teure Fehler in Verträgen während des Beschaffungsprozesses zu vermeiden. Klicken Sie hier, um mehr über die Lösungen für Rechtsdokumente von Nuance zu erfahren.

Sources:

Beschaffungsfehler beseitigen

Power PDF von Nuance macht es möglich, erhaltene Verträge zu digitalisieren und augenblicklich durchsuchbar zu machen, und Verträge, die von Ihrem Team aufgesetzt wurden, systematisch zu überprüfen.

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