Mobile Datenerfassung: Ihr Unternehmen kann nicht ohne. Doch sind Sie dafür bereit?

Mobile Datenerfassungstechnologien sind in allen Branchen auf dem Vormarsch. Mit ihnen können Unternehmen ihre bestehenden Geschäftsprozesse auf die zunehmend mobiler werdenden Mitarbeiter ausdehnen. Doch ist Ihr Unternehmen bereit für diesen Schritt? In diesem Artikel werden die mobilen Technologien beleuchtet und Möglichkeiten vorgeschlagen, wie Sie die richtige Lösung implementieren können.
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Mobile Mitarbeiter nutzen Lösungen zur Dokumentenerfassung

Wird die Datenerfassung eines papierbasierten Dokuments mittels Smartphone die Art und Weise ändern, wie Unternehmen Geschäfte betreiben?

Die mobile Datenerfassung ist in verschiedenen Branchen auf dem Vormarsch. Für diejenigen, die mit dem Begriff nicht vertraut sind: Unter mobiler Datenerfassung versteht man eine Technologie, die ein Smartphone oder ein anderes mobiles Gerät nutzt, um papierbasierte Dokumente abzufotografieren und dann eine digitale Arbeitskopie zu erstellen.

Ein im Oktober 2015 veröffentlichter Artikel des Enterprise Content Management Blogs von IBM berichtet von einem dramatischen Interessenzuwachs an mobiler Datenerfassung und bezeichnet diesen als „natürliche und unvermeidbare Folge des kulturellen und technologischen Trends hin zu mobilen Computertechnologien.“Die Fähigkeit, gedruckte Dokumente mit einer mobilen Kamera abzufotografieren, ist gewaltig. Man geht davon aus, dass die mobile Datenerfassung enormen Einfluss auf bestimmte Geschäftsarten haben wird.

Beispielsweise könnten Unternehmen aller Branchen mobile Datenerfassung zur Kundenanwerbung oder für andere Kundeninteraktionen nutzen. Versicherungssachverständige könnten diese Technologie an einer Unfallstelle oder zu einem späteren Zeitpunkt einsetzen, um die einzelnen Dokumente, die zu einem Fall gehören, besser zu verwalten. Mitarbeiter, die regelmäßig mit Stapeln an Papierdokumenten zu kämpfen haben, könnten mit dieser Technologie schneller und effizienter arbeiten und zugleich die etablierten Geschäftsstandards einhalten.

Ist Ihr Unternehmen bereit für die mobile Datenerfassung?

Auch wenn die mobile Datenerfassung sicherlich das Zeug dazu hat, Geschäftsgebaren positiv zu verändern, vorausgesetzt, dass sie effektiv – und produktiv – eingesetzt wird, sind einige Faktoren zu berücksichtigen.

Zunächst sollten Unternehmen die Kernprozesse identifizieren, in denen mobile Datenerfassung einen Mehrwert bieten kann. Denn ansonsten sind all die Bemühungen sinnlos und Arbeitsabläufe werden umsonst gestört.

Eine weitere wichtige Frage ist, ob das interne System die Indexierung und Handhabung der Metainformationen bewältigen kann, die dafür notwendig sind, wenn es große Mengen an digitalen Dokumenten erhält. Schließlich profitiert das Unternehmen nicht davon, wenn bestimmte Dokumente nicht auffindbar sind.

Weitere Empfehlungen:

  • Finden Sie heraus, ob ein bereits genutztes Datenerfassungs- bzw. Dokumentenverwaltungstool wiederverwendet werden kann, um zu vermeiden, bei null beginnen zu müssen.
  • Ermitteln Sie, ob Sie über ausreichend Repository für die eingehenden Dokumente verfügen.
  • Stellen Sie sicher, dass eine Prüf- bzw. Kontrollkette in den Ablauf integriert wird.
  • Klären Sie Sicherheitsfragen

Sind Tools zur mobilen Datenerfassung angemessen eingerichtet, sind sie für Unternehmen äußerst vorteilhaft. Sind sie an der richtigen Stelle mit der IT-Architektur des Unternehmens verbunden, erweisen sie sich als effizientere Alternative zur Erledigung verschiedener Arbeiten – ganz gleich, ob es sich dabei um kundennahe Aktivitäten, Dokumentationen zur Produktentwicklung, administrative Aufgaben oder sonstige Tätigkeiten handelt, die zum alltäglichen Ablauf innerhalb der Unternehmen gehören.Entscheiden Sie sich für eine Lösung, die Ihr Unternehmen in Sachen digitale Technologien weit nach vorne bringen wird.

Die mobilen Lösungen von Nuance können beispielsweise nun auch von den mobilen Mitarbeitern eines Unternehmens verwendet werden – und zwar auf intuitive, einfache und sichere Weise. Externe Mitarbeiter können Dokumente, Fotos und elektronische Dateien direkt von ihren mobilen Geräten an die Kerngeschäftsanwendungen senden. Sie haben von unterwegs aus Zugriff auf Formulare und können diese auch ausfüllen. Darüber hinaus können sie vertrauliche Dokumente von ihren mobilen Geräten an Netzwerkdrucker senden und diese auf Abruf ausdrucken. Und all dies ist nahtlos in die Sicherheitsinfrastruktur und -protokolle des Unternehmens integriert.

Mobile Tools für mobile Arbeiter

Mit der NSI Mobile App werden Fotos und Dokumente direkt vom Handy an Geschäftsanwendungen gesendet. Einfach ein Foto machen und schon geht die digitale Kopie ans Büro, System oder an einen Drucker.

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About Brandon Most

Brandon Most ist Senior Product Marketing Manager für die Druckmanagement-Produkte von Nuance Document Imaging. Als erfahrener Marketing-Experte und Technologie-Enthusiast ist er stets danach bestrebt, diese beiden Leidenschaften zu verbinden, um seine Produktkategorien effektiv zum Leben zu erwecken. Most absolvierte an der Fort Hays State University in Kansas einen Bachelor in Business Administration mit Marketing als Haupt- und Finanzen und Leadership als Nebenfach. Folgen Sie Most auf Twitter: @MostBrandon