Der MPS soll Unternehmen helfen, unnötiges Drucken zu eliminieren

Damit der Managed Print Service am effektivsten ist, sollte er Unternehmen dabei helfen, Kontrolle über ihre Druckumgebung zu gewinnen und fundamentale Probleme, die heutzutage im Zusammenhang mit Bürodokumenten aufkommen können, zu lösen. Kosten im Bereich Dokumenten-Output zu senken, ist wichtig, jedoch sollten Produktivität und Prozesseffizienz nicht darunter leiden. Anbieter des Managed Print Services sollten ihr Know-how demonstrieren und herausragende Beispiele für verbesserte Dokumenten-Workflows aufzeigen können. Dazu müssen sie Zugang zu Workflow-Lösungen haben, die dafür notwendig sind, um die gesamte Dokumenteninfrastruktur eines Kunden zu verändern.
Von
Papierberge

Dieser Artikel erschien ursprünglich im The Imaging Channel

Studien belegen, dass Unternehmen Kosteneinsparungen von bis zu 30 Prozent erreichen können, wenn sie auf den Managed Print Service (MPS) umsteigen. Veröffentlichte Fallstudien zeigen darüber hinaus, dass noch höhere Einsparungen durch einen Langzeitvertrag erreicht werden können. Wenn es darum geht, Druckkosten zu senken, liegt der Fokus hauptsächlich auf der Hardware: Redundanzen reduzieren, Kosten für Materialien verringern und an den kostengünstigsten Geräten drucken.

Allerdings sollte eine gute MPS-Lösung zur Steigerung der Effektivität nicht nur die Druckkosten senken, sondern auch das Druckvolumen, und zwar indem sie unnötige Druckvorgänge ermittelt und ausschließt. Unternehmen agieren heutzutage in einer Umgebung, die am besten als Hybrid-Umgebung beschrieben werden könnte. Auf der einen Seite verändern mobile Technologien und cloudbasierte Lösungen die Art und Weise, wie wir mit Dokumenten und Unternehmensinformationen arbeiten. Auf der anderen Seite gibt es noch immer viele papierbasierte Prozesse aufgrund von traditionellen Arbeitsabläufen, die fest in dem Geschäftsgebaren verankert sind.

So wühlen wir uns im Bürowesen weiterhin durch einen Papierstapel nach dem anderen. Keine Frage: Papier wird nicht verschwinden – und das soll es auch gar nicht. Doch werden in den meisten Büros heutzutage viel zu viele Dokumente gedruckt, die überhaupt nicht gebraucht werden. Dabei handelt es sich um genau die Dokumente, die – warum auch immer – direkt weggeworfen, recycelt, im Drucker liegen gelassen und nie wieder verwendet werden. Denken Sie doch nur an die Papierberge, die in Ihrem Unternehmen weggeworfen oder recycelt werden. Da fällt es Ihnen vermutlich nicht schwer zu dem Schluss zu kommen, dass viele Dokumente, die in den Büros heutzutage ausgedruckt werden, niemals hätten gedruckt werden sollen.

Unnötiges Drucken kann viele Ursachen haben. Die erste und offensichtlichste ist verschwenderisches Drucken: z. B. Banneranzeigen, Duplikate, einseitig gedruckte Seiten und privates Drucken. Verschwenderisches Kopieren ist ein ebenso großes Problem für die Unternehmen, die weiterhin mehrere Kopien eines Originaldokuments für Meetings, Berichte, Archivierung, Audits und andere Zwecke erstellen.

Hinzu kommen all die Papierdokumente, die von externen Quellen in das Unternehmen gelangen, wie z. B. Registrierungsunterlagen, Gesundheitsakten, Postsendungen, Rechnungen – die Liste ist endlos und variiert in Abhängigkeit von der Unternehmensart. Auch wenn die meisten Informationen in Papierform im Unternehmen ankommen, gibt es in der Regel keinen Grund, warum diese Informationen weiterhin in diesem Format bestehen bleiben sollten.

Warum ist es so wichtig, dies zu verstehen? Studien haben gezeigt, dass Unternehmen den Papierverbrauch um 50 % reduzieren könnten, indem sie das unnötige Drucken verbannen. Das Marktforschungsunternehmen InfoTrends, das die Druckbranche stets im Auge behält, hat neulich eine Studie zur Dokumentennutzung im Bildungswesen veröffentlicht. Schon ein kurzer Blick auf die Statistiken dieser Studie reicht aus, um die Dinge ins rechte Licht zu rücken:

  • 25 Prozent des Lehrplans wird den Schülern und Studenten im Papierformat vorgelegt, wobei 45 Prozent der ausgedruckten Unterlagen noch am selben Tag im Papierkorb landen.
  • Ein Drittel der Schüler- bzw. Studentenakten wird in Ordnern aufbewahrt.
  • Bis zu 40 Prozent der Seiten, die auf Multifunktionsdruckern erstellt worden sind, sind Fotokopien (d. h. neue Dokumente werden auf Grundlage von bestehenden Dokumenten erstellt).
  • 40 Prozent der Schul- und Klassenzimmerkommunikationen finden in Papierform statt.
  • 80 Prozent der gedruckten Seiten sind einseitig.
  • 80 Prozent der Infopakete für Studenten werden in Papierform ausgegeben.
  • 25 Prozent der ausgedruckten Dokumente, die einst digital erstellt wurden, werden wieder abgetippt.
  • 90 Prozent der Registrierungsmaterialien für Studenten, die neu anfangen oder das Fach wechseln, werden im Papierformat eingereicht.
  • 50 Prozent der Papierdokumente werden abgetippt, um sie ins System einzuführen.

Diese Beispiele geben den Kontext für etwas, das vermutlich auf ähnliche Weise in vielen anderen Unternehmen aller Arten und Größen keine Seltenheit ist. Die Nutzung von Papier ist subjektiv und hängt in der Regel von den Vorlieben der Nutzer, organisatorischen Entscheidungen oder Richtlinien ab. Betrachtet man, wie viele Dokumente unnötiger Weise von allen Nutzern und innerhalb aller Prozesse ausgedruckt werden, fällt es nicht schwer, Verbesserungspotenzial an bestimmten Punkten zu ermitteln. Und hinzu kommt, dass die Kosten für unnötiger Weise gedruckte Dokumente Verschwendung weit übersteigen und strategische Bereiche betreffen, die für jedes Unternehmen wichtig sind.

Die Erstellung von Papierdokumenten zu managen und zu unterstützen ist – wie wir alle wissen – eine große Herausforderung für IT-Ressourcen. Sicherheit ist ein weiterer wichtiger, zu berücksichtigender Aspekt. Den Datenschutz und die Vertraulichkeit von Papierunterlagen zu gewährleisten, ist in der Regel ein separater Prozess und ist von den Sicherheitsvorkehrungen getrennt, die für elektronische Dateien getroffen werden – und für viele Unternehmen spielt dies eine untergeordnete Rolle. Dies kann zu potenziellen Sicherheitslücken führen. Dazu kommt hinzu, dass Compliance-Maßnahmen, wie z. B. HIPPA, FERPA und andere, nicht eingehalten werden. Zudem schränkt Papier den Zugang zu Informationen ein, da Papierdokumente nicht schnell und einfach geteilt werden können im Vergleich zu digitalen Dateien. Papier ist vermutlich nicht mehr das effektivste Medium für viele Anwendungen im heutigen Unternehmensumfeld.

Damit der Managed Print Service am effektivsten ist, sollte er Unternehmen dabei helfen, Kontrolle über ihre Druckumgebung zu gewinnen und fundamentale Probleme, die heutzutage im Zusammenhang mit Bürodokumenten aufkommen können, zu lösen. Kosten im Bereich Dokumenten-Output zu senken, ist wichtig, jedoch sollten Produktivität und Prozesseffizienz nicht darunter leiden. Gleichzeitig ist eine Strategie zur Reduzierung des Druckvolumens durch Identifizierung von Quellen für unnötige Druckvorgänge essenziell, um den Dokumenten-Workflow zu optimieren. Anbieter des Managed Print Services sollten ihr Know-how demonstrieren und herausragende Beispiele für verbesserte Dokumenten-Workflows aufzeigen können. Dazu müssen sie Zugang zu Workflow-Lösungen haben, die dafür notwendig sind, um die gesamte Dokumenteninfrastruktur eines Kunden zu verändern.

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About Mike Rich

Michael Rich ist Executive Vice President und General Manager der Nuance Document Imaging Division. Er ist für die marktführenden Lösungen zur Steigerung der Büroproduktivität verantwortlich, wie beispielweise eCopy, Equitrac, PDF Converter, OmniPage und PaperPort. Zuvor hielt Rich die Position als Senior Vice President inne und war für den weltweiten Vertrieb von Nuance Document Imaging und Dragon zuständig. Rich kam 2011 zu Nuance im Zuge der Übernahme von Equitrac, wo er nahezu 10 Jahre lang als Präsident und CEO diente. Rich verfügt über 30 Jahre Managementerfahrung im Technologie-Sektor und besitzt sowohl einen MS in Computer Information Systems als auch einen MBA von der University of Miami. Darüber hinaus hält er einen BS in Business Administration/Finance von der University of Florida.