Papier wird nicht so schnell verschwinden

In einem kürzlich veröffentlichten Artikel untersucht ein CIO, warum Papierdokumente noch immer am Arbeitsplatz vorhanden sind und warum gewisse Entwicklungen unsere Abhängigkeit vom Drucken und Scannen tatsächlich steigern.
Von
Es wird heute immer noch zu viel Papier am Arbeitsplatz verbraucht

 
Das Internet, cloudbasierte Hilfsmittel, mobile Geräte und andere Technologien verwandeln die traditionellen Kommunikationsformen in digitale Medien. Dies wiederum reduziert die Menge an Papier sowie die Anzahl der Druckvorgänge, die man in Unternehmen heutzutage beobachten kann.

Ohne Zweifel ist es eine positive Entwicklung, aber wir werden noch einen langen Weg gehen müssen, bis Papier wirklich der Vergangenheit angehört.Ein aktueller CIO-Artikel zitiert eine Forschungsarbeit von Wakefield Research und InfoTrends und gibt an, dass

  • 73 % Prozent der Inhaber und Entscheidungsträger von Kleinunternehmen mindestens viermal am Tag drucken.
  • Unternehmengeben bis zu 27.000 USD pro Jahr für Dokumenten-Verwaltungsprozesse aus, um durchschnittlich nicht mehr als 5000 Seiten pro Monat zu drucken.

Trotz der vielen digitalen Hilfsmittel am Arbeitsplatz vertrauen noch viele auf Drucker, Scanner und sogar Faxgeräte, um die tägliche Arbeit zu erledigen. So entsteht ein Arbeitsumfeld, in dem die meisten Unternehmen eine Hybrid-Methode anwenden, um digitale und Papierdokumente zu verwalten.

Warum ist das so? Laut InfoTrends gibt es zwei verschiedene Kategorien für Drucken, Scannen und Archivieren – und keine sind zukunftsorientiert. Die erste Kategorie ist „Drucken aus dem Moment heraus“, in der wir dazu tendieren, spontane Ideen oder andere Ad-hoc-Meldungen zu drucken. Die zweite Kategorie, ist eher eine „transaktionale“ Methode, in der bestimmte Abteilungen wie der Personalbereich, die Finanzabteilung oder die juristische Abteilung dazu tendieren, Drucken und Scannen als Bestandteil der täglichen Arbeitsabläufe sehen. Dazu zählen beispielsweise das Drucken von neuen Informationsblättern oder Verträgen sowie das Scannen von Kaufaufträgen.

Und es kann vielleicht noch einen anderen Grund geben. Laut des Artikels ist Papier noch die gängigste und vertrauteste Methode „Business as usual“ durchzuführen. Der Vizepräsident für Forschungen bei Gartner, Ken Weilerstein, hat weitere Erkenntnisse: „Papier ist transportierbar, universal und eine vertraute Art, Dokumente zu teilen und mit Anmerkungen zu versehen. Es ist auch leichter, lange Dokumente auf Papier als auf einem Bildschirm zu lesen.“ Weilerstein weist auch darauf hin, dass Papier immer noch als Mittel für Verträge akzeptiert wird und dass Unterschriften auf Papier noch mehr Gewicht haben als jede Art von digitaler Unterschrift.

Abschließend, und mit einer interessanten Wendung, verweist der Artikel auf die Zunahme von mobilen Geräten als eine Entwicklung, die unsere Abhängigkeit von Drucken und Scannen steigert . Die Mitarbeiter brauchen eine Möglichkeit, ihre Dokumente zu verschieben, um sie auch auf ihren mobilen Geräten aufzurufen. Die Kundenberater müssen zum Beispiel ihre PowerPoint-Präsentation scannen, um sie auf dem iPad zu nutzen oder um Kundenformulare auf ihrem Handy zur Verfügung zu haben. All das hat die Notwendigkeit, Dokumente zu digitalisieren, erhöht.

Und wohin führt uns das?

Im Artikel wird darauf hingewiesen, dass viele Unternehmen mit einem „Fast-papierlos“-Konzept arbeiten, das bedeutet, dass intern beinahe papierlos gearbeitet wird, doch außerbetriebliche Verfahren können Scannen und Drucken noch beinhalten. Zum Beispiel nutzen Unternehmen Dokumentenerfassungs-Lösungen, um Papierdokumente in digitale Versionen zu verwandeln und um diese in bestehende Abläufe zu integrieren. Das Gleichgewicht zwischen Management-Abläufen von digitalen und Papierdokumenten zu finden, hat nicht nur was mit der Papiereinsparung zu tun, sondern steigert auch die Produktivität, senkt Kosten und schafft einen neuen Wettbewerbsvorteil.

Dokumentenverwaltung, die funktioniert

Ob Ausdrucke in digitale Dokumente umgewandelt werden müssen oder der Dokumenten-Workflow verbessert werden soll, Nuance hat die Lösung, um Abläufe, Zusammenarbeit und Produktivität zu verbessern.

Learn more

Schlagwörter: ,