Mit der richtigen PDF-Software gehören Papierformulare der Vergangenheit an

Papierbasierte Formulare stellen jede Organisation vor eine Herausforderung. Vollelektronische PDF-Formulare sind eine bessere Alternative. Mit ihnen sparen Sie nicht nur Zeit, sondern auch Geld – und zwar während all ihrer Gebrauchsphasen.
Von
Ein-riesiger-Papierberg

 
Papierdokumente sind vertraut, scheinbar harmlos und schon viel zu lange im Umlauf. Kurz gesagt: Sie sind wie ein Gast, den man einfach nicht mehr loswird. Wenn man die Auswirkung, die Papierdokumente auf Organisationen haben, aus einem objektiven Winkel betrachtet, wird schnell klar, dass die Nachteile die Vorteile überwiegen. Ganz eindeutig ist es Zeit für eine bessere, dem heutigen Stand der Technik entsprechende Alternative, wie z. B. ein PDF-Konvertierungstool.

Zu ihren Vorteilen zählen, dass papierbasierte Formulare unabhängig von Hardware und Software verwendet werden können. Und sie lassen sich leicht austeilen. Darüber hinaus kann man sie per Hand unterschreiben. Und ein handunterzeichnetes Originaldokument kann ein sehr nützliches Beweismittel sein. Doch all diese Vorteile werden von den strukturellen Defiziten überschattet, die Papierdokumente in jeder Phase ihres Lebenszyklus beeinträchtigen.

Unflexibel:
Einmal gedruckt, kann man Formulare nicht mehr ändern.Will man doch etwas ändern, muss die Vorlage erneut designt und gedruckt werden. Nicht zu vergessen, dass all die überflüssigen Kopien beseitigt werden müssen.

Schwierige Bearbeitung:
Es kommt zu einem Medienbruch, wenn die erhobenen Daten von Papierdokumenten auf ein elektronisches Medium übertragen werden müssen.Der Vorgang nimmt jede Menge Zeit in Anspruch und ist anfällig für Fehler. Denn Mitarbeiter müssen die Daten per Hand abtippen.

Negative Auswirkung auf die Arbeitsabläufe:
Jeder Arbeitsablauf, der von Papierformularen (bzw. den Daten, die in diesen Dokumenten enthalten sind) abhängig ist, wird durch die Fülle der zusätzlichen Arbeitsschritte verlangsamt: Dokumente müssen geortet und Daten müssen transkribiert werden, ganz zu schweigen von der Zeit, die man verschwendet, die Papierdokumente von A nach B zu schaffen usw.

Aufwendige Aufbewahrung:
Das Aufbewahren von Papierdokumenten nimmt eine Menge an Lagerplatz in Anspruch, der wiederum enorme Kosten mit sich bringen kann.

Schwer auffindbar:
Müssen Sie aufgrund eines Gerichtsverfahrens, eines Audits oder von Vorschriften ein bestimmtes Dokument unmittelbar vorlegen, dann kann man Ihnen nur noch Glück bei der Suche wünschen.Deloitte & Touche schätzt, dass ca. 25 % aller Papierdokumente eines Unternehmens einfach spurlos verschwinden.

Da ist es keine große Überraschung, dass viele Organisationen auf Alternativen zu papierbasierten Formularen zurückgreifen.Einige dieser Alternativen sind erste zaghafte Schritte weg von der Ineffizienz, die Papierdokumente verursachen, wie z. B.das Erstellen von PDF-Formularen, die dann elektronisch verteilt werden. Viele Unternehmen erstellen zudem auch Formulare mit dem PDF-Standard, was allerdings die Benutzer zwingt, PDF-Dateien in Word-Dokumente oder PDF-Dateien in Excel-Dateien umzuwandeln, die dann ausgedruckt und handschriftlich ausgefüllt werden müssen.

PDF-Software: Funktionelle Formulare:
Die beste Alternative besteht darin, das volle Potenzial des PDF-Standards auszuschöpfen. Das bedeutet, dass man sowohl die Verfügbarkeit des PDF-Formats als Mittel, das Dokument sicher und einheitlich über alle Computing-Plattformen hinweg darzustellen, als auch die Kapazität der heutigen hochentwickelten PDF-Software wirksam einsetzt. So kann jede Phase im Lebenszyklus des Dokuments elektronisch bewältigt werden – vom Design über Benutzerführung bis hin zu Distribution, Datenerfassung (Ausfüllen des Formulars), Datenverarbeitung, Speicherung und Abruf bei Bedarf.

Formulare, die mit einer PDF-Software erstellt worden sind, können auf einem beliebigen Betriebssystem angezeigt werden. Alles was dafür notwendig ist, ist ein kostenloser PDF-Reader oder ein Browser, wie z. B. Firefox oder Chrome. Interaktive PDF-Formulare können direkt auf dem Computer ausgefüllt werden. Im Anschluss daran können sie elektronisch versendet und/oder als Referenz gespeichert werden.

Wenn die wichtigen Daten mithilfe professioneller PDF-Software, wie z. B. Power PDF von Nuance, aus diesen interaktiven PDF-Dateien extrahiert und an CRM- oder HR-Systeme oder elektronische Patientenakten gesendet werden, wird das simple Formular zu einer wertvollen Quelle für Echtzeitinformationen, auf denen automatisierte Entscheidungsprozesse basieren.

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About Chris Strammiello

Chris Strammiello ist in der Document Imaging Division von Nuance für das weltweite Marketing und Global Alliances zuständig. Unter seiner Leitung hat sich der Geschäftsbereich von einem alleinigen Fokus auf Desktop-Software hin zum branchenweit vollständigsten Portfolio an Desktop-, Unternehmens- und OEM-Angeboten entwickelt. Als Nuance eCopy, Xsolutions und Equitrac übernahm, spielte Strammiello bei der Akquisition, Fusion und Integration eine strategisch wichtige Führungsrolle und unterstützte die Geschäftseinheit dabei, ihren Jahresumsatz zu vervierfachen. Bis vor kurzem war Strammiello Director of Product Management für die Productivity Division von Nuance. Dort konnte er das Wachstum und den Ausbau von Sprach- und Bildgebungstechnologien erfolgreich vorantreiben. Er kam 2000 zu Nuance und war zuvor bei Xerox Corporation tätig, wo er verschiedene Funktionen in den Bereichen Marketing und Strategie ausführte. Er besitzt einen B.S. in Marketing von der University of Connecticut.