Eine papierlose Arbeitsweise spart Ihnen Zeit und Geld und schützt zudem die Umwelt.

Das papierlose Arbeiten hat nicht nur umweltfreundliche Vorteile, sondern es spart Geld, vereinfacht Ihren Worflow und macht Ihr Unternehmen wettbewerbsfähiger. Obwohl das papierlose Arbeiten so viele Vorteile mit sich bringt, sind viele noch unsicher was ein papierloses Büro wirklich bedeutet. Viele fragen sich ob der Verzicht auf Papier in ihrem Büro überhaupt möglich wäre und ob der Wechsel eine unnötige Störung und Unterbrechung des Arbeitsalltages verursachen könnte. Die Antwort darauf lautet: Jedes Büro kann sich die papierlose Arbeitsweise aneignen, unbedeutend wie groß Ihr Unternehmen ist oder in welcher Industrie Sie tätig sind. Sobald Sie sich für das papierlose Arbeiten entschieden haben, wird es einen positiven Einfluss auf Ihr Arbeitsumfeld haben.
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Go paperless und spare geld zeit und helfe der umwelt

 
Die Papierherstellung war schon immer eine schmutzige Angelegenheit. Für die Herstellung von Papier wird mehr Wasser pro Tonne hergestellten Papiers verwendet als bei allen anderen Herstellungsverfahren. Und zudem ist der bei der Papierherstellung anfallende, giftige De-Inking-Schlamm schlichtweg abscheulich.

Tatsache ist, dass im digitalen Zeitalter der Bedarf nach Papier immer mehr schrumpft dank moderner Technologien. Nichtsdestotrotz nutzen wir weiterhin Papier. Es ist eine Gewohnheit, aus der wir ausbrechen müssen.
 

Die Alternativen

    Einige Fortschritte wurden gemacht. In den USA beispielsweise gilt seit dem 30. Juni 2000 der ESIGN Act, der eine elektronische Unterschrift als rechtlich gültig anerkennt. Nun können langwierige Immobiliengeschäfte statt in Wochen innerhalb weniger Minuten abgeschlossen werden. Das spart beiden Parteien Geld, Aufwand und sicherlich jede Menge Zeit.

    Wenn wir früher ein Paket entgegennahmen, dessen Empfang mit einer Unterschrift bestätigt werden musste, überreichte uns der Paketbote ein auf einem Klemmbrett befestigtes Formular, das wir mit einem Kugelschreiber unterzeichneten. Am Ende des Tages erreichte dieses Formular dann die Zentrale des Zustellers und verschwand dann letztlich in irgendeiner Schublade, nachdem es zuvor mindestens durch drei bis vier Hände gewandert war. Heutzutage bestätigen wir den Empfang mit einer elektronischen Signatur. Dazu überreicht uns der Paketbote ein Gerät, in das wir mithilfe eines Eingabestifts unsere Unterschrift eingeben, die unmittelbar an ein Cloud-basiertes Archivierungssystem gesendet wird. Elektronische Unterschriften werden heutzutage flächendeckend akzeptiert und sind allmählich zu einem festen Bestandteil der Geschäftskultur geworden. Und Sie nehmen daran teil jedes Mal, wenn Sie kontaktlos per Kredit- oder Debitkarte bezahlen.

    Und genauso kann es auch in einem modernen Büro zugehen. Wenn ein Mitarbeiter ein Dokument auf dem Computer erstellt, gibt es eigentlich keinen Grund, dieses Dokument auszudrucken. Es kann elektronisch gespeichert, versendet und zugestellt werden, damit ein anderer es lesen, darauf antworten und es auf seinem Computer speichern kann, ohne dass auch nur ein einziges Blatt Papier dafür benötigt wird.
     

    Gilt das auch für mein Büro?

      Aber natürlich! Eine papierlose Arbeitsweise verschafft Ihnen gegenüber Ihren Wettbewerbern einen enormen Vorteil. Sie arbeiten effizienter und sparen Geld und Zeit.

      1. Als erster Schritt sollten Sie in Betracht ziehen, SaaS (Software as a Service) einzusetzen, statt sich eine brandneue Software anzuschaffen. Dieses relativ neue Konzept ist ein Cloud-basierter Service, bei dem die Software von einem externen Anbieter zentral betrieben wird. Der Vorteil ist, dass keine etlichen einzelnen Upgrades und Updates durchgeführt werden müssen. Darüber hinaus entfällt die Herstellung der Verpackung und die Zustellung wird zudem überflüssig, was Kraftstoff und andere Transportkosten spart. Außerdem wird Energie gespart, da keine einzelnen Kopien hergestellt werden müssen. Die unzähligen ausgedruckten – vermutlich nie gelesenen – Handbücher gehören ebenfalls der Vergangenheit an.
      2. Wenn Sie die SaaS-Version Ihres Wortverarbeitungs- oder Tabellenkalkolationsprogramms auf dem Computer öffnen, werden Sie keinen Unterschied bemerken. SaaS, auch erhältlich als Unternehmenssoftware-Lösungen (Enterprise Software Solutions), wird für viele verschiedene Produkte von zahlreichen Herstellern angeboten und ist heutzutage die erste Wahl für neue Installationen.
      3. Als nächstes sollten Sie PDF-Lösungen (Portable Document Format-Lösungen) in Betracht ziehen, beispielsweise die PDF-Lösungen von Power PDF. Sie gehören zu den umfassendsten und benutzerfreundlichsten PDF-Lösungen, die auf dem Markt erhältlich sind. Archive können digitalisiert werden, während auf ein direktes Projekt, einen andauernden Prozess oder einzelne Dokumente zugegriffen werden kann. Man muss nur das Originaldokument einscannen (die meisten Drucker bieten eine integrierte Scan-Funktion) und die OCR-Software (Optical Character Recognition Software) wandelt es in ein archivarisches Textdokument um.
      4. Dokumentensicherheit bewahrt die Integrität des originalen Dokuments; allerdings können Kopien erstellt und das Dokument kann immer wieder neu verwendet werden für einmalige Zwecke. Das Einscannen mithilfe einer PDF-Software mit integrierter OCR-Funktion macht die Dokumentenverwaltung und -digitalisierung einfach und erleichtert ebenfalls das Teilen von Dokumenten erheblich.
      5. Letztlich könnten alle Papierdokumente geschreddert und recycelt werden, da elektronische Kopien Ihnen jederzeit und überall zur Verfügung stehen. Stellen Sie sich mal vor, wie viel Lagerplatz im Büro Sie zurückerobern oder wie viel Lagerkosten Sie einsparen würden! Die Einsparungen würden die Kosten für das Projekt abdecken und die reduzierten Kosten könnten als Gewinn realisiert werden.
      6. Ganz gleich, ob Sie Produkte, Informationen oder Dienstleistungen anbieten, eine papierlose Rechnungsstellung und Belegserstellung sollten leicht zu implementieren sein. Dann in Kombination mit der bereits erwähnten elektronischen Signatur sollte der gesamte Prozess papierlos werden. Die Person, die die Signatur einholt, ist die einzige menschliche Schnittstelle im gesamten Prozess.

       

      Realitätscheck

        Man darf die Umstellung auf papierlose Arbeitsweisen nicht als Kapitalaufwand betrachten, sondern als wirtschaftlichen Kurswechsel, der zur Reduzierung der Kosten, Straffung der Organisation und Vereinfachung der täglichen Prozesse führt, was zur Folge hat, dass wir unsere Aufgaben schneller, effizienter und kostengünstiger verrichten können.

        Kurz gesagt: Ein papierloses Büro ist auch aus psychologischer Sicht beruhigender. Denn zu wissen, dass sich enorme Papierberge auf unserem Schreibtisch befinden, kann entmutigend sein und letztlich dazu beitragen, dass wir gar nicht mehr ins Büro gehen wollen.

        In einem papierlosen Büro geht es deutlich organisierter zu und man hat das Gefühl, so viel mehr schaffen zu können. Wo würden Sie lieber arbeiten?

        Sources:

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