Welche einfachen Unternehmenslösungen können Kosten bis zu 30% reduzieren?

Vielen Menschen sind sich nicht bewusst über die versteckten Kosten des Papierverbrauches im Büro. Dabei hat eine neue Studie des IDC herausgefunden, dass eine Digitalisierung Ihrer Dokumente Ihre Kosten bis zu 30% senken kann. Digitale Dokumente erhöhen nicht nur Ihrem Umsatz, sondern führen auch zu akkurateren Ergebnissen und einer Optimierung Ihrer Arbeitsabläufe. Im Artikel von Jeff Segarra können Sie mehr erfahren über die überraschenden Vorteile, die eine Digitalisierung mit sich bringt.
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blonde frau füllt ein formular an der rezeption aus

Wussten Sie, dass etwa ein Viertel aller Unternehmensdokumentationen, die verloren gehen, nie wieder auftauchen? Dies war das schockierende Ergebnis einer Forschung, die von Deloitte & Touche durchgeführt wurde. In den folgenden Punkten möchten wir Ihnen zeigen, wo Ihr Unternehmen möglicherweise Geld verschwendet und wie man diese Probleme minimieren kann.

Eine überwiegende Mehrheit von Unternehmen beginnt mit einem Formular, wenn neue Prozesse eingeleitet werden. Dies geht über Antragsformulare für Verträge bis hin zur Buchung des Jahresurlaubs.

In Branchen mit umfangreichen Dokumentationspflichten, etwa dem Gesundheitswesen in Anwaltskanzleien oder bei Finanzdienstleistern, kommen Berge an Papier zusammen und auch vom Gesetzgeber gibt es meist vorgeschriebene Formulare. Ärzte wenden pro Tag durchschnittlich vier Stunden pro Tag für Dokumentationsaufgaben auf. Dies hat eine Studie von HIMSS Europe (Healthcare Information and Management Systems Society), unterstützt von Nuance Healthcare ergeben. Über 20 Prozent der Personalkosten für Ärzte und Pfleger werden dabei durch Dokumentationspflichten verursacht.

Aus mehreren Gründen verlassen sich viele Unternehmen immer noch auf Papier, da es unterzeichnet werden kann – wenn es um Rechtsfragen geht, ist ein handsigniertes Original ein guter Beweis. Wer Papier verwendet, benötigt auch keine IT-Infrastruktur. Sie sind unabhängig von Hard- und Software und kann einfach untereinander geteilt werden.

 

Diese offensichtlichen Vorteile bringen jedoch große Nachteile mit sich. Papierformulare sind sehr unflexibel und können nur bedingt bearbeitet werden. Darüber hinaus sind Daten auf Papier nur schwer zu verarbeiten. Egal wie der Prozess abläuft, es ist anfällig für Fehler und die Qualität der Daten ist meist nicht optimal. In einer Umfrage von The Data Warehousing Institute (TDWI) und emagixx, waren nur 36% von 108 deutschen Unternehmen mit der eigenen Datenqualität zufrieden.

Eine elektronische Verarbeitung von Daten ist nicht notwendig, Papierformulare bringen jedoch noch viele weitere Probleme. Die Archivierung von Papierdokumenten nimmt enorme Mengen an Platz in Kauf, was Unternehmen noch mehr Kosten verursacht. Die Association for Information and Image Management (AIIM) schätzt, dass die Archivierung eines Papierdokuments mit ca. 20 Euro zu Buche schlägt. Der Zeitbedarf, ein verlegtes Dokument wieder zu finden, verursacht im Durchschnitt Kosten von rund 120 Euro. Der Aufwand, verlorene Dokumente wieder zu beschaffen oder zu ersetzen, beläuft sich laut AIIM auf 220 Euro. Dies hat ernsthafte Folgen, wie eine Befragung von IDC von über 1.500 IT-Verantwortlichen ergab:5 Mehr als 75 Prozent der Teilnehmer gaben an, dass mangelhafte Dokumentationsprozesse in ihrem Unternehmen in den vergangenen fünf Jahren zu ernsthaften Geschäftsrisiken oder Compliance-Problemen geführt hätten.

Am besten speichert man aber das Formular im PDF-Format ab, da dies auf allen gängigen Betriebssystemen korrekt angezeigt wird. Zur Darstellung und zum Ausdruck genügen kostenfreie Reader. Gängige Browser wie „Chrome“ und „Firefox“ sind ebenfalls in der Lage, PDF-Dokumente direkt anzuzeigen.

Schon heute nutzen viele Unternehmen dafür PDF-Vorlagen. Dann aber werden diese Dokumente per E-Mail, Fax oder sogar per Post an den Kunden versandt, der das Angebot ausdruckt oder kopiert, Änderungen zum Beispiel an der Zahl zu bestellender Ware vornimmt oder Artikel streicht, das Papier wieder einscannt oder kopiert und zurücksendet, wo es der Vertriebsmitarbeiter wieder in ein elektronisches System übertragen muss. Mit einem als ausfüllbares Formular gestaltetem PDF fallen alle diese Zwischenschritte weg. Der Kunde erhält das PDF per E-Mail, nimmt gegebenenfalls Änderungen in den bearbeitbaren Feldern vor, signiert digital und sendet es zurück.

Papierformulare oder Ausdrucke von PDF-Formularen bringen zudem rechtliche Probleme mit sich. Auf die Schwierigkeit, bei Behördenanfragen, Audits oder in Rechtsstreitigkeiten schnell die richtigen Dokumente beizubringen, wurde bereits hingewiesen. Aber auch unter Aspekten des Datenschutzes sind Papierformulare und Ausdrucke problematisch. Anders als bei PDF-Dokumenten lässt sich der berechtigte Nutzerkreis nicht festlegen. Jeder, der direkten physischen Zugang zu der Akte hat, oder der – ob zufällig oder absichtlich – gerade am Drucker oder Faxgerät steht, wenn das Formular ausgedruckt oder gesendet wird, hat Zugriff auf unter Umständen sensible Daten. Papierdokumente lassen sich zudem einfach stehlen oder „mitnehmen“, ohne dass dies nachweisbar wäre. Des Weiteren können PDF-Dokumente verschlüsselt werden, so dass Unbefugte sie nicht lesen können.

Kurz gesagt, beschleunigt die Digitalisierung Ihrer Daten die Kommunikation innerhalb Ihres Unternehmens. Laut IDC lässt sich so der Umsatz um 36% steigern, während die Kosten um 30% sinken. Geschäftsrisiken und rechtliche Risiken ließen sich nach Einschätzung der Analysten durch eine durchgängige elektronische Verarbeitung von Formularen um fast ein Drittel senken.

Sources:

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