Wie PDF-Tools die Sicherheit und Produktivität in Kanzleien verbessern können

Die vor Kurzem veröffentlichte Ergebnisse der ILTA 2015 Technology Umfrage haben gezeigt, dass Kanzleien sich heutzutage Technologielösungen wünschen, die ihnen zu einer gesteigerten Produktivität und gleichzeitig zu einer erhöhten Sicherheit verhelfen können.
Von
Verbessern Sie Produktivität und Sicherheit in der Rechtsbranche mit leistungsstarken PDF-Tools.

 
In der Rechtsbranche haben sich die Machtverhältnisse eindeutig neu verteilt. Mandanten haben seit der Rezession 2007–2008 die Kontrolle übernommen (obwohl viele der Meinung sind, dass dieser Trend bereits vorher begonnen hat). Mandanten fordern immer bessere Dienstleistungen zu geringeren Kosten. Sie zögern auch nicht lange, zu den Kanzleien zu wechseln, die diese Forderung erfüllen können.

Kanzleien wünschen sich daher eine Technologie, mit der Sie die Effizienz steigern, Kosten verringern und neue Möglichkeiten gewinnen können, um außerordentliche juristische Dienstleistungen zu erbringen. Dadurch dass die meisten Kanzleien mit einer enormen Menge an Dokumenten arbeiten, können beispielsweise bewährte Dokumentenmanagementlösungen die papierbasierten Prozesse automatisieren, den Kostendeckungsgrad steigern und Compliance-Bemühungen verbessern. Ein weiterer Vorteil ist, dass diese Neuerungen einen Mehrwert bringen, der an die Mandanten weitergereicht werden kann – also eine echte Win-win-Situation für Kanzlei und Mandant.

Aus Sicht der Rechtsbranche muss eine Technologielösung Folgendes bieten können: Benutzerfreundlichkeit und Sicherheit.

Das klingt alles recht nett, doch genügt nicht irgendeine Technologielösung. Da Kanzleien das Beste aus bereits existierender Technologie herausholen oder eine neue Lösung implementieren möchten, haben viele Bedenken hinsichtlich Benutzerakzeptanz und Gesamtsicherheit. Konkret bedeutet dies, dass sie Anwendungen und Systeme benötigen, die nachweislich die Produktivität der Mitarbeiter verbessern und zudem die vertraulichsten Daten schützen. Mit anderen Worten: Sie brauchen eine extrem sichere Technologie, die den Benutzern dabei hilft, ihre Arbeit zu erledigen.

Die vor Kurzem veröffentlichten Umfrageergebnisse der ILTA 2015 Technology Survey belegen diese Ansichten. Laut Umfrage haben 42 % der Befragten angegeben, dass „Sicherheit/Risikomanagement“ zu den Top 3 Technologiefragen in ihrer Kanzlei zähle – weitaus eine der größten gewählten Herausforderungen. Zudem haben 31 % der Kanzleien berichtet, dass „das Gleichgewicht zwischen Sicherheit und Benutzerfreundlichkeit“ eine der größten Sicherheitsherausforderungen sei. Und schließlich als es um den Einsatz von Technologie, wie z. B. cloudbasierte Technologie, ging, haben 44 % ausgesagt, dass Sicherheit ihre Hauptsorge sei.

Ganz eindeutig haben Benutzerfreundlichkeit/Sicherheit oberste Priorität. Es muss aber keine Entweder-Oder-Entscheidung sein. Zu nennen wäre beispielsweise moderne PDF-Technologie. PDF-Tools sind in der Rechtsbranche besonders beliebt, da sie ein so viel effektiveres Dokumentenmanagement ermöglichen. PDF-Technologien steigern die Produktivität, indem sie ermöglichen, dass Beschäftigte in der Rechtsbranche produktiver arbeiten, und die wichtigsten Arbeitsabläufe und Prozesse unterstützen: Vertragsprüfung und Redlining, E-Discovery, Überprüfung von Privilegien, E-Filing etc.

Zugleich können die besten PDF-Lösungen der Kanzlei dabei helfen, die höchsten Sicherheitsanforderungen zu erfüllen. PDF-Tools können papierbasierte Rechtsdokumente und Schriftsätze in sichere PDF-Dokumente umwandeln. So wird gewährleistet, dass vertrauliche Informationen nicht in die falschen Hände gelangen. Darüber hinaus können Benutzer die PDF-Dokumente mit einem Passwort schützen, die Zugangsberechtigung kontrollieren und festlegen, wie ihre Dokumente gesehen, gedruckt und geändert werden. Einige PDF-Tools, wie z. B. Nuance® Power PDFbieten sogar hochentwickelte Schwärzungsfunktionen, um Dokumente mit sensiblen Daten geschützt und sicher zu teilen.

Bearbeitung und Aufbereitung sind die wichtigsten Aspekte in der Rechtsbranche. Und immer mehr Kanzleien entscheiden sich für PDF-Tools, die ihnen diese Funktionen bieten können. Dies kann ein Grund dafür sein, dass die Umfrage von ILTA ergeben hat, dass in der Kategorie „Lösung zum Bearbeiten und Aufbereiten von PDF-Dateien“ Nuance Power PDF um das Siebenfache (auf 15 %) gestiegen ist, während andere Anbieter sogar Marktanteile verloren haben.

Neben PDF-Tools gibt es weitere Technologien, die Kanzleien und Anwaltsfirmen verwenden können, um die gleichen Ziele hinsichtlich Produktivität und Sicherheit zu erreichen. Lösungen zur Kostendeckung, Dokumentenerfassung, zum Druckmanagement und sogar mobile Lösungen. Sie sind alle speziell auf Benutzerfreundlichkeit und Sicherheit ausgerichtet und dafür entwickelt, selbst die größten Herausforderungen einer Kanzlei zu meistern.

Sources:

Nuance Tools für das Rechtswesen

Erfahren Sie, wie Kanzleien sowohl Produktivität als auch Gesamtsicherheit verbessern können.

Learn more

Schlagwörter: , ,

About Chris Strammiello

Chris Strammiello ist in der Document Imaging Division von Nuance für das weltweite Marketing und Global Alliances zuständig. Unter seiner Leitung hat sich der Geschäftsbereich von einem alleinigen Fokus auf Desktop-Software hin zum branchenweit vollständigsten Portfolio an Desktop-, Unternehmens- und OEM-Angeboten entwickelt. Als Nuance eCopy, Xsolutions und Equitrac übernahm, spielte Strammiello bei der Akquisition, Fusion und Integration eine strategisch wichtige Führungsrolle und unterstützte die Geschäftseinheit dabei, ihren Jahresumsatz zu vervierfachen. Bis vor kurzem war Strammiello Director of Product Management für die Productivity Division von Nuance. Dort konnte er das Wachstum und den Ausbau von Sprach- und Bildgebungstechnologien erfolgreich vorantreiben. Er kam 2000 zu Nuance und war zuvor bei Xerox Corporation tätig, wo er verschiedene Funktionen in den Bereichen Marketing und Strategie ausführte. Er besitzt einen B.S. in Marketing von der University of Connecticut.