Die richtigen PDF- & OCR-Tools sorgen für akkurates Predictive Coding

Predictive Coding bietet dem Rechtswesen enorme Vorteile. Allerdings müssen die dafür notwendigen Lösungen zur Dokumentenkonvertierung sorgfältig ausgewählt werden. Denn ansonsten riskieren Agenturen und Kanzleien, dem sogenannten GIGO (Garbage in, Garabage out) zum Opfer zu fallen.
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Blonde Dame schaut in einen iMac-Bildschirm

 
Bei LegalTech drehte sich diese Woche mal wieder alles um die E-Discovery mit dem Fokus auf Predictive Coding. E-Discovery ist im US-Recht ein Bestandteil eines Beweisermittlungsverfahrens und sieht vor, dass der Gegenseite auf Anforderung umfangreiche Unterlagen, darunter auch elektronische Daten, bereitgestellt werden.

Für diejenigen, denen der Begriff „Predictive Coding“ nichts sagt: Es handelt sich dabei um eine maschinell lernende Technologie, die mittels einer Kombination aus Stichwortsuche, natürlicher Sprachverarbeitung (Natural Language Processing, NLP), Datenfilterung und Stichprobenentnahme die Phase der Dokumentensichtung während der Discovery automatisiert. Ziel von Predictive Coding ist es, die Anzahl der elektronischen Dokumente zu verringern, die manuell gesichtet werden müssen, um zu entscheiden, ob sie für einen bestimmten Fall relevant sind oder nicht. Im Rechtswesen ist dies enorm wichtig, wenn man bedenkt, wie schnell das Volumen der elektronisch gespeicherten Informationen zunimmt und auch weiterhin zunehmen wird.

Uns fiel besonders ein Kommentar in einer großen Anzahl an Tweets auf: „95 % der Fälle sind zu klein für Predictive Coding.“

Dieses Zitat, das aus dem Zusammenhang gerissen wurde, ist mehrdeutig. Zum einen könnte der Autor gemeint haben, dass Predictive Coding für kleinere Fälle zu leistungsstark ist – gemäß dem Motto: Man tötet keine Ameise mit einem Vorschlaghammer. Zum anderen könnte er aber auch gemeint haben, dass die Predictive Coding-Technologie für die meisten Fälle einfach noch nicht ausgereift genug ist.

Wie auch immer das Zitat ausgelegt wird, es macht eine Sache ziemlich deutlich: Technologie muss dem Unternehmen dienen, und es nicht treiben. In unserem Eifer, Produktivität und Effizienz durch Technologien steigern zu wollen, neigen wir dazu, das Offensichtliche zu übersehen, und vergessen zu hinterfragen, ob eine bestimmte Lösung überhaupt Sinn macht aus der unternehmerischen Perspektive.

Zu diesem Thema gehört auch die Überlegung, ob einige der Kernlösungen zur Dokumentenverarbeitung, die schon seit eh und je im Einsatz sind, dem Unternehmen sogar schaden, da sie weitere Probleme in das Discovery-Verfahren einschleusen und somit der Produktivität im Wege stehen und unvorhersehbare Kosten zur Folge haben.

Hier ein Beispiel: PDF und OCR sind enorm wichtige Technologien zur Verarbeitung von elektronisch gespeicherten Informationen (Electronically Stored Information, ESI). Sie haben eine große Auswirkung auf den Erfolg von neueren Technologien, wie z. B. Predictive Coding, für die es eine Grundvoraussetzung ist, dass die im Dokument enthaltenen Daten akkurat sind. PDF- und OCR-Tools legen den Grundbaustein dafür, dass Bilder und Papierdokumente präzise in digitale Dokumente, die man durchsuchen kann, umgewandelt werden. Wenn die PDF- und OCR-Lösungen nicht für das Rechtswesen ausgelegt sind, können sie Fehler einschleusen, was wiederum zur Folge hat, dass neuere Technologien, wie das Predictive Coding, nicht erfolgreich angewendet werden können und der Coding-Prozess nutzlos ist. Wenn nun also diese Lösungen, die ja den Grundbaustein für alle weiteren Prozesse bilden, von denen Sie sich erhoffen, dass sie Ihr Unternehmen vorantreiben, nicht in der Lage sind, den Anforderungen gerecht zu werden, verschwenden Sie bestenfalls Ressourcen, verhindern Produktivität, Effektivität und ruinieren schlimmstenfalls den Ruf Ihrer Organisation.

Ziehen Sie derzeit Lösungen zur E-Discovery in Erwägung? Falls ja, empfehlen wir Ihnen dringend, dass Sie auch Ihre aktuellen PDF- und OCR-Tools berücksichtigen, damit Ihre Bemühungen nicht dem GIGO (Garbage in, Garbage out) zum Opfer fallen.

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