PDF/A-Datei – Was ist das? Wann benutze und wie erstelle ich eine?

Man kann es Ihnen wohl kaum verübeln, dass Sie annehmen, Ihre digitalen Dateien wären für alle Ewigkeit unverwundbar und sicher, weil sie in der Cloud gespeichert sind, wo sie vor jeglichen Gefahren geschützt sind. Leider ist das nur die halbe Wahrheit. Mit dem Wandel der digitalen Umgebung können Ihre Dokumente praktisch unbrauchbar werden, was vor allem bei Rechtsdokumenten oder langjährigen Geschäftsverträgen besorgniserregend ist. Glücklicherweise gibt es eine Lösung, mit der Sie Ihre Dokumente für die Zukunft sichern: und zwar im PDF/A-Format.
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Geschäftsleute, die Finanzdaten auf einem digitalen Tablet prüfen

 
Seit seiner Entwicklung vor knapp einem Vierteljahrhundert hat das Portable Document Format (besser bekannt als PDF) die Art und Weise revolutioniert, wie wir Menschen digitale Informationen erstellen, speichern, teilen und bearbeiten. Durch Beibehaltung von Layout, Schrift, Grafik und weiteren Merkmalen des Originaldokuments – ganz gleich, auf welchen Geräten es geöffnet wird – hat das PDF-Format das Teilen von Dokumenten insbesondere benutzerfreundlich und intuitiv gemacht. Aber was wäre, wenn Sie auf Ihre alten Dokumente nicht mehr zugreifen können aufgrund von technologischen Fortschritten und Formatänderungen?

Für sowohl private als auch geschäftliche Nutzer besteht die Wahrscheinlichkeit, dass dieser Fall eintritt und dass sie nicht mehr auf wichtige Informationen zugreifen können. Während Papierdokumente in der Regel nutzbar sind, bis das Papier selbst zersetzt, können kleinere technische Änderungen (wie beispielsweise die Abschaffung einer bestimmten Option oder eines bestimmten Formats) in Zukunft zur Folge haben, dass digitale Dokumente nicht mehr gelesen werden können. Das liegt daran, dass nicht alle PDF-Dateien vollkommen unabhängig sind und Optionen, die zum Zeitpunkt der Erstellung festgelegt wurden, wie beispielsweise die Verschlüsselung oder Font-Verlinkung (Features, die von Faktoren außerhalb einer bestimmten Datei abhängen), ein Dokument für künftige Veränderungen anfällig und es möglicherweise für die Verwendung als Archivierungskopie unsicher machen.

Zum Glück gibt es eine Lösung für dieses Problem: PDF/A.
 

Was ist eine PDF/A-Datei?

    PDF/A ist ein bestimmtes Dateiformat, das zur PDF-Familie gehört und speziell dafür entwickelt wurde, digitale Dokumente für die zukünftige Verwendung zu bewahren. Mit anderen Worten: Das PDF/A-Format dient dem Zweck, dass ein Originaldokument selbst in der Zukunft unter Verwendung einer Vielzahl von Software-Tools, die zu jenem Zeitpunkt verfügbar sein mögen, noch genauso angezeigt wird wie zum Zeitpunkt seiner Erstellung. Was ist der Unterschied zu einer normalen PDF-Datei?

    • PDF/A-Dateien sind vollkommen unabhängig – Wenn sie geöffnet werden, sind sie von anderen Einstellungen oder Tools unabhängig. Alle benötigten Informationen (z. B. Schrift, Farbe, Bilder), damit der Inhalt korrekt angezeigt wird, sind in der Datei selbst enthalten.
    • Alle Schriftarten sind eingebettet – Dies ist besonders wichtig, da die in der Datei enthaltenen Schriftarten in der Zukunft möglicherweise nicht mehr verfügbar sind. Daher ist es essenziell, dass die in einer PDF/A-Datei verwendeten Schriftarten lizenziert sind für eine unbegrenzte und unbestimmte Nutzungsdauer.
    • Verschlüsselung ist nicht möglich.
    • Verlinkungen zu externen Dokumenten oder Webseiten sind nicht möglich, da es unwahrscheinlich ist, dass diese sich zu einem späteren Zeitpunkt noch an derselben Stelle befinden.
    • Bildkompression ist eingeschränkt, um Kompatibilität zu gewährleisten.

     

    Wann sollte ich das PDF/A-Format nutzen?

      Sie sollten das PDF/A-Format immer dann benutzen, wenn Sie ein Dokument erstellen, speichern oder teilen möchten, das für viele Jahre bewahrt werden muss. Dies ist beispielsweise bei Geschäftsverträgen und -vereinbarungen, Geschäftsbedingungen, Gerichtsdokumenten und wichtigen Dokumenten von historischem Interesse der Fall. Für Privatpersonen könnte dies zum Beispiel für Familienfotoalben, Erinnerungsstücke sowie Rechtsdokumente gelten.

       

      Wie erstelle ich eine PDF/A-Datei mit Power PDF

        Dies mag sich vielleicht etwas kompliziert anhören, doch die Erstellung ist im Wesentlichen ziemlich einfach, vor allem, wenn Sie Power PDF von Nuance dafür verwenden. Befolgen Sie einfach die untenstehenden Schritte, um ein PDF/A-Dokument mit der Software zu erstellen:

        1. Öffnen Sie als erstes den „PDF Create Assistant“. Das können Sie tun, indem Sie auf das Windows Startmenü (bzw. das Startmenü beim Mac) klicken und dann auf „Alle Programme“. Suchen Sie den Nuance Power PDF Programmordner und klicken Sie dann auf „Assistent erstellen“.

        2. Klicken Sie in dem Fenster, das sich öffnet, auf die Schaltfläche „Profile“.

        3. Klicken Sie auf das Drop-down-Menü, das neben „kompatibel mit“ erscheint und wählen Sie die verfügbare PDF/A-Option. Links davon, wählen Sie die für dieses Dokument gewünschte Qualität.

        4. Klicken Sie dann zur Erstellung der Datei auf „OK“. Die erstellte Datei entspricht dem PDF/A-1B Standard.

        Testen Sie jetzt Power PDF von Nuance gratis, um sich mit dem PDF/A-Formt vertraut zu machen – dem Format, das die Zeit überdauern wird.

        Sources:

        PDF/A ganz leicht erstellen

        Power PDF von Nuance erleichtert die Erstellung einer PDF/A-Datei, die die Zeit überdauern wird. Testen Sie das Tool jetzt gratis.

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