Regierungsarbeiter – und Workflows – machen mobil

Aufgrund der Erwartungen der Arbeitnehmer der Generation Y gemeinsam mit der rasant steigenden Popularität der mobilen Geräte und Applikationen sehen sich die Behörden gezwungen, ihre dokumentenbasierten Arbeitsprozesse mobil zu machen. Der Lohn wird die Mühe wert sein.
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Zwei auflebende Trends verwandeln den Charakter des britischen Arbeitsplatzes und der Behörden, ob national oder lokal, niemand bleibt verschont.

Einer der Trends ist demografisch: Die Generation Y wird bald den Personalbestand in Großbritannien beherrschen. Laut einer Umfrage von PwC’s 14th Annual Global CEO Survey,wird bis 2020 die internationale Belegschaft zu 50 % aus der Generation Y bestehen.

Der zweite Trend ist technologisch: Mobile Geräte und Applikationen werden schnell zur Selbstverständlichkeit von Arbeitnehmern (die natürlich zugleich auch Verbraucher sind) und es wird erwartet, dass sie jede Aufgabe ausführen können. Laut Comscores Global Mobile Report besitzen 91 % der Generation Y ein Smartphone im Vereinigten Königreich.

Es ist nicht schwer zu erkennen, wie die Zusammenwirkung dieser Trends, sich auf die Behörden auswirken wird. Sie müssen die Forderungen der Wähler (Privatpersonen, Unternehmen oder andere Organisationen), dass Informationen in den Händen der Regierung zu jeder Zeit und an jedem Ort zugänglich und nutzbar gemacht werden, erfüllen. Zeitgleich wird die jüngere Generation der Regierungsmitarbeiter darauf bestehen, neue Wege zu finden — mobile Wege — um Informationen zu erstellen, anzuwenden und zu teilen.

Dies kann eine gewaltige Herausforderung darstellen, betrachtet man die historisch langsame Reaktion der Behörden, wenn es um Generationenverschiebung geht. Genauso wie die Umstellung von papierbasierten zu automatisierten Prozessen. Die grundlegende Veränderung hin zu mobilem Zugang und der Ausführung von dokumentenbasierten Arbeitsprozessen zu ignorieren, ist jedoch keine Lösung.
 

Neue Mittel zur Unterstützung der neuen Standards

    Was sollte eine zukunftsorientierte Behörde tun? Zuerst muss man die Veränderung, inwiefern die Arbeitsabläufe funktionieren, erkennen und erfassen. Dann stattet man die Mitarbeiter mit mobilen Geräten, Apps und Dienstleistungen, die für die neue „Arbeitsnormen“ notwendig sind, aus.

    Ein neues Nuance White Paper, “Securing, Automating, and Mobilizing Government Workflows,”diskutiert, inwiefern sowohl Wähler als auch Regierungsmitarbeiter davon profitieren würden, wenn dokumentenbasierte Arbeitsabläufe in eine mobile Umgebung integriert werden würden. Zu nennen sind:

    • Die Nutzung von mobilen Geräten (wie z. B. Tablets, Smartphones und Laptops), um rechnerferne Daten oder von einem Wähler bereitgestellte Informationen zu erfassen
    • Unterstützende Spracherkennung, um gesprochene Informationen in mobiler, elektronischer Form zu erfassen
    • Das Einbeziehen von Papierdokumenten in einen Arbeitsablauf mit einer Smartphone- oder Tabletkamera (anstelle eines Scanners)
    • Die Freistellung von Mitarbeitern, das Büro verlassen zu können, um einen Wähler zu treffen, um besseren und effektiveren Service zu bieten

    Produktivitätsanwendungen, die für eine mobile Nutzung optimiert sind, wie z. B. das NSi Mobile von Nuance, bieten andere wichtige Funktionen. Darunter sicheres Hochladen von Dateien oder Daten zu einer Business-Anwendung, ferne Fertigstellung von Geschäftsformularen und sicheres.

    Mobile Lösungen für die Arbeit sind genau das, was die aufstrebenden Mitarbeiter der Generation Y erwarten. Sie verkörpern eine wichtige Rolle, indem sie den Behörden helfen, ihre Mitarbeiter anzuwerben, zu behalten und zu motivieren. Aber das Mobilisieren von dokumentbasierten Arbeitsabläufen ist auch notwendig, um andere Ziele in Agenturen zu erreichen: wie z. B. den Service für Wähler zu verbessern sowie denjenigen die Leistungsfähigkeit und Produktivität zu zeigen, die sie beaufsichtigen und finanzieren. Wie auch immer man es sehen will, „mobil zu machen“ ist Teil der Entwicklung.

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