Was versteht man unter Schwärzen und warum fördert es die Dokumentensicherheit?

Ganz gleich, ob Regierungsbehörden, Anwaltskanzleien, Banken oder Wirtschaftsunternehmen - dafür zu sorgen, dass vertrauliche Informationen nicht in die falschen Hände gelangen, spielt überall eine wichtige Rolle, kann aber jede Menge Zeit und Aufwand kosten. Und dazu kommt noch, dass die Anzahl an Dokumenten, die jeden Tag in Unternehmen im Umlauf sind, sich drastisch vermehrt hat, wodurch das Risiko erhöht wird, dass sie den beabsichtigten Empfängerkreis verlassen. Zum Glück gibt es die Möglichkeit des elektronischen Schwärzens, womit sichergestellt wird, dass Sie diese Herausforderungen schnell und effektiv meistern.
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Anwältin, die sich in einer Bibliothek auf einen Fall vorbereitet, macht vertrauliche Informationen in dem Dokument mittels eines Schwärzungstools auf Ihrem Laptop unkenntlich.

Sowohl für Unternehmen als auch Privatpersonen ist es keine Seltenheit, Dokumente, die vertrauliche Informationen enthalten, mit anderen zu teilen. Nehmen wir das Beispiel eines Arztes, der auf einer Konferenz Daten und Informationen über seine Arbeit vorstellt. Er müsste selbstverständlich jegliche Daten oder Namen, die den Patienten identifizieren könnten, entfernen. Aber auch in anderen Bereichen und Branchen besteht der Wunsch beim Teilen von Dokumenten, vertrauliche Informationen unkenntlich zu machen; Anwälte zum Beispiel, die Informationen über einen Fall mit den anderen Parteien austauschen.

Diese Daten per Hand zu schwärzen, würde sehr viel Zeit und Aufwand in Anspruch nehmen. Denn schließlich müsste das gesamte Dokument von Anfang bis Ende bearbeitet werden, um jedes zu entfernende Wort ausfindig zu machen, und obendrein handelt es sich oft nicht nur um ein Dokument, sondern um etliche. Aber hat man wirklich die Zeit dafür? Dennoch ist es etwas, das absolut notwendig ist, um in diesen Situationen sicherzustellen, dass streng vertrauliche Informationen nicht enthüllt und zusätzlich die geltenden Datenschutzrechte nicht verletzt werden. Zum Glück gibt es eine viel leichtere und effektivere Möglichkeit, vertrauliche Informationen aus einem Dokument zu entfernen: Schwärzungssoftware.

Was versteht man unter Schwärzen?

Unter Schwärzen versteht man die Unkenntlichmachung von Textpassagen aus Sicherheitsgründen oder zur Einhaltung von gesetzlichen Bestimmungen. Heute werden Texte in der Regel auf digitale Weise geschwärzt, indem schwarze Balken über den Text gelegt werden. Es versteht sich von selbst, dass die Schwärzung auf eine Art und Weise passieren muss, sodass der Original-Text keinesfalls enthüllt werden kann.

Warum fördert Schwärzen die Dokumentensicherheit?

Wie die jüngsten Ereignisse gezeigt haben, kann die Welt der Politik, Spionage und nationalen Sicherheit von Informationen ins Wanken gebracht werden, die für die Öffentlichkeit nicht angemessen geschwärzt waren. Als das FBI vor kurzem dem Weißen Haus Dokumente vorlegte, darunter auch eine angebliche geheime russische Akte, die skandalöse Informationen beinhaltete, die den designierten Präsident Donald Trump betrafen, sollten in allen Kopien alle vertraulichen Informationen, d. h. die Namen der Informanten in Russland, die die Informationen bereitstellten, geschwärzt worden sein. Dennoch geriet eine ungeschwärzte Kopie in die Hände der Medien und wurde dann vollständig auf BuzzFeed veröffentlicht, wodurch die Sicherheit der zuvor verborgenen Informanten beeinträchtigt wurde.

Schwärzung geht in der Regel nicht mit einem derartigen Drama einher, dennoch ist es für viele Unternehmen unerlässlich, vertrauliche Passagen ordnungsgemäß unkenntlich zu machen.

PDF-Schwärzungstools

Zum Glück ermöglichen es Ihnen Schwärzungstools, wie beispielsweise Power PDF von Nuance, Textpassagen in PDF-Dateien und anderen Dokumenten schnell und sicher zu schwärzen. Mit einem Schwärzungstool können Sie die unkenntlich zu machenden Informationen auf verschiedene Weise bestimmen.

Power PDF ermöglicht es Ihnen, mehrere zu schwärzende Passagen oder Daten ganz einfach zu markieren, die Schwärzungsmarker zu positionieren und dann anschließend die Schwärzung durchzuführen, um diese Daten und Informationen dauerhaft und unwiderruflich zu entfernen. Selbstverständlich nimmt es, wenn Sie mit einem komplexen Dokument oder einer Fülle an Dokumenten zu tun haben, jede Menge Zeit in Anspruch, sämtliche vertrauliche Informationen unkenntlich zu machen, und ist ebenfalls sehr anfällig für menschliche Fehler.

Die PDF-Schwärzung mittels der Lösung von Nuance ermöglicht es Ihnen, den Schwärzungsvorgang zu automatisieren, indem Sie das Dokument auf ein bestimmtes Wort oder einen oder mehrere bestimmte Sätze durchsuchen, wodurch gewährleistet wird, dass Sie keine einzige zu schwärzende Stelle übersehen. Was sich ebenfalls bei der Nutzung von Power PDF häufig als äußerst nützlich erweist, ist die Funktion „Sieht aus wie Suchmuster“, mit der Sie bestimmte Arten von Informationen, wie beispielweise Telefon- oder Kreditkartennummern, bestimmen können, um diese finden und unkenntlich machen zu können.

Selbst mit dieser Methode kann der Schwärzungsprozess eine Weile in Anspruch nehmen, wenn Sie mehrere PDF-Dateien, beispielweise komplexe juristische Dokumente, bearbeiten müssen. Da kann Ihnen ein Schwärzungstool behilflich sein, denn es kann dafür genutzt werden um mehrere Dokumente gleichzeitig zu schwärzen, was den Zeitaufwand erheblich verringert.

Während das digitale Zeitalter viele neue Bedrohungen im Hinblick auf Sicherheit und Vertraulichkeit mit sich gebracht hat, hat es ebenfalls dazu beigetragen, dass einige elegante Lösungen zum Schutz der Dokumentensicherheit für alle Organisationen entwickelt wurden. Ganz gleich, ob Sie in einer Anwaltskanzlei oder einer Behörde für die nationale Sicherheit arbeiten, es ist zu empfehlen, dass Sie von den leistungsstarken Schwärzungstools Gebrauch machen, die Ihnen zur Verfügung stehen.

Schauen Sie sich Power PDF näher an, um die Schwärzungsfunktion und andere Vorteile kennenzulernen.

Sources:

Menschliche Fehler vermeiden

Arbeiten Sie in der Regierung, Rechtsbranche oder im Gesundheitswesen, machen Sie nicht den gleichen Fehler wie Trump. Nutzen Sie Power PDF, die Schwärzungssoftware, auf die Sie sich verlassen können.

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About Brandon Most

Brandon Most ist Senior Product Marketing Manager für die Druckmanagement-Produkte von Nuance Document Imaging. Als erfahrener Marketing-Experte und Technologie-Enthusiast ist er stets danach bestrebt, diese beiden Leidenschaften zu verbinden, um seine Produktkategorien effektiv zum Leben zu erwecken. Most absolvierte an der Fort Hays State University in Kansas einen Bachelor in Business Administration mit Marketing als Haupt- und Finanzen und Leadership als Nebenfach. Folgen Sie Most auf Twitter: @MostBrandon