So automatisieren Sie die Rechnungsbearbeitung mit einer OCR-Technologie

Für viele kleinere Unternehmen kann es eine besondere Herausforderung sein, sich um die alltäglichen Aufgaben zu kümmern, vor allem wenn viele Lieferanten involviert sind. Die Rechnungsbearbeitung ist zum Beispiel eine solche Aufgabe. Doch zum Glück lässt sie sich heute ganz einfach automatisieren, damit Sie jede Menge Zeit sparen können. Der Schlüssel liegt dabei in der Optical Character Recognition (OCR).
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Junger Geschäftsmann kämpft mit einem Berg an Dokumenten. Die beste Option wäre eine OCR-Lösung, um die Bearbeitung der Rechnungen zu automatisieren.

 
Für jedes Unternehmen, das mit einer großen Anzahl an Lieferanten zu tun hat, angefangen bei Freiberuflern bis hin zu Unternehmen, die Rohstoffe oder Dienstleistungen liefern, kann die manuelle Rechnungsbearbeitung jede Woche bzw. jeden Monat ganz schön viel Zeit in Anspruch nehmen. Das manuelle Eingeben von Daten, wenn diese verfügbar werden, damit Rechnungen bearbeitet werden können, muss wohl oder übel von einem Mitarbeiter übernommen werden. Diese Aufgabe kann daher mit Ausgaben gleichgestellt werden, die in Form von Gehältern bezahlt werden.
Doch die Zeit, die das manuelle Bearbeiten von Rechnungen in Anspruch nimmt, ist nicht das einzige Problem. Menschliche Fehler lassen sich nicht ausschließen, es reicht zum Beispiel bereits, sich nur einmal zu vertippen. Diese Fehler können zu Zahlungsverzögerungen führen. Zudem geht noch mehr Zeit verloren, um diese Fehler aufzudecken und zu berichtigen. Darüber hinaus können schlecht organisierte bzw. strukturierte Archivierungssysteme für Rechnungen und mangelhafte Rechnungsmanagementtechniken noch mehr Zeit in Anspruch nehmen, weil Aufzeichnungen gefunden und abgeglichen werden müssen. Haben Sie mehrere Mitarbeiter und mangelt es an Kontrolle oder organisatorischer Disziplin in Ihrem Unternehmen, ist dies nur allzu wahrscheinlich. Und am Ende sind Ihre Rechnungsaufzeichnungen durcheinander und unzugänglich.

Sie werden sicherlich den gemeinsamen Faktor, den all die Nachteile einer manuellen Rechnungsbearbeitung gemeinsam haben, bemerkt haben: menschliches Eingreifen. Heutzutage lässt sich das Risiko, das das menschliche Eingreifen mit sich bringt, erheblich reduzieren, sogar eliminieren, nämlich durch die Verwendung einer Optical Character Recognition (OCR) Technologie.
 

So automatisieren Sie die Rechnungsbearbeitung mit einer OCR-Technologie

    Natürlich ist es schon seit langem möglich, Ihre Rechnungen einzuscannen und auf einer Datenbank in digitaler Form zu speichern. Doch, wenn Sie sie lediglich nur einscannen, nutzen Sie das Potenzial der Technologie, Ihre Arbeitsweise zu revolutionieren, nicht voll aus. Denn beim normalen Scannen wird nur eine statische Kopie des Originals erstellt, im Wesentlichen ein fotografisches Bild, das sich nicht mehr ändern lässt. Dadurch dass es nur ein Bild ist, kann Ihr Computer-System den Text und die Zahlen zudem nicht erkennen, was zur Folge hat, dass Sie nicht nach einer bestimmten Rechnung in Ihrem Archiv suchen können.

    OCR-Technologie funktioniert anders. Hinter dem Begriff Optical Character Recognition verbirgt sich das Konzept, dass die Software in der Lage ist, optische Zeichen und Textzusammenhänge aus dem gescannten Dokument zu entziffern. Praktisch bedeutet dies, dass Sie die gescannten Bilder auf bestimmte Textpassagen durchsuchen und sogar den Text zu einem späteren Zeitpunkt bearbeiten können, genauso wie es bei jedem anderen digitalen Dokument möglich ist. Dies kann von Vorteil sein zur:

    • Auffindung von bestimmten Rechnungen im Handumdrehen (ganz gleich wie alt oder neu die Rechnung sein mag)
    • Bearbeitung von Fehlern in Rechnungen

     

    Rechnungsbearbeitung mit OCR-Technologie

      Die Prozesse zu ändern, kann eine große Herausforderung sein, doch die Umstellung auf eine Rechnungsbearbeitung mithilfe von OCR-Technologie ist mit der OmniPage Software von Nuance eigentlich ganz schön simpel und lohnt sich ab dem ersten Tag. Im Wesentlichen ist der Prozess wie folgt:

      1. Einscannen von Dokumenten in OmniPage (entweder separat oder mehrere zusammen)
      2. Ausführung der OCR-Funktion zur Generierung von bearbeitbarem Text. An dieser Stelle können Fehler korrigiert oder Änderungen vorgenommen werden.
      3. Speicherung der fertiggestellten Rechnungen in dem Zielordner oder -netzwerk Ihrer Wahl und Export in die Buchhaltungssoftware.

      Die OCR-Software von Nuance ermöglicht es, alle eingescannten Rechnungen vollständig zu durchsuchen und auf die Rechnungen über die Cloud zuzugreifen.

      Ein Unternehmen, das die OCR-Technologie von Nuance erfolgreich in seine Geschäftsprozesse integriert hat, ist MDS Software. Das Unternehmen suchte nach einer Lösung, die es in seine beliebte MDS Explorer Property-Management-Software integrieren konnte und die die Funktion bieten konnte, Rechnungen akkurat und schnell einzuscannen. Unter Verwendung von OmniPage Server konnte das Unternehmen seinen Kunden ermöglichen, Rechnungen einzuscannen und die erforderlichen Felder ihrer Buchhaltungssoftware automatisch vorauszufüllen, bevor die Rechnungen zur elektronischen Freigabe verschickt werden.

      Adam Friedberg, Vice President von MDS, meinte: „OmniPage ist verkaufsfähiger als unsere vorherige Lösung. Wir fügen immer mehr Endanwender zu unserer Software hinzu und dank Nuance können wir zusätzliches Volumen mühelos verarbeiten.“
       

      Vorteile der OCR-Rechnungsbearbeitung

        • Erhebliche finanzielle Einsparungen durch Reduzierung/Eliminierung von manuellen Dateneingaben
        • Vermeidung möglicher Fehler, die bei der Dateneingabe entstehen können
        • Kürzere Bearbeitungszeiten der Rechnungen

        Entdecken Sie OmniPage näher, um mehr über die Vorteile für Ihr Unternehmen zu erfahren.

        Sources:

        Das Potenzial von OmniPage

        Das Unternehmen MDS Software nutzte OmniPage Server zur Verbesserung der Kapazität seiner Kunden und zur Bearbeitung von Rechnungen. Erfahren Sie mehr über das Fallbeispiel.

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