So verwenden Sie PDF-Dateien für einen sichereren Dokumenten-Workflow

Neue Studien haben gezeigt, dass der Verlust von sensiblen Daten Unternehmen pro Jahr 3,8 Millionen USD kostet. Finden Sie heraus, wie PDF-Lösungen die Gesamtsicherheit verbessern und die vertraulichen Informationen eines Unternehmens schützen können.
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PDF-Dokumentenmanagement

Das Ponemon Institute hat kürzlich berichtet, dass der Verlust von sensiblen Daten Unternehmen jährlich 2,6 Millionen GBP kostet. Doch die finanziellen Folgen sind längst nicht das einzige Problem: Schädigung des Rufes und Vertrauensverlust bei den Kunden können viel schwerwiegendere Folgen sein. Sollten Rechtsvorschriften verletzt worden sein, sind die Konsequenzen für das Unternehmen sehr ernst und führen möglicherweise zu Strafen und Anzeigen.

Der aktuelle Stand des Dokumentenmanagements

Einen Überblick über die vielen Dokumente, die ein Unternehmen erstellt, verteilt, bearbeitet und aufbewahrt, zu behalten, geschweige denn all diese Dokumente zu schützen, ist sicherlich keine leichte Aufgabe. Sind Papierdokumente erst einmal im Umlauf, ist es nahezu unmöglich, sie zu kontrollieren. Dokumentenmanagement innerhalb von digitalen Prozessen mittels PDF-Dateien ist eine wesentlich effektivere Alternative.

Denn professionelle PDF-Lösungen verfügen bereits über Sicherheitsfunktionen, die mit den richtigen Tools kombiniert werden können, um ein umfassendes Sicherheitskonzept zu kreieren. Beispielsweise bieten PDF-Lösungen optionalen Passwortschutz mit Verschlüsselung sowie die Festlegung von Benutzerrechten mithilfe eines Eigentümerpassworts.

Mit der richtigen PDF-Lösung lässt sich ein Dokumenten-Workflow, der Dokumente während ihres gesamten Lebenszyklus schützt, schnell, kostengünstig und effizient erstellen. Führende PDF-Lösungen bieten neben einer intuitiven Benutzeroberfläche alle wichtigen Sicherheitsfunktionen zum Erstellen, Teilen und Bearbeiten von PDF-Dateien, mit denen folgende Vorteile erreicht werden können:

  • Einfache Konfiguration von Berechtigungen zum Lesen, Bearbeiten, Kopieren und Drucken
  • Verbesserte Sicherheitsverschlüsselung
  • Automatische oder manuelle Entfernung von vertraulichen Informationen
  • Integration von digitalen Unterschriften und Zertifikaten
  • Leichte und schnelle Implementierung und Integration in bestehende Systeme
  • Dokumentenvergleich

Effektive PDF-Software kann die Dokumentensicherheit verbessern und Dokumente vor unbefugtem Zugriff schützen – für den Schutz von vertraulichen Informationen und die innere Ruhe ist dies unabdingbar.

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