4 Tipps zur Organisation des Arbeitstages

Wie sieht ein normaler Arbeitstag für Sie aus? Sie kommen ins Büro, schreiben eine To-do-Liste, arbeiten ein bisschen, überprüfen und aktualisieren Ihre Liste, arbeiten dann weiter usw. So in etwa mag Ihr Arbeitsalltag aussehen, doch produktiv ist dies nicht. Ich möchte Ihnen dabei helfen, Ihren Arbeitstag produktiver zu gestalten, und habe dafür in diesem Blogartikel verschiedene Tipps und Übungen zusammengestellt, damit Sie auch wirklich die Aufgaben erledigen, die Sie möchten, und zwar auf effizientere Art und Weise. Schauen Sie sich die Tipps und Übungen unten an und lassen Sie es auf einen Versuch ankommen. Und vielleicht bringen Sie den Stein zum Rollen und wenden diese Tipps auch in Zukunft für produktivere Arbeitstage an.
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Haben Sie es auch schon mal erlebt, dass Sie noch eine To-do-Liste verfasst haben, die genauso aussah, wie die vorherige und trotzdem geben Sie die Hoffnung nicht auf, dass Sie dieses Mal alle Aufgaben meistern können?Man kann sich gut vorstellen,wie Sie Ihre Liste zusammenstellen, einige offene Projekte angehen und E-Mails an sich selbst weiterleiten, damit diese wieder ganz oben auf der Liste stehen. Produktiv ist jedoch anders.Sie verschwenden Zeit und verlieren den Fokus.

Ich stelle einige hilfreiche Tipps vor, mit denen Sie Ihr Arbeitspensum am Anfang des Tages organisieren oder im Laufe des Tages wieder in den Griff bekommen können (falls doch mal etwas Durcheinander aufkommen sollte). Die Tipps sehen vor, dass Sie sich einige Notizen machen, jede Übung ist dafür ausgelegt, Ihnen zu helfen, stets fokussiert zu sein und produktiver zu arbeiten. Wählen Sie einen dieser Tipps, schnappen Sie sich Ihren Lieblingsstift und einen Notizblock und erleben Sie, wie Ihr Tag immer produktiver wird.

Produktivitätstipps

    1. Stellen Sie eine Liste mit Ihren besten (und liebsten!) Kunde zusammen. Kennen Sie das Paretoprinzip noch aus dem Studium? Ja? (Für diejenigen, denen der Begriff nichts sagt: das Paretoprinzip besagt, dass 80 % der Ergebnisse mit 20 % des Gesamtaufwands erreicht werden.) Von all dem, was ich in vier Jahren Studium gelernt habe, ist mir dies am besten in Erinnerung geblieben. Ich dachte immer: „Ich gehe zu 80 % zur Uni, um Zeit mit 20 % der Menschen dort zu verbringen.“

Kommen wir zur ersten Übung: Erstellen Sie eine Liste mit all den Kunden, mit denen Sie in den letzten Tagen Geschäfte abgewickelt haben. (Falls das besonders viele sind, dann bitten Sie Ihre Mitarbeiter, Ihnen dabei zu helfen.) Wenn möglich, sollten 50 bis 100 Namen auf der Liste stehen. Wenn Ihre Liste fertig ist, ermitteln Sie Ihre Top 10 bis 20 Kunden, mit denen Sie besonders gern Geschäfte treiben, die immer wieder kommen und Sie weiterempfehlen. Dann identifizieren Sie über die nächsten Monate Wege, um diese wirklich zu beeindrucken. Ich zum Beispiel habe neulich einen Ratgeber („What Got You Here, Won’t Get You There“) von Marshall Goldsmith an 10 meiner Kunden geschickt. Dem Buch beigelegt habe ich eine persönliche Botschaft, dass ich die Zusammenarbeit mit ihnen wirklich schätze und dass ich hoffe, dass sie einige Ideen aus dem tollen Buch zum Erreichen ihrer Ziele übernehmen können. Gemäß dem Paretoprinzip erzielen Sie so Fortschritte, um die Beziehung mit 20 % Ihrer Kunden zu festigen, die 80 % Ihres Geschäfts ausmachen.

    1. Schreiben Sie einen Brief (mit der Hand oder per E-Mail) an einen Lieferanten. Ich bin davon überzeugt, dass wir in einer Welt ohne Anerkennung leben. Im Ernst, wann hat Sie das letzte Mal jemand angerufen, um Ihnen zu sagen, wie toll Sie sind oder wie sehr Ihre Arbeit geschätzt wird? Mir fällt das immer dann auf, wenn ich einen solchen Brief erhalte. Darüber freue ich mich sehr.Er kommt dann auf meinen Schreibtisch oder an die Pinnwand und manchmal zeige ich ihn meinen Mitarbeitern.Mein Motto lautet: Menschen tätigen mit Leuten Geschäfte, die sie gern mögen.“ Meine tägliche Routine sieht so aus:Jeden Tag schreibe ich eine Dankeskarte an jemanden per Hand. Die Karte sende ich dann an jemanden, den ich getroffen habe, mit dem ich zusammengearbeitet habe oder jemanden, der mir in dieser Woche mit etwas geholfen hat.Ich erwarte nichts zurück (und natürlich stecke ich auch keine Visitenkarte zu der Dankeskarte). Ich möchte demjenigen, dem ich schreibe, meine Anerkennung aussprechen und meinen Dank zeigen.Lassen Sie es über die nächsten vier Wochen auf einen Versuch ankommen: Schreiben Sie jede Woche eine Dankeskarte an einen Lieferanten und merken Sie den Unterschied.
    2. Erstellen Sie eine Liste, mit all den Dingen, die nicht funktionieren. Seien Sie mal ehrlich zu sich selbst, zu Ihrem Team und zu Ihren Kunden. Nehmen Sie sich die Zeit und denken gut nach. Fragen Sie sich: „Was hindert mich daran, so produktiv [effektiv, effizient, erfolgreich] zu arbeiten, wie ich meiner Meinung nach sein könnte? Schreiben Sie die Antworten auf, damit Sie sie schwarz auf weiß sehen können. Sobald die Liste fertig ist, wenden Sie sich an einen Mentor oder einen Unternehmensberater und nehmen Sie sich die Zeit, um Ihre Notizen und Anmerkungen zu sichten und durch Brainstorming Lösungen zu finden. Indem Sie diese Themen aus einem neutralen Blickwinkel betrachten und sie dann besprechen, wird es Ihnen leichter fallen, die Ressourcen zu bestimmen, die Sie für die erforderlichen Maßnahmen benötigen.

Hier ein Beispiel: Vor einiger Zeit habe ich erkannt, nachdem wir Workshops für immer größer werdende Teams durchgeführt haben, dass wir die Empfehlungen, die wir in einem Meeting erarbeitet haben, nicht 100%ig umsetzen konnten. Also habe ich mich mit meinem Mentor zusammengesetzt, und innerhalb von sechs Monaten konnte ich ein Programm zur Nachverfolgung und Kundeneinbindung erstellen, um das Momentum, das in Kundenmeetings aufgekommen ist, aufrechtzuerhalten. Das Ergebnis? Die Teams schaffen jetzt mehr und arbeiten effizienter. Das konnten wir durch Teambildung und bestimmte Übungen erreichen.

  1. Visualisieren Sie Ihren perfekten Tag (nur einen). Ich habe schon viel über „perfekte Tage geschrieben.“Perfekte Tage können zum Beispiel Tage im Büro, im Urlaub sein, Tage, an denen Sie Freunde besuchen, an einem Triathlon teilnehmen – oder was auch immer Sie mögen.Nehmen Sie sich einen Bleistift oder Kugelschreiber zur Hand, ein Blatt Papier und nehmen Sie sich 15 Minuten, um einen in Ihren Augen perfekten Tag in der Zukunft zu beschreiben. Fügen Sie Details hinzu: Wie sieht es aus, wie hört es sich an, wie fühlt es sich an usw.? Wer ist da? Was machen Sie? Tragen Sie ein besonderes Outfit oder Alltagskleidung? Diese Übung ist überaschenderweise extrem effektiv.Vor Kurzem habe ich eine E-Mail von einem Leser erhalten, in der er erzählt hat, dass er jede Woche einen perfekten Tag aufgeschrieben hat. Nach nur sechs Wochen fiel ihm auf, dass seine Tage sich immer mehr diesem Ideal annäherten. Seine Gefühle und Erlebnisse, die er bisher mit seiner Arbeit verbunden hatte, haben sich seit Beginn der Übung drastisch geändert. Mit dieser Übung, bei der man seinen perfekten Tag detailliert niederschreibt, wird bezweckt, dass man über Ziele nachdenkt, die vielleicht zum jetzigen Zeitpunkt unerreichbar scheinen, die aber – wenn man am Ball bleibt – in der Zukunft erreicht werden. In der Fachsprache nennt man diese Übung auch „Zielvisualisierung“.

Sie werden sehen, ein wenig zusätzlicher Aufwand zum Ausführen dieser Übungen, könnte sich in Zukunft lohnen. Das Momentum, das Sie kreieren, könnte Sie bis in die Zukunft der produktiveren Tage tragen. Ich würde mich freuen, wenn Sie in den Kommentaren unten von Ihren Erfahrungen mit diesen Tipps und Übungen berichten.

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About Jason Womack

Jason W. Womack, MEd, ist der Gründer von www.WomackCompany.com, ein in Ojai, Kalifornien, ansässiges Schulungsunternehmen mit dem Fokus auf Produktivität. Außerdem schuf er www.TimeToGetMomentum.com, ein Online-Coaching-Programm, das internationalen Geschäftsleuten sowohl auf beruflicher als auch privater Ebene zum Erfolg verhilft. Womack ist der Autor des Buchs Your Best Just Got Better: Work Smarter, Think Bigger, Make More (Wiley, 2012).