Unternehmen können Daten auf 3 Arten verlieren

Die meisten Daten auf der Welt liegen in unstrukturiertem Dokumentenformat vor. Nur allzu häufig werden wertvolle Daten in Unternehmen dem Risiko ausgesetzt, in die Hände von unbefugten Dritten zu gelangen als Folge von sowohl mutwilligen als auch unbeabsichtigten Handlungen. Um Kontrolle über die Daten und Dokumentation zu bekommen, sollten Unternehmen sich auf drei Hauptbereiche konzentrieren: die Mitarbeiter, das Netzwerk und die Druckumgebung.
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Kontrolle über Bürodaten

Eine häufig zitierte Statistik, die sich jedes Unternehmen zu Herzen nehmen sollte, besagt, dass  80 Prozent der weltweit verfügbaren Daten meist in unstrukturiertem Dokumentenformat vorliegt, was Unternehmen für Datenverlust und -diebstahl anfällig macht. Der Verlust oder Missbrauch von vertraulichen Dokumenten als Folge einer Sicherheitsverletzung kann enorme negative Auswirkungen auf das Unternehmen haben. Zudem kann dies auch finanzielle oder rechtliche Konsequenzen zur Folge haben – von den Auswirkungen auf den Ruf eines Unternehmens unter Investoren, Geschäftspartnern und Kunden ganz zu schweigen.Und wie Berichte aus den Nachrichten zeigen, erholen sich einige Unternehmen überhaupt gar nicht mehr von einer enormen Sicherheitsverletzung.

Die Kontrolle über Dokumente zu erlangen, ist also essenziell für effektive Konformitätsprozesse. Weltweit gibt es 20.000 Konformitätsvorgaben. Und es ist nicht nur Ihr Unternehmen von den Konformitätsvorgaben betroffen; denken Sie auch an Ihre Lieferanten und Partner, die vermutlich die Anforderung an Sie weitergeben werden. Laut der Enterprise Strategy Group gibt es derzeit 10.000 Bestimmungen, die das Datenmanagement betreffen. Und obwohl doch eine nahezu lückenlose Informationsstrategie zur Einhaltung der Konformitätsanforderungen erforderlich ist, haben 31 Prozent der Befragten in einer AIIM Umfrage angegeben, dass eine mangelhafte elektronische Datenhaltung zu Problemen mit Regulatoren und Auditoren geführt habe.

Wir stellen nun drei potenzielle Herausforderungen vor, die es Ihrem Unternehmen erschweren, Kontrolle über alle Daten zu erlangen.

Die Mitarbeiter

Es ist keine Seltenheit, dass die Gewohnheiten der Mitarbeiter – einschließlich sehr gewissenhafter Mitarbeiter – Ihr Unternehmen gefährden können. Eine Umfrage von Globalscape, einer Firma für digitale Sicherheit, ergab, dass fast zwei Drittel aller Sicherheitsverletzungen auf Unachtsamkeit, menschliches Versagen oder Systemfehler zurückzuführen seien.  Laut Globalscape lässt sich das u. a. damit begründen, dass Millionen von Mitarbeiter jeden Tag häufig genutzte und leicht erhältliche Tools aktiv verwenden, darunter private E-Mail-Konten, Soziale Medien und Plattformen zum File-Sharing, um vertrauliche Arbeitsdateien zu verschieben. Die Umfrage hat zudem auch ergeben, dass fast die Hälfte aller Mitarbeiter mehrere Male pro Woche Arbeitsdateien über ungesicherte Kanäle überträgt und somit die Kontrolle über Unternehmensvermögenswerte in die Hände Dritter übergibt.

Ein weiterer kritischer Punkt – wie eine vom Ponemon Institute im Auftrag von Varonis Systems durchgeführte Umfrage gezeigt hat – besteht darin, dass 71 Prozent der Mitarbeiter bestätigen, dass sie auf Daten zugreifen können, die nicht für sie bestimmt sind. Und mehr noch: Mehr als die Hälfte hat angegeben, dass sie regelmäßig bzw. sehr regelmäßig Zugriff darauf haben.Dr. Larry Ponemon, Chairman und Gründer von The Ponemon Institute, erklärt: „Die Studie rückt einen wichtigen und häufig übersehenen Faktor ins Licht: Mitarbeiter können in der Regel auf viel mehr Daten zugreifen, als sie für ihre Aufgaben eigentlich brauchen. Wenn dieser Zugriff nicht nachverfolgt oder geprüft wird, kann ein Angriff auf die Mitarbeiterkonten gehörige Folgen haben.“

Das Netzwerk

Erstaunlicherweise kam es in 43 Prozent der Unternehmen zu einer Datenverletzung im vergangenen Jahr. Dies hat eine 2014 vom Ponemon Institute durchgeführte Umfrage zur Abwehrbereitschaft im Falle einer Sicherheitsverletzung hervorgebracht. Die Cyberkriminalität nimmt zu. McAfee geht davon aus, dass sie der Weltwirtschaft jährlich mehr als 400 Millionen USD kostet.

Bei der Analyse der Cybersicherheit für 2015 erachten Experten neue Angriffsvektoren in altem, weit verbreitetem Code als eine Hauptbedrohung. Bugs, wie z. B.Heartbleed/OpenSSL und Shellshock/Bash, können neue Angriffsvektoren produzieren.In Bezug auf Plattformen gehen Experten davon aus, dass der Markterfolg und steigende Unternehmenspräsenz ein einladendes Ziel für Hacker darstellen.

Die Druckumgebung

Obwohl sich viele Unternehmen über die Risiken, denen ihre Computernetzwerke ausgesetzt sind, bewusst sind, kennen sie unter Umständen nicht die Bedrohungen, die von ihren Multifunktionsdruckern (MFP) und anderen Druckgeräten ausgehen – zwei Schlüsselkomponenten in ihrer Dokumenteninfrastruktur. Laut der Forschungsfirma InfoTrends gibt es ungefähr 30 Millionen MFP und andere Druckgeräte in den USA und Westeuropa, von denen die meisten mit einem Netzwerk verbunden sind.

Eine Umfrage des Marktforschungsunternehmens Quocirca hat ergeben, dass Unternehmen der Printsicherheit nur eine geringe Priorität zuschreiben, obwohl über 70 Prozent angegeben haben, dass es im letzten Jahr aufgrund der ungesicherten Druckumgebung in ihrem Unternehmen mindestens zu einer Sicherheitsverletzung gekommen sei. MFP werden in der Regel von den Mitarbeitern im Büro geteilt, d. h., es besteht ein Sicherheitsrisiko für die ganze Organisation. Unternehmen sind zudem auch der Bedrohung ausgesetzt, dass private Informationen in die falschen Hände gelangen könnten, wenn die gedruckten Dokumente im Drucker vergessen und liegen gelassen werden.

Jetzt handeln

Gehen Sie Bedrohungen für das Datenmanagement an, deren Ursachen auf die Mitarbeiter, das Netzwerk und die Druckumgebung zurückzuführen sind, um die Dokumentensicherheit und Konformität zu verbessern und die Effizienz zu steigern.

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About Chris Strammiello

Chris Strammiello ist in der Document Imaging Division von Nuance für das weltweite Marketing und Global Alliances zuständig. Unter seiner Leitung hat sich der Geschäftsbereich von einem alleinigen Fokus auf Desktop-Software hin zum branchenweit vollständigsten Portfolio an Desktop-, Unternehmens- und OEM-Angeboten entwickelt. Als Nuance eCopy, Xsolutions und Equitrac übernahm, spielte Strammiello bei der Akquisition, Fusion und Integration eine strategisch wichtige Führungsrolle und unterstützte die Geschäftseinheit dabei, ihren Jahresumsatz zu vervierfachen. Bis vor kurzem war Strammiello Director of Product Management für die Productivity Division von Nuance. Dort konnte er das Wachstum und den Ausbau von Sprach- und Bildgebungstechnologien erfolgreich vorantreiben. Er kam 2000 zu Nuance und war zuvor bei Xerox Corporation tätig, wo er verschiedene Funktionen in den Bereichen Marketing und Strategie ausführte. Er besitzt einen B.S. in Marketing von der University of Connecticut.