Was ist optische Zeichenerkennung?

Die meisten Unternehmen sind sich über die Wichtigkeit des Scannens bewusst und haben es bereits in ihren Arbeitsablauf integriert. Obwohl dadurch Dokumente digitalisiert und die Papiernutzung drastisch verringert werden kann, kenne viele Menschen und Unternehmen eines der wichtigsten Aspekte des Scannens noch nicht – die optische Zeichenerkennung.
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Frau kreiert ein PDF-Dokument durch optische Zeichenerkennung am Scanner

In den vergangenen Jahrzehnten haben nahezu alle Unternehmen die Vorteile der Dokumentenerfassung erkannt und sie fest in die Arbeitsabläufe integriert. Doch trotz der Entwicklung, die papierbasierte Dokumentation und Dateiübertragung zu digitalisieren, haben viele die besten Vorteile der Dokumentenerfassung noch nicht entdeckt: optische Zeichenerkennung (Optical Character Recognition, OCR).

Optische Zeichenerkennung – was ist das?

Also was genau ist optische Zeichenerkennung (Optical Character Recognition, OCR)? Ganz einfach ausgedrückt: OCR ist eine digitale Softwaretechnologie, die innerhalb kürzester Zeit einen ausgedruckten und dann eingescannten Text in ein digitales Dokument umwandelt. Es wird also kein exaktes, statisches Abbild des Texts erzeugt, sondern ein digitales Dokument erstellt, das der Anwender bearbeiten oder durchsuchen kann.

Um besser verstehen zu können, wie genau die optische Zeichenerkennung funktioniert, sollte man sich vor Augen halten, was gewöhnlich passiert, wenn ein Dokument gescannt wird. Platziert man das Dokument im Scanner und startet den Scan-Vorgang, wird es in ein digitales Bild umgewandelt, das mehr oder weniger eine genaue Kopie des Dokuments ist. Man kann es lesen, speichern und erneut ausdrucken. Dadurch dass der Computer keine der Linien oder Punkte auf der Seite als Text erkennt, ist das auch schon alles, was man mit der gescannten Kopie machen kann.

Durch Verwenden einer OCR-Software erkennt der Computer den Text als individuelle Zeichen – ganz gleich, ob es sich dabei um Buchstaben oder Zahlen handelt. Mithilfe dieser Informationen wird dann automatisch eine Kopie des Dokuments erstellt, die bearbeitet oder durchsucht werden kann – genau wie es bei einem digital erstellten Dokument möglich ist.

Was sind die Vorteile von OCR?

Für jedes Unternehmen, das täglich mit einer großen Anzahl an ausgedruckten oder handgeschriebenen Dokumenten zu tun hat, gibt es viele gute Gründe dafür, eine OCR-Software zu verwenden.

An erster Stelle steht Zeitersparnis: Indem man eine OCR-Software verwendet, können Dokumente auf bestimmte Wörter innerhalb kürzester Zeit durchsucht werden. Die Dokumente müssen nicht Seite für Seite, Dokument für Dokument visuell durchsucht werden. Dies spart nicht nur eine Menge Zeit, sondern bringt auch neue, ungeahnte Möglichkeiten hinsichtlich der Gewinnung von Informationen und Daten aus Dokumenten mit sich.

Zudem kann man den Text bearbeiten und ergänzen, genau wie dies bei einem digital erstellten Dokument möglich ist. Dafür muss man das originale Dokument lediglich mit einer OCR-Software einscannen und das erstellte Dokument in dem bevorzugten Textbearbeitungsprogramm öffnen.

Hinzu kommen außerdem weitere Vorteile, von denen manche Organisationen und Menschen profitieren. Denn es ist z. B. möglich, Dokumente zu digitalisieren und diese dann mithilfe einer Text-to-Speech-Software in Audiodateien umzuwandeln, z. B. für Menschen mit einer Sehbehinderung. Obendrein ist es möglich, eine digitale Datei, die verloren gegangen ist, durch Einscannen des Ausdrucks innerhalb weniger Minuten erneut zu erstellen, ohne dass das ganze Dokument dafür abgetippt werden muss.

OCR-Software ist aber nicht gleich OCR-Software. Es gibt riesige Unterschiede: Einige geben den Text z. B. stets fehlerhaft an, was ihre Brauchbarkeit enorm einschränkt. Daher sollten Sie auf professionelle Software-Lösungen mit hochwertigen OCR-Fähigkeiten setzen, wie z. B. Power PDF und OmniPage von Nuance.

 

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