Wie Druckmanagement Unternehmen helfen kann, Geld zu sparen

Oft werden die versteckten Kosten vom Drucken schnell übersehen. Wenn ein oder zwei Mitarbeiter etwas Papier und Farben nutzen, erscheint das nicht viel, aber in einem Büro mit 20+ Mitarbeitern, in dem kontinuierlich gedruckt wird, entsteht am Ende jedes Monats eine beträchtliche Summe. Druckmanagement ermöglicht es Ihnen die Kontrolle zurück zu erlangen, in dem beobachtet wird wer genau was aus welchem Grund ausdruckt. So können Sie nicht nur unnötiges Drucken aus Ihrem Arbeitsalltag eliminieren, sondern auch Kosten reduzieren.
Von
Kollegen untehalten sich über Druckmanagement

 
Ein Unternehmen kann man sich wie eine Badewanne vorstellen, die man gerade auffüllt. Um Sie jedoch voll zu halten, müssen Sie den Abfluss-Stopfen sicher und fest platzieren.  Wenn  die Druckprozesse Ihres Unternehmens nicht richtig verwaltet werden, kann es die Ursache für ein konsequentes Leck sein. Hier möchten wir uns genauer ansehen, wie Sie Lecks im Druckmanagement minimieren können, um Geld zu sparen.

Was ist Druckmanagement?

Auf den Punkt gebracht, ist das Druckmanagement der Prozess, bei dem eine Druckumgebung und ihre Produktivität sorgfältig überwacht, kontrolliert und gewartet wird. Software ist mit diesem Prozess der Koordinierung und Optimierung hilfreich.

Warum ist Druckmanagement eine Angelegenheit für Ihr Unternehmen?

Eine effektive Druckmanagement-Strategie hat für Unternehmen folgende Vorteile:

  • Es senkt Kosten
    Es trägt dazu bei,  Kosten zu senken. Studien der Gartner Group haben gezeigt, dass Unternehmen zwischen 1-3% ihrer jährlichen Einnahmen durch Druckkosten und Dokumentenausgabe verlieren. Viele dieser Kosten sind unnötig, wenn Dokumente z. B. in Farbe gedruckt werden, wenn dies gar nicht sein muss. Farbdrucke sind 5-10-mal teurer als ein Schwarz-Weiß-Druck. Unternehmen ohne Management-System, haben oft viele Anbieter von Hardware, Software, Reparaturen und Zubehör für ihre Druckanforderungen. Auch dies führt zu unnötigen Kosten, eine Print-Management-Strategie zentralisiert alle Druckkomponenten und ermöglicht eine angemessene Überwachung.
  • Kosten weiterberechnen
    Ein Druckmanagementsystem kann Druckaktivitäten für externe Kunden überwachen, so dass sie genau in Rechnung gestellt werden können. So hält beispielsweise eine Anwaltskanzlei den Überblick über alle Drucke im Zusammenhang mit einem bestimmten Klienten. Dies wird oft manuell gemacht und ist häufig ungenau. In der Tat haben Studien gezeigt, dass bis zu 80% der Dokumente übersehen werden, wenn ein manuelles Erfassungssystem vorhanden ist. Ein Print-Management-System wird diese Aufgabe automatisch erledigen.
  • Es analysiert und verbessert den Workflow
    Druck-Netzwerke und -Systeme sind komplex einzurichten und schwer aufrecht zu erhalten. Ihre Effektivität spielt eine bedeutsame Rolle, um einen Workflow aufrechtzuhalten, was sich wiederrum auf die Produktivität auswirken kann. Ein effizienter Workflow kann durch einen ineffektiven, veralteten Drucker unterbrochen werden. Ohne System können Drucker nicht richtig gepflegt werden, was auch die Lebensdauer beeinträchtigt.
  • Besser für die Umwelt
    Ein Drucker-Management-System kann sich auch auf die Umwelt auswirken. Dies geschieht durch die Reduzierung von Abfällen (spart Papier), elektrische Nutzung (durch Energieeinsparung) und das Entfernen von redundanten Druckern aus dem System.
  • Steigert die Produktivität
    Ein gutes Druckmanagement-System kann dazu beitragen, die Produktivität zu steigern, indem sichergestellt wird, dass  Mitarbeiter sich nicht über Druckvorgänge sorgen müssen, wenn irgendetwas mit dem Drucker nicht stimmt, da alles im System selbst verwaltet wird.
  • Befreit IT-Ressourcen
    Schließlich kann ein gutes Druckmanagement-System helfen, IT-Ressourcen einzusparen, die meist sehr kostspielig sind. Es gibt der IT-Abteilungen mehr Raum, sich auf kritische Aufgaben zu konzentrieren. Eine Druckmanagement-Software ist ein Muss für jedes Unternehmen, da es nicht nur hilft, Probleme zu erkennen, bevor sie auftauchen – es hilft beim Einsparen unnötiger Kosten.

Kontaktieren Sie uns noch heute, um Fehler in Ihrem Druckmanagement ausfindig zu machen und zu kontrollieren!

Sources:

Fangen Sie an Geld zu sparen

Finden Sie heraus wie Druckmanagement Lösungen Ihre Kosten senken und Ihr Dokumentenmanagement verbessern können.

Learn more

Schlagwörter: ,

About Chris Strammiello

Chris Strammiello ist in der Document Imaging Division von Nuance für das weltweite Marketing und Global Alliances zuständig. Unter seiner Leitung hat sich der Geschäftsbereich von einem alleinigen Fokus auf Desktop-Software hin zum branchenweit vollständigsten Portfolio an Desktop-, Unternehmens- und OEM-Angeboten entwickelt. Als Nuance eCopy, Xsolutions und Equitrac übernahm, spielte Strammiello bei der Akquisition, Fusion und Integration eine strategisch wichtige Führungsrolle und unterstützte die Geschäftseinheit dabei, ihren Jahresumsatz zu vervierfachen. Bis vor kurzem war Strammiello Director of Product Management für die Productivity Division von Nuance. Dort konnte er das Wachstum und den Ausbau von Sprach- und Bildgebungstechnologien erfolgreich vorantreiben. Er kam 2000 zu Nuance und war zuvor bei Xerox Corporation tätig, wo er verschiedene Funktionen in den Bereichen Marketing und Strategie ausführte. Er besitzt einen B.S. in Marketing von der University of Connecticut.