Wie kann PDF-Software das ortsunabhängige Arbeiten erleichtern?

Dass sich alle Mitarbeiter eines Unternehmens jeden Morgen brav auf den Weg zur Arbeit machen und alle nebeneinander an Schreibtischen in ein und demselben Büro sitzen, ist schon fast Schnee von gestern. Heutzutage ist es eher die Regel als die Ausnahme, dass Mitarbeiter ortsunabhängig oder agil arbeiten. Sie arbeiten von zu Hause aus oder sogar in anderen Zeitzonen. Doch was bedeutet das für den Zusammenhalt eines modernen Büros sowie für die Gesamtproduktivität und die Geschäftsergebnisse? Und wie können Sie dafür sorgen, dass die Arbeit effizient, effektiv und stressfrei für alle ist?
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Mann sitzt am Tisch, hält ein Smartphone und arbeitet am Laptop.

 

Das ortsunabhängige Arbeiten auf dem Vormarsch

    Das Wachstum des Internets, Highspeed-Verbindungen und erschwingliche Computerprodukte für Privatanwender haben in den letzten Jahrzehnten den Weg für immer mehr Mitarbeiter geebnet, von zu Hause oder von anderswo aus zu arbeiten. Laut einer 2017 von PowWowNow durchgeführtenUmfrage  wurden 58 % der Arbeitnehmern im Vereinigten Königreich flexible Arbeitsbedingungen angeboten, während 67 % sich wünschten, dass ihnen welche angeboten würden.

    Der Grund, warum sich Büromitarbeiter flexible Bedingungen und die Möglichkeit wünschen, von zu Hause aus zu arbeiten, liegt auf der Hand. Dieselbe Umfrage fand heraus, dass 45 % der Befragten jeden Tag über eine halbe Stunde zur Arbeit pendeln, während 56 % sich auf dem Weg zur Arbeit gestresst oder aufgeregt fühlen.  53 % gaben an, dass sie produktiver wären, könnten sie von woanders aus arbeiten als im Büro.

    Angesichts des eindeutigen Wunsches, von zu Hause aus zu arbeiten, und den Vorteilen, die das ortsunabhängige Arbeiten mit sich bringt, nicht zuletzt aus moralischer Sicht, warum erlauben nicht mehr Arbeitgeber ihren Mitarbeitern, von zu Hause aus zu arbeiten oder bieten ihnen nicht flexible Arbeitsbedingungen? Und warum nutzen die 24 %, denen es angeboten wird, von zu Hause aus zu arbeiten, ihre Chance nicht?
     

    Häufige Bedenken über agile Arbeitsumgebungen

      Einige Arbeitgeber und -nehmer befürchten, dass die Produktivität leidet, wenn Mitarbeiter von zu Hause aus arbeiten. Diese Befürchtung ist Teil der Vorstellung, dass die Zusammenarbeit zwischen Mitarbeitern weniger effizient und schwieriger sei (was alles andere als korrekt ist, wie wir später noch sehen werden). Einige haben Angst, dass sie nicht auf die Dateien zugreifen können, die sie für ihre Arbeit benötigen, oder dass sie auf Kompatibilitätsprobleme stoßen, weil die Software, die sie zu Hause benutzen, eine andere ist als die, die sie im Büro benutzen.

      Diese Sorgen sind berechtigt und bis zu einem gewissen Maß können diese Fälle sogar eintreten, bis Gegenmaßnahmen ergriffen werden. Es gibt eine Reihe digitaler Lösungen, die helfen können, diese Hindernisse zu überwinden, um diese Bedenken nicht nur zu zerstreuen, sondern auch zunehmend Vertrauen in das ortsunabhängige Arbeiten aufzubauen.
       

      Den Arbeitsplatz erneut verbinden

        Eine der größten digitalen Entwicklungen der letzten Zeit war das Cloud-Computing, das ermöglicht, dass mehrere Nutzer über das Internet auf Dateien und sogar Software zugreifen können. Zu den gängigen Cloud-basierten Speichersystemen gehören Favoriten wie Dropbox und Google Drive, die autorisierten Nutzern überall und jederzeit den sicheren Zugriff auf alle Dateien ermöglichen.

        Eine Lösung, die es schon sehr viel länger gibt und die die Zusammenarbeit zwischen Nutzern vereinfacht, die nicht am selben Ort und mit unterschiedlichen Computersystemen arbeiten, ist das PDF-Format. Das Format selbst wurde dafür entwickelt, die Formatierung und den visuellen Inhalt von Dokumenten in verschiedenen Betriebssystemen beizubehalten. PDF ist also die ideale Lösung für eine reibungslose Zusammenarbeit zwischen Mitarbeitern, die an unterschiedlichen Orten arbeiten.

        Darüber hinaus sorgt die Verwendung einer leistungsstarken PDF-Software wie Power PDF dafür, dass alle zugangsberechtigten Nutzer das Dokument bearbeiten und ggf. mit Anmerkungen versehen können. Power PDF bietet die Funktion der optischen Zeichenerkennung (Optical Character Recognition – OCR), die Ihnen dabei helfen kann, Papierdokumente zu scannen und in bearbeitbaren Text (statt ein nicht editierbares Bild) umzuwandeln. Das bedeutet, dass Büromitarbeiter eine Vielzahl an Dokumenten einscannen können, die bearbeitet werden müssen oder anderweitig von Bedeutung sind, und diese dann an Kollegen emailen können, die von woanders aus arbeiten (alternativ könnten diese auch auf die Dokumente über die Cloud zugreifen). Diese Mitarbeiter können die Dokumente dann prüfen, auf Textstellen durchsuchen und bei Bedarf bearbeiten.

        Im digitalen Zeitalter spielt auch die Informationssicherheit eine übergeordnete Rolle. Daher ermöglicht es Power PDF, dass jedes Dokument mit einem Passwort geschützt wird, um den unbefugten Zugriff darauf zu verhindern. Eine digitale Signatur kann hingegen hinzugefügt werden, um zu vermeiden, dass das Dokument zu einem späteren Zeitpunkt verändert wird.

        In Kombination mit den vielseitigen, Cloud-basierten Projektmanagement- und Kollaborationssoftwaretools wie Trello oder Wrike kann Power PDF sogar Ihre Prozesse optimieren und fördert darüber hinaus die Zusammenarbeit zwischen zunehmend mehr Mitarbeitern, die an unterschiedlichen Standorten arbeiten. Kommunikationssoftware wie Skype, die Videogespräche, Screen-Sharing und sogar den Fernzugriff auf den Rechner eines Kollegen ermöglichen, bieten weitere Werkzeuge, die das ortsunabhängige Arbeiten komfortabler gestalten als das Arbeiten im Büro.

        Sources:

        PDF fördert das ortsunabhängige Arbeiten

        Sie können so ziemlich jedes Dateiformat und Papierdokumente in PDF-Dateien umwandeln und dann mit Kollegen, die von woanders aus arbeiten, auf sichere Weise zusammenarbeiten.

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