Wie Kanzleien von einer PDF-Software profitieren können

Es liegt in der Natur des Rechtssystems und den damit einhergehenden Prozessen, dass immer eine große Anzahl an Dokumenten in Ihrem Büro ankommt oder dieses verlässt. Dies kann natürlich eine beachtliche Herausforderung für Ihre Ressourcen darstellen, aber mit den richtigen Tools und einigen einfachen Änderungen an Ihren Dokumentationsabläufen können Sie sehr viel Zeit und Geld sparen und Ihr Unternehmen agiler gestalten. Lesen Sie weiter, um zu erfahren, welche Vorteile PDF-Software für Ihr Dokumenten-Management haben kann.
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Lachender Anwalt, der am Schreibtisch im Büro sitzt

 
Die Menge an Dokumenten, die in einer Kanzlei wöchentlich bearbeitet und aufbewahrt werden, kann sehr umfangreich sein und mit solch einem Umfang entstehen Probleme bei der sicheren Verwahrung und einer Archivierung, die einen einfachen Zugriff ermöglicht. Diese Herausforderungen bringen eine Reihe an Problemen mit sich, die adressiert werden müssen, um ein Unternehmen reibungslos und effizient zu führen:

  • Kosten– Von den durch die aufgewendete Arbeitszeit verursachten Kosten bis zu den Kosten für das Drucken: auch kleine Beträge können sich schnell zu einem großen Faktor summieren.
  • Zeit– Das Bearbeiten von Dokumenten kann beachtlich viel Zeit des Personals in Anspruch nehmen – Zeit, die normalerweise besser für proaktivere Tätigkeiten verwendet werden kann.
  • Müll– Zusätzlich zu den Kosten für das Drucken und das Entsorgen der gedruckten Dokumente sind papier-basierte Prozesse unwirtschaftlich in Bezug auf die Umwelt – ein Aspekt, den alle Kanzleien im 21. Jahrhundert berücksichtigen sollten.
  • Genauigkeit– Besonders unter Zeitdruck kann die Genauigkeit bei der manuellen Eingabe von Daten und Informationen aus erhaltenen Rechtsdokumenten variieren und bei wichtigen Informationen kann bereits ein kleiner Fehler katastrophal sein.
  • Zugriff und Archivierung– Von all den Dokumenten, die Ihr Unternehmen erhält, muss auf viele häufig zugegriffen werden, während andere wahrscheinlich für lange Zeit aufbewahrt werden müssen.

 

PDF-Software – Eine bessere Workflow-Lösung für Kanzleien?

    Glücklicherweise hat das digitale Zeitalter für Juristen und Kanzleien nicht nur eine erhöhte Anzahl an zu verarbeitenden Informationen und Daten mit sich gebracht, sondern auch bessere Dokumentenlösungen zum Umgang mit dieser Informationsflut. PDF-Software ist ein solches Tool, das die Dokumentationsabläufe und den Workflow in Ihrer Kanzlei revolutionieren kann. Eine einzelne Software kann tatsächlich viele verschiedene Vorteile für Ihr Unternehmen bringen:

    Lagerfläche und Müll reduzieren

    PDF-Software ermöglicht es Ihnen, den Platz, den Sie für die Papiermengen benötigen, dramatisch zu reduzieren und Müll zu vermeiden. Alle Dokumente können so wie sie Sie erreichen gescannt und elektronisch archiviert werden – entweder auf externen Festplatten oder in einer Cloud.

    Dokumente sicher speichern

    Da Datensicherheit in Kanzleien oftmals essentiell ist, ist es wichtig, Ihre Dokumente zu schützen und unautorisierten Zugriff zu verhindern. PDF-Software wie PowerPDF ermöglicht es Ihnen, Dokumente sicher zu verschlüsseln und ein Passwort zu verwenden, sodass nur autorisierte Mitarbeiter darauf zugreifen können. Es ist außerdem möglich, das Drucken und Teilen mit anderen zu verbieten – Dokumente können elektronisch unterzeichnet werden, um sicherzustellen, dass sie nicht verändert oder anderweitig manipuliert wurden.

    Hohe Genauigkeit sicherstellen

    Optische Zeichenerkennungstechnologie (OCR) bedeutet, dass nicht nur ein flaches Bild Ihres Dokuments aufgezeichnet wird, sondern eine Kopie, die tatsächlich den gesamten Text und alle Zahlen als durchsuchbares und editierbares Feld enthält. Dies kann Ungenauigkeit durch von Personen durchgeführtes Scannen verhindern und das schnelle Finden von Informationen einfacher gestalten. Diese Informationen können dann auch direkt in die Datenbanksoftware, Arbeitsblätter und andere Programme importiert werden.

    Zeit und Ressourcen sparen

    Durch die Automatisierung Ihrer Dokumentationsabläufe können Sie große Zeitfenster anderweitig verplanen, die sonst von Anwälten und Rechtsanwaltsgehilfen für das Einpflegen von Daten genutzt worden wären. Dies kann wiederum die Profitabilität und Effizienz Ihres Unternehmens steigern und die Möglichkeit, große Dokumentenmengen zu archivieren ohne jegliche Art von physischem Lagerort zu benötigen, ist ein deutlicher Vorteil.

    Einfachen Zugriff aus der Ferne ermöglichen

    In einem zunehmend agilen Kanzleiumfeld kann es ein wesentlicher Vorteil für Ihr Workflow-Management sein, wenn Anwälte und andere Mitarbeiter die Möglichkeit haben, auf relevante Rechtsdokumente von überall in der Welt zugreifen zu können. Nach dem Scannen können diese Dokumente ganz einfach auf Cloud-basierten Diensten hochgeladen werden und so online von jedem mit den korrekten Zugangsinformationen eingesehen werden.

    Bei so vielen Vorteilen wird deutlich, warum immer mehr Kanzleien für Ihr Workflow-Management PDF-Lösungen nutzen.

    Sources:

    Mehr Zeit, Geld und Genauigkeit

    Wenn auch Ihre Kanzlei im Jahr 2017 ankommen soll, schauen Sie sich die PDF-Lösungen an, die Ihren Dokumenten-Workflow revolutionieren kann.

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