Wie können kleine und mittlere Unternehmen ihre Finanzdokumente im budgetierten Rahmen schützen

Die heutige digitale Welt ist gefährlich für kleine Unternehmen, die die Risiken im Hinblick auf Datensicherheit nicht kennen und nicht ausreichend vorbereitet sind, ihnen entgegenzuwirken. Viele müssen sich den Risiken zudem mit einem Mangel an Ressourcen und finanziellen Mitteln stellen, was Cyber-Kriminelle nur allzu häufig ausnutzen. Es gibt jedoch eine Fülle an Möglichkeiten, die Sicherheit Ihrer Finanzen im budgetierten Rahmen zu schützen, wenn Sie die richtigen Tools einsetzen.
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Kleinunternehmer über den Rechnungen

 
Die schiere Anzahl der jüngsten Cyber- und Malware-Angriffen, wie beispielsweise der WannaCry-Ransomeware-Angriff, dem Organisationen auf der ganzen Welt, einschließlich der NHS, das britische Gesundheitswesen, zum Opfer gefallen sind, ließ viele Unternehmen in Großbritannien und weltweit aufschrecken. Ganz gleich, ob internationale Organisation oder kleine und mittlere Unternehmen (KMU), im Jahre 2017 ist niemand vor einem elektronischen Angriff sicher. Und die Konsequenzen eines Angriffs können von enormem Ausmaß sein.

Kleine Unternehmen unterscheiden sich häufig von den großen derart, dass sie über weniger Datenschutzressourcen verfügen. Sie sind daher in vielerlei Hinsicht anfälliger als größere Unternehmen und fallen Angriffen auch häufiger zum Opfer, eben weil sie als anfällig gelten. Dies wurde in einem vor kurzem im Fortune Magazin veröffentlichten Artikel hervorgehoben, der einen „wachsenden Trend dahingehend, dass ausgefeilte Cyber-Kriminelle den großen Finanzinstitutionen die leichteren Opfer vorziehen“, darstellte. Als Beispiel wird ein kleines Start-up-Tech-Unternehmen genannt, dem Hacker über 1 Million USD stahlen – eine Summe, die es niemals wiedererlangte.

In dem Artikel heißt es weiter: „Unternehmen mittlerer Größe, die heutzutage das bevorzugte Opfer von Hackern sind, können als Unternehmen definiert werden, denen es an Mitteln für Chief Security Officer sowie andere umfangreiche Sicherheitsvorkehrungen fehlt.“

Was sind nun also die möglichen Gefahren für die Sicherheit der finanziellen Daten von KMUs? Dazu gehören:

  • Malware, Ransomware und Viren, die Computer infizieren, Informationen (einschließlich wichtiger Finanzdaten) stehlen, Daten als Geiseln nehmen und den Betrieb auf eine andere Weise stören können.
  • Phishing – der Versuch, Mitarbeiter dazu zu bringen, Passwörter und andere Kontodaten via E-Mail oder über andere Kanäle zu verraten oder gleich direkt Geld an ein gefälschtes Bankkonto zu überweisen.
  • Keylogger oder andere betrügerische Software, mit der Passwörter und andere Daten gestohlen werden können.
  • Ein direkter Hacker-Angriff auf das Unternehmenssystem

 

So schützen Sie sich trotz mangelnder Ressourcen

    Wenn es in diesem neuen Zeitalter der Cyber-Kriminalität um den Schutz der Dokumente und Finanzdaten Ihres Unternehmens geht, fehlt es Ihnen als Kleinunternehmen vermutlich an ausreichenden Ressourcen, um sich dem Problem angemessen anzunehmen. Auch wenn Sie sich vielleicht die erstklassigen Cybersicherheit-Troubleshooter und -Lösungen nicht leisten können, die in einem großen Unternehmen gang und gäbe sind, gibt es dennoch viele Maßnahmen, die Sie ergreifen können, um Ihr Unternehmen zu schützen, ohne dabei das Budget zu sprengen. Ausgezeichnete Dokumentensicherheitsverfahren sind hierbei das A und O:

    • Führen Sie Richtlinien für ein sicheres Dokumentenmanagement ein – Sie müssen kontrollieren können, wer auf welche Finanzdokumente zugreifen kann. Sie benötigen daher ein Klassifizierungssystem:

    – Streng vertraulich – Für die sensibelsten und streng kontrollierten Daten. Der Zugriff auf alle Finanzdokumente sollte eingeschränkt sein. Seien Sie sich stets bewusst, wer auf diese Daten zugreifen kann.

    – Vertraulich – Für nicht ganz so sensible Daten, dennoch sollten nur die jeweiligen Abteilungen darauf zugreifen können.

    – Öffentlich – Für nicht sensible Daten, für die es keine Zugangsbeschränkung gibt. Allgemeine Dokumente, für die keine Risiken bestehen.

    Sobald Sie Richtlinien für ein sicheres Dokumentenmanagement eingeführt haben, schulen Sie Ihre Mitarbeiter, damit alle Mitarbeiter die Geheimhaltung ernst nehmen. Sie sollten ebenfalls Ihre Dateistruktur so ausrichten, dass Dokumente mit ähnlichen Stufen zusammen gespeichert werden, damit es einfacher zu überblicken ist, was sicher bzw. nicht sicher ist.

    • Vernichten Sie sensible und vertrauliche Papierdokumente, die Finanzdaten und Informationen enthalten, die nicht länger benötigt werden. Nutzen Sie am besten einen Shredder.
    • Versenden Sie keine sensiblen Finanzdokumente über private E-Mail-Adressen. Nutzen Sie stattdessen einen sicheren Cloud-Dienst, um Dateien zu speichern und zu teilen.
    • Nutzen Sie Passwörter – Sobald Sie verschiedene Sicherheitsstufen festgelegt haben, müssen Sie die Dokumente mit einem Passwort schützen. Für noch mehr Sicherheit verwenden Sie am besten verschiedene Passwörter für verschiedene Funktionen.
    • Nutzen Sie Microsoft RMS – Rights Management Services können dafür eingesetzt werden, um den Zugriff für all jene einzuschränken, die nicht in Ihrem Unternehmen angestellt sind. Darüber hinaus verhindern sie ebenfalls das E-Mailen und Ausdrucken bestimmter Dokumente.
    • Entfernen Sie vertrauliche Informationen – Wenn Sie Finanzdokumente auf elektronischem Wege teilen, nutzen Sie am besten ein Tool wie Power PDF, um vertrauliche Informationen zu schwärzen.
    • Verwenden Sie elektronische Signaturen – Mit Power PDF von Nuance können Sie eine elektronische Signatur hinzufügen und Finanzdokumente mit einem Datum versehen. Auf diese Weise können Sie sich sicher sein, dass Ihre Dokumente nicht gefälscht sind.

    Mit den richtigen Tools gibt es keinen Grund dafür, warum Sie nicht in der Lage sein sollten, Ihr Unternehmen vor Cyber-Bedrohungen zu schützen. Power PDF bietet all die oben genannten Funktionen zu einem erschwinglichen Preis, damit Sie Ihrem Geschäftsalltag ganz ohne Sorgen entgegentreten können. Entdecken Sie jetzt die kostenlose Testversion.

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