Wie sich unser Umgang mit Dokumenten dank unserer Mobilität verändert hat

Innerhalb einer relativ kurzen Zeitspanne hat sich das Arbeitsleben der Menschheit drastisch verändert; von Feldarbeit zu großen Fabriken und klimatisierten Büros, der immer zunehmenden Dienstleistungswirtschaft. Das soll allerdings nicht das Ende der menschlichen Arbeitsgeschichte heißen. Heutzutage entwickelt sich nämlich ein ganz neues Kapitel und zwar das des mobilen Arbeiters. Lesen Sie weiter, um zu erfahren, welche Möglichkeiten sich mit der Nutzung Ihres Smartphones ergeben, welche nicht nur Ihre Produktivität steigern, sondern auch dabei helfen, nicht mehr von Ihrem Schreibtisch loszureißen.
Von
Geschäftsleute, die an ihren Laptops von einem Bahnhof aus arbeiten

 
Wir sind an einem Punkt im 21. Jahrhundert angekommen, an dem es keinen Zweifel mehr gibt, dass Mobiltelefone unsere tägliche Routine verändert haben. Angelegenheiten, die sich zuvor nur mit Hilfe des Desktops oder Laptops erledigen lassen haben, haben sich durch den Einsatz eines kleinen Gerätes, welches wir immer in unseren Hosentaschen mit uns tragen, drastisch verändert. Viel häufiger als über den Desktop zum Beispiel, rufen wir über unser Smartphone Emails ab.

34 % der Menschen, die ein Smartphone benutzen, rufen ausschließlich Ihre Emails über den mobilen Weg ab. Zur selben Zeit haben sich noch weitere mobile Kommunikationskanäle entwickelt- unter anderem WhatsApp.

Die Möglichkeit der Mobilität beeinflusst außerdem unsere Art und Weise, wie wir mit Dokumenten arbeiten. Laut einer Studie aus dem Jahr 2015 arbeiten 60 % der Arbeitnehmer nicht mehr nur vom Büro aus sondern auch von unterwegs.
 

Erfassen Sie Ihre Daten von unterwegs

    Stellen Sie sich vor, Sie hätten ein Gerät im Taschenformat, mit dem Sie Daten jeglicher Art von überall erfassen, speichern und sogar weiter an Ihre Kollegen im Büro schicken können. Glücklicherweise müssen Sie sich dieses Szenario gar nicht vorstellen, da Sie bereits über ein solches Gerät in Form Ihres Mobiltelefons verfügen. Mit einer mobilen Erfassungssoftware können Sie Ihr Telefon unterwegs zum Beispiel effektiv als tragbaren Scanner nutzen. Dies ist besonders nützlich, wenn Sie Dokumente Ihrer Kunden abspeichern oder andere relevante Informationen sichern müssen.

    Wenn Sie Ihr Mobiltelefon zum Scannen nutzen, erhalten Sie nicht nur eine Abbildung, sondern können auch die tatsächlichen Daten aus Formularen oder Dokumenten erfassen. Dies funktioniert dank einer Software mit optischen Zeichenerkennungsfunktionen, wie z.B. Power PDF und OmniPage von Nuance.
     

    Mobiles Drucken

      Für Unternehmen mit mehreren Niederlassungen und einer sehr aktiven Belegschaft kann durch mobiles Drucken viel Zeit und Aufwand gespart werden. Außerdem steigert es die Produktivität des Kollegiums.

      Wenn Ihr Unternehmen eine BYOD-Richtlinie („Bring your own device“) anbietet, können die Angestellten im Handumdrehen mit dem eigenen Mobiltelefon oder Tablet drucken, ohne sich an einem Desktop-Computer anmelden zu müssen. Sobald Zugriff auf das Netzwerk gewährleistet wird, können Druckaufträge an den Bürodrucker gesendet werden. Die On-Demand-Freigabe der Druckaufträge, gewährleistet die Sicherheit der Dokumente.
       

      Der Komfort von elektronischen Unterschriften

        Längst sind die Zeiten vorbei, in denen Sie einen Stapel von Formularen zu Ihren Kundenbesuchen mittragen mussten – heutzutage können alle wichtigen Formulare elektronisch in Ihrem Mobiltelefon oder Tablet-Gerät mitgeführt werden. Und weil eine elektronische Signatur genauso rechtsverbindlich ist wie eine physische, können Sie den gesamten Prozess ganz einfach digital durchführen.
         

        Eine enge Zusammenarbeit

          Laut einer Studie nutzen 34 % der Menschheit ihr Smartphone, um organisiert zu bleiben. Sicherlich keine Überraschung, wenn man die Anzahl der verfügbaren Tools und Apps in Betracht zieht.

          Sobald Sie Daten und Dokumente über Ihr Mobilgerät erfasst haben, möchten Sie diese sicherlich weiterbearbeiten. Dafür müssen Sie nicht zwingend auf einen Computer zurückgreifen. Mit professioneller PDF-Software kann sich das Remote-Arbeiten als müheloser gestalten als im Büro. Die Software ermöglicht es Ihnen, Ihre Dokumente in verschiedene Formate zu konvertieren und auf Ihre lokalen Ordner oder Cloud zuzugreifen. So können Ihre Dokumente können nach Belieben bearbeiten oder verschickt werden. Wenn Sie eine Cloud nutzen, können Sie zudem mit vielen verschiedenen Personen auf unterschiedlichen Plattformen und sogar in unterschiedlichen Zeitzonen zusammenarbeiten.
           

          Sichern Sie Ihre Daten in der Cloud

            Eine der ersten Bedenken, die vielen sicherlich durch den Kopf schießt, bevor man anfängt über das Smartphone an wichtigen Dokumenten zu arbeiten: Was tun, wenn das Smartphone verloren geht? Keine Sorge. So sichern Sie sich ab:

            1. Daten können automatisch in der Cloud gesichert werden, sodass die Daten selbst dann nicht verloren gehen, wenn das Gerät selbst nicht mehr aufzufinden ist.
            2. Zusätzlich zum Festlegen eines PIN-Codes auf Ihrem Telefon können Sie Ihre PDF-Dateien auch mit einem Kennwort verschlüsseln, um sicherzustellen, dass Dokumente nicht ohne Autorisierung kompromittiert oder darauf zugegriffen werden.

            Mobiles Arbeiten ist der Weg der Zukunft. Intelligente Unternehmen leiten erste Schritte ein, um sicherzustellen, dass sie die ihnen zur Verfügung stehenden Technologien und Softwares voll nutzen. Erfahren Sie mehr über die mobilen Druck-, Capture- und Workflow-Lösungen von Nuance, die Sie in Ihre Arbeitsroutine integrieren können.

            Sources:

            In Kontrolle über Ihre Arbeit

            Erfahren Sie mehr über die leistungsstarken und innovative Lösungen von Nuance für ein mobiles Arbeiten in der modernen Welt.

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