Wie Sie Ihre Daten erfolgreich mit OCR erfassen können

In der Vergangenheit und in einigen Fällen auch in der Gegenwart, stellt die Erfassung von Daten einen eher aufwendigen und mühseligen Prozess für manchen Firmen dar. Aber muss das heutzutage wirklich noch so sein? In diesem Blog Post erklären wir Ihnen, wie Sie Ihren Datenerfassungsprozess mithilfe von OCR-Technologien (Optical Character Recognition) einfacher, genauer und effizienter gestalten können.
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Junger Geschäftsmann kämpft mit einem Berg an Dokumenten. Die beste Option wäre eine OCR-Lösung, um die Bearbeitung der Rechnungen zu automatisieren.

 
Das manuelle Erfassen von Daten kann einen langwierigen Prozess darstellen, welcher erhebliche Zeit- und Arbeitsressourcen beansprucht. Darüber hinaus besteht immer das Risiko, dass aufgrund menschlicher Fehler die Datenerfassung ungenau ist. Dieser letzte Punkt kann besonders in Zeiten hoher Arbeitsbelastung oder während der Schulung von neuen Mitarbeitern zutreffen. Glücklicherweise gibt es heute digitale Lösungen, die diesen Prozess nicht nur erheblich beschleunigen, sondern auch die Mehrheit dieser Fehler vermeiden.
 

Optische Zeichenerkennung: Eine kurze Einführung

    Bei der gängigen Zeichenerkennung wird eine mehr oder weniger identische, digitale Kopie eines Papierdokuments erstellt. Digitale Daten werden jedoch als statisches Bild angezeigt, welches sich nicht bearbeiten lässt. Die OCR-Technologie (Optical Character Recognition oder im Deutschen Optische Zeichenerkennung) hingegen erkennt den tatsächlichen Text des Dokuments, welcher daraufhin einfach bearbeitet, kompiliert und analysiert werden kann.

    Aus Sicht der Datenerfassung bedeutet dies, dass Sie nicht nur Zeit und Ressourcen, die Sie aufbringen müssen, deutlich reduzieren können, sondern auch das Potenzial für menschliche Fehler. Um zu diesem Punkt zu gelangen müssen Sie einen optimierten Prozess einführen. Es gibt eine Reihe an Möglichkeiten, wie Sie diese durchführen können.
     

    Tipps, wie Sie Ihre Daten am besten mit OCR erfassen können

      1. Setzen Sie Erwartungen – Streben Sie eine fotorealistische Darstellung des Originals an, bei der alle Bilder und Formatierungen intakt sind, oder würde eine schlichte Wiedergabe Ihres Textes für Ihre Zwecke ausreichen? OCR-Software, wie Omnipage von Nuance, können den Text bei Bedarf von der ursprünglichen Einstellung trennen, wie dies häufig bei der Erfassung von Daten der Fall ist. Der Nutzer muss diese Entscheidung jedoch zuerst treffen.

      2. Planen, organisieren und kommunizieren Sie Ihren Arbeitsprozess – Technologie ist immer nur so gut wie die Prozesse, die der Mensch für seine Nutzung etabliert. Bevor Sie mit dem Erfassen von Daten beginnen, sollten Sie jeden Schritt des Prozesses festlegen. Zusätzlich sollten Sie sicherstellen, dass sich alle Involvierten über die erwarteten Anforderungen im Klaren sind. Falls dies nicht der Fall sein sollte, kann sich dies auf lange Sicht negativ auf die Effizienz und Genauigkeit Ihrer Datenerfassung auswirken. Sie sollten auch festlegen, welche spezifischen Dateiformate an diesem Punkt verwendet werden sollten, wobei Sie die Personen berücksichtigen müssen, die auf die Daten zugreifen müssen.

      3. Entscheiden Sie sich für strukturelle Elemente, die enthalten sein sollen –Enthalten Ihre Daten Titel, vollständige Absätze, Bilder, Grafiken und Tabellen? Überlegen Sie, welche Elemente tatsächlich notwendig sind. Welche sind essentiell? Welche sind eher “gut zu haben“ und welche komplett überflüssig? Eine Rationalisierung in Übereinstimmung mit diesen Überlegungen kann Ihnen helfen, den Prozess erheblich zu beschleunigen.

      4. Machen Sie sich mit Details vertraut – Wenn Sie die Kontrolle über die Dokumente haben, die letztendlich beim Datenerfassungsprozess verwendet werden (z.B. wenn Sie Formulare an Dritte senden, um diese dann auszufüllen), sollten Sie die einfachste Schriftart auswählen. Zusätzlich sollten Sie sicherstellen, dass die Kästchen für handgeschriebene Texte groß genug sind. Vermeiden Sie kleine, unleserliche Schrift und denken Sie über alle anderen Änderungen nach, die Sie zur Verbesserung der Genauigkeit der Software beitragen können.

      5. Erwägen Sie, das menschliche Element wiedereinzuführen – Durch die Verwendung der optischen Zeichenerkennung entfällt ein großer Teil des Bedarfs an menschlicher Eingabe. Es wird jedoch dringend empfohlen, dass Sie ein wachsames menschliches Auge einführen, um einen reibungslosen Prozess zu gewährleisten. Zum Beispiel könnte ein Mitarbeiter jedes Dokuments eine schnelle Einschätzung abgeben, um die Richtigkeit zu überprüfen. Alternativ könnte eine stichprobenartige Überprüfung durch den Menschen als Qualitätssicherung eingeführt werden.

      6. Fragen Sie die Experten – Wenn Sie Zweifel haben, wenden Sie sich bei Problemen oder Fragen an Ihren Softwareanbieter. Dieser wird in der Lage sein Ihnen zu helfen, sodass Ihre Produktivität nicht in Mitleidenschaft gezogen wird.

      Wenn Sie weitere Fragen zur OCR-Technologie haben, werfen Sie einfach einen Blick auf die OCR-Lösungen für die Bildbearbeitung von Nuance.

      Sources:

      Ein neuer Weg, Daten zu erfassen

      Entdecken Sie die leistungsstarken OCR-Softwarelösungen von Nuance, um Ihre Datenerfassungsprozesse neu zu definieren.

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