Wieso intelligentes Drucker-Management immer wichtiger für alle Branche wird

Intelligentes Druck-Management gehört zu den aktuellen Entwicklungen, die zur Produktivität im Büro beitragen. Intelligentes Druck-Management ermöglicht Unternehmen nachzuverfolgen wer was wie viel ausdruckt. Mit diesen Informationen können Unternehmen die versteckten Kosten beheben und die Sicherheit von vertraulichen Dokumenten gewährleisten. Diese Beispiele zeigen die Vorteile des intelligenten Druck-Managements und erklären warum auch Sie in Druck-Management investieren sollten.
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Zwei Männer unterhalten sich neben einem Drucker

Egal in welcher Branche Sie tätig sind, es ist wahrscheinlich, dass Sie eine große Menge an gedruckten Dokumenten auf einer täglichen, wöchentlichen oder jährlichen Basis produzieren. Doch egal ob es Berichte, juristischer Schriftverkehr oder Krankenakten sind –  jedes Dokument verursacht Kosten und bringt häufig Probleme im Bereich Information Governance mit sich.

Aus diesen Problemen hat sich intelligentes Drucker-Management als elegante Lösung etabliert, wodurch Unternehmen die Kontrolle über alle Aspekte ihrer Druckeraktivitäten gewinnen. Bevor wir diese Lösung und den aktuellen Wachstums genauer untersuchen, begutachten wird einige der häufigsten Probleme, mit denen Unternehmen konfrontiert werden:

  • Druckverschwendung – Der Mangel an Rechenschaftspflicht und Überwachung führt zu unnötigen und unangemessener Nutzung von Druckern und den damit verbundenen Kosten
  • Sicherheitslücken – Dokumente, die eher unüberlegt gedruckt werden können schnell vergessen werden und der Zugriff zu wichtigen Dokumenten ist schnell für die Allgemeinheit offen und findet schnell einen Weg in die falschen Hände
  • Verlorene Arbeitszeit – Ein älteres Druckersystem kann zusätzlich Arbeitszeit kosten und auch die IT-Abteilung stetig beanspruchen, was am Ende zu einem hohen Verlust an Zeit führen kann.
  • Der Wald voller Bäume – Ohne einen zentralen Überblick der gesamten Druckprozesse und den Verhaltensweisen in der Organisation, kann es schwierig sein, wirksame Maßnahmen zu ergreifen, um die Nutzung der Ressourcen zu optimieren.

Intelligentes Drucker-Management – Die Zukunft in den heutigen Arbeitsalltag bringen

Für eine stetig wachsende Anzahl an Unternehmen ist Intelligent Print Management (IPM) die Lösung für all die eben genannten Probleme. Der ‘Global Intelligent Print Management Market 2014-2018’ Report zeigt zudem, dass der IPM-Markt einen jährlichen Wachstum von 6.91%  zwischen 2013 und 2018 zeigen wird.

Dieses Wachstum ist nicht überraschend, wenn man einen genauen Blick auf die Gesamtsituation wirft. Es ist eher überraschend, dass es immer noch Unternehmen gibt, die noch nicht zu dieser Lösungen greifen.

Was ist intelligentes Drucker-Management?

Intelligentes Drucker-Management beschreibt eine meist softwarebasierte Lösung, um Drucker in einem Unternehmen zu verwalten und den kompletten Prozess zu steuern. IPM kann also genutzt werden, um die zuvor genannten Probleme zu lösen. In der Praxis bedeutet dies folgendes:

  • Druckaufträge richtig verwalten – Wenn Sie ein großes Büro haben, welches sich sogar auf mehreren Stockwerken befindet, kann ein Druckauftrag (vor allem für neue Mitarbeiter) schwierig werden. Mit einem intelligenten Druckermanagement kann z. B. ein Druckauftrag aufgegeben werden und mit einem PIN oder einer Zugriffskarte an einem beliebigen Drucker abgeholt werden.
  • Sicheres Drucken – Mit einem IPM-System hat nur die Person auf Dokumente Zugriff, die diesen auch autorisieren kann.
  • Mobiles Drucken  – Sind Sie z. B. zu spät für ein Meeting und müssen noch ein wichtiges Dokument ausdrucken, möchten Sie sich sicher nicht erst an Ihrem Arbeitsplatz einloggen, um den Prozess zu starten. Mit IPM können Sie Aufträge einfach per Smartphone oder Tablet steuern.
  • Überwachung der Prozesse – Eine der größten Herausforderungen für große Unternehmen ist es, die effektive Nutzung durch Mitarbeiter zu überprüfen, um Prozesse weiter zu optimieren. Durch IPM lässt sich einsehen, welche Personen drucken und wie die allgemeinen Gewohnheiten ausfallen.
  • Intuitives Verwalten von multiplen Druckertypen – durch die Nutzung von Software, die alle Drucker vereint, wird die Arbeitszeit des IT-Teams deutlich gesenkt und Prozess laufen allgemein deutlich einfacher von der Hand.

Ist es nun an der Zeit in IPM zu investieren?                                                                    

Wenn Sie sich über die Sicherheit Ihrer Dokumente Sorgen machen, sollten Sie in eine intelligente Druckermanagement-Lösung investieren. Laut einer Umfrage von Quocirca haben 63 % von deutschen, britischen und französischen Unternehmen mit mehr als 1.000 Mitarbeitern eine oder mehrere Datenverluste durch Druckervorgänge erlitten.

Mit intelligentem Drucker-Management können Sie verfolgen, welche Dokumente gedruckt wurden und sicherstellen, dass ein Zugriff nur durch befugte Personen möglich ist. Auch wenn Ihnen Tracking-Kosten und die allgemeine Nutzung wichtig ist, sollten Sie in der intelligentes Drucker-Management investieren. 55% der Befragten gaben an, dass ein allgemeines Verständnis von Druckvorgängen fehlt und nur 7% gaben an, mit der Nutzung in ihrem Unternehmen zufrieden zu sein. Nur 15% gaben an, dass ein zentrales System genutzt wird. Ein IPM-System bietet Ihnen die nötigen Werkzeuge, um Entscheidungen zu treffen, um Ihre Effizienz zu steigern.

In 2015 stand die Sicherheit der Daten an höchster Stelle. Intelligentes Drucker-Management ist eine der wenigen Lösungen, die bei der Kostensenkung und Minimierung der Verschwendung hilft, gerade wenn Unternehmen unter Druck stehen.

Nehmen Sie mit uns Kontakt auf und mehr über intelligentes Drucker-Management zu erfahren und wie es den Umgang mit Papier verändern kann.

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About Bill DeStefanis

Als Director of MFP Product Management bei Nuance greift DeStefanis auf über 20 Jahre Erfahrung in der Software-Branche zurück. Er gehört dem Team an, das dafür verantwortlich ist, die Produktstrategien und Unternehmensrichtlinien für das Print Management von Nuance zu definieren. Dazu gehören auch die Erstellung von Preis- und Lizenzvorgaben, das Management der Beziehung zu Erstausrüstern und der Technologiezukauf. Bevor DeStefanis bei Nuance anfing, war er Leiter des Produktmanagements bei eCopy, wo er für alle Desktop- und MFP-Produkte verantwortlich war. Zuvor war er Vice President of Product Marketing bei ScanSoft Inc. (jetzt Nuance), einem Entwickler von Spracherkennungs- und Bildmanagement-Software. Dort führte er Positionen im Bereich Produkt-Marketing und Produkt-Management für alle Spracherkennungs- und Bildmanagement-Produkte aus. Zu Beginn seiner Karriere war DeStefanis mehrere Jahre bei Lotus Development (einem IBM Unternehmen) tätig. Dort übte er Tätigkeiten in den Bereichen Produktmanagement, Marketing und Vertrieb aus. DeStefanis verfügt über einen Bachelor-Abschluss in Business Administration vom North Adams State College und einen MBA von der Suffolk University.