Zehn Wege, um die Produktivität in Ihrem Büro zu steigern

Alle Arbeitgeber wissen, dass Produktivität ein wichtiger Bestandteil von Erfolg ist. Dennoch wissen viele nicht wie sie ihre Mitarbeiter am besten motivieren können. Manche Arbeitgeber machen Fehler und gelten als zu anspruchsvolle Autoritätsfiguren, die ihre Angestellten unter Druck setzen. Hierbei handelt es sich um eine sehr altmodische Taktik, von der wir heutzutage wissen, dass sie uneffektiv und kontraproduktiv ist. Studien haben gezeigt, dass Angestellte viel besser auf positive Motivation reagieren. Statt einer gezwungene Unterwerfung hat sich Unterstützung und Belohnung als eine viel produktivere Methode herausgestellt.
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senior geschäftsmann inspiriert mitarbeiter und verbessert arbeitsatmosphäre

Sie fordern Ihre Mitarbeiter dazu auf „über den Tellerrand hinauszugucken“, aber vielleicht ist es Zeit, dass Sie es ebenso tun. Es gibt viele kleine Änderungen, die Sie mit minimalen Kosten und Störungen sofort umsetzen können, um die Produktivität in Ihrem Büro zu verbessern. Beachten Sie die folgenden Schritte, um Mitarbeiterzufriedenheit und Effizienz zu steigern, denn zufriedene Mitarbeiter sind produktive Mitarbeiter.

1. Pausen sind ein Muss

Pausen sind kein Hindernis, sondern förderlich für die Produktivität Ihrer Mitarbeiter. Gehirn und Körper benötigen Pausen, um sich auszuruhen und aufzufrischen. Insbesondere in der heutigen Arbeitsumgebung, wo die Augen lange Zeit auf elektronische Geräte fixiert sind.

2. Ausreichend Trinken

Ausreichend zu trinken ist essentiell für Gesundheit und Wohlbefinden. In klimatisierten oder beheizten Räumen sollte dies nicht unterschätzt werden. Ermutigen Sie Ihre Mitarbeiter dazu immer eine Wasserflasche bei sich zu tragen und falls Sie es noch nicht getan haben, stellen Sie einen Wasserspender auf, um Ihre Mitarbeiter dazu zu ermutigen frisches, kühles Wasser zu trinken. Das kommt ihrer Gesundheit zugute.

3. Digitale Organisation

Schulen Sie Ihre Mitarbeiter in der Organisation ihrer E-Mails, zum Beispiel durch die Nutzung von Ordnern, Unterordnern, automatischen Antworten und so weiter. Legen Sie Zeiten fest, wann E-Mails gelesen werden und stellen Sie die Benachrichtigungsfunktion neuer E-Mails in anderen Zeiten ab, um Ablenkung zu minimieren. Finden Sie heraus, welche Software es für Ihre spezifischen Anforderungen gibt, damit Ihre Mitarbeiter ihre Arbeitsauslastung bestmöglich priorisieren und planen können.

4. Hören Sie Musik

Es gilt als erwiesen, dass manche Leute besser mit Hintergrundgeräuschen oder Musik arbeiten. Klassische Musik wird mit einem höheren IQ in Verbindung gebracht. Berücksichtigen Sie jedoch, dass nicht jeder den gleichen Musikgeschmack hat oder positive auf die Idee reagiert – einige Leute empfinden Musik als Ablenkung während andere sie als inspirierend oder beruhigend empfinden.

5. Halten Sie Ihren Arbeitsplatz aufgeräumt

Gegenstände sowie elektronische Dokumente sind einfacher zu finden, wenn der Arbeitsplatz aufgeräumt ist. Ermutigen Sie Ihre Mitarbeiter auszusortieren und sorgen Sie dafür, dass Schreibtische aufgeräumt sind. Zu einem aufgeräumten Arbeitsplatz zu kommen ist doch viel einladender, als zu einem unaufgeräumten zu kommen.  Zusätzlich schafft ein ordentlicher Schreibtisch einen guten Eindruck und trägt zu einer ruhigeren, sichereren und saubereren Arbeitsumgebung bei.

6. Zeitmanagement meistern

Zeitmanagement bedeutet zwischen Dringendem und Wichtigem unterscheiden zu können und dementsprechend Aufgaben zu priorisieren. Arbeitnehmer sollten einen Zeitplan oder eine To-Do-Liste mit bestimmten Zeiten für Aufgaben, Besprechungen oder wiederkehrenden Anrufen haben. Am Ende des Arbeitstages sollten Zeitpläne aktualisiert und der Arbeitsplatz für den nächsten Tag vorbereitet werden.

7. Digitalisierung von Dokumenten und Arbeitsabläufen

Digitale Akten und der Abbau oder die Beseitigung von Papier in Arbeitsabläufen bedeutet, dass so viele Mitarbeiter wie nötig gleichzeitig Zugang zu allen relevanten Dokumenten und Informationen  haben. Bild- und Datenverarbeitung sorgen dafür, dass Informationen abteilungsübergreifend  und darüber hinaus zugänglich sind. Dies verbessert generelle Arbeitsabläufe, Entscheidungsprozesse und die Produktivität.

8. Spiele integrieren

Spiele erscheinen erst einmal unlogisch, wenn es um die Steigerung von Produktivität geht, aber das Spielen von Tischtennis oder Billard ermutigt Arbeitnehmer sich von Ihrem Schreibtisch zu entfernen, wenn es Zeit für eine Pause ist. Es ist nicht nur gut für Körper und Geist, sondern stärkt Beziehungen zwischen Kollegen, bietet einen Ort um sich zu treffen und  mit Leuten zusammen zu kommen. Zusätzlich bringt es auch noch ein bisschen Spaß auf den Arbeitsplatz.

9 Arbeitsalltags-Rituale planen/einführen

Arbeitnehmer sollten mindestens 15 Minuten vor Arbeitsbeginn da sein, um ihre Aufgaben zu planen. Die meisten Leute, machen sich morgens gerne noch ein Getränk oder halten etwas Small-Talk, 15 Minuten sollten also das Minimum sein. Die erste Stunde am Arbeitsplatz ist oft die Produktivste, Ablenkungen sollten also minimiert werden.

10. Druckmanagement-Lösungen

Zuletzt; es wird viel Zeit, Geld und Mühe verschwendet mit überflüssigen Druckern, Druckerproblemen, Service und Wartung, Versorgungsausgaben, veralteten Maschinen, verschwendetem Papier und unnötigem Drucken. Eine Druckmanagement-Lösung reduziert Abfall, Kosten und erhöht die Produktivität der Mitarbeiter. Sie können Ihre Drucker verwalten, Druckverhalten am Arbeitsplatz verfolgen, Dokumenten- und Datensicherheit verbessern sowie Bestellprozesse zu straffen und dadurch Effizienz steigern.

Bedenken Sie diese zehn Schritte, um eine schönere und organsiertere Arbeitsumgebung zu schaffen. So wird nicht nur Ihr Unternehmen von mehr Produktivität profitieren, sondern Sie werden Geld und Zeit sparen und tun zudem der Umwelt etwas Gutes.

Sources:

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