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Beständiger Fortschritt im Neu-Erfinden der Beziehung zwischen Mensch und Technik.

Dokumentation als Zeiträuber in Behörden

Der Einsatz von neuen Technologien unterstützt Beamte bei der kommunalen Arbeit, statt wertvolle Zeit mit langwierigen Berichten zu vergeuden.
Von
Nuance Dragon Spracherkennung Behörden

Von den vielen wichtigen Themen, die wir mit Unternehmen aus unterschiedlichsten Branchen diskutieren, steht das Finden neuer Wege, wie Mitarbeiter mehr Zeit mit Kunden, Patienten und Bürgern verbringen können, ganz oben auf der Liste. Daher überrascht es nicht, dass Führungskräfte uns immer wieder die Frage stellen: „Wie können wir unseren Mitarbeitern Zeit zurückgeben, ohne dass die Qualität unser Dokumentation leidet?“ Zu den größten Hindernissen hierbei zählen noch immer veraltete Dokumentationsprozesse und Arbeitsabläufe, von denen viele nach wie vor manueller Art sind oder zumindest Medienbrüche beinhalten.

Wesentlich für jegliche Optimierung sind integrierte Prozesse, die schnell und (weitestgehend) fehlerfrei den gewünschten Qualitätsanspruch gewährleisten. In Bezug auf die Dokumentation bedeutet das: Bessere Ergebnisse in vielerlei Hinsicht – von höherer Produktivität über größere Genauigkeit bis hin zu besserem Service und zufriedenere Mitarbeiter.

 

Dokumentation und Verwaltungsaufwand sind nicht optimal

Zahllose Studien aus verschiedenen Branchen belegen, dass der Verwaltungsaufwand nicht im Verhältnis steht zu Zeit und Geld – und Qualität. Finanzberater betonen beispielsweise, dass die erforderliche Sorgfaltspflicht zur Einhaltung gesetzlicher Auflagen den administrativen Aufwand um 63 Prozent erhöhen. Und in einer aktuellen Umfrage gab eine deutliche Mehrheit von 89 Prozent der Befragten an, dass der erhebliche Dokumentationsaufwand die wertvollen, persönlichen Kundenbeziehungen einschränkt.

Mit dieser Herausforderung wurden wir im letztes Jahr bei der Zusammenarbeit mit einer großen Polizeibehörde im mittleren Westen der USA konfrontiert. In einer landesweiten Umfrage gaben 39 Prozent der US-Polizeibeamten an, dass sie drei, vier und mehr Stunden täglich mit dem Ausfüllen von Formularen zur Dokumentation von Vorfällen und anderen Schreibarbeiten verbringen. Das bedeutet, dass ein Beamter im Durchschnitt die Hälfte seiner Arbeitszeit für das Tippen von Berichten aufwendet. Aufgrund dieser tagein, tagaus anstehenden bürokratischen Anforderungen ist es nicht verwunderlich, dass es vielen Behörden nicht gelingt, die erforderliche Dokumentationspflicht zur Verfolgung von Kriminalfällen in Einklang zu bringen, um Verbrechen vor Ort in den Gemeinden zu bekämpfen.

 

Spracherkennung für eine schnellere Verbrechensbekämpfung?

Konfrontiert mit stetig steigenden Dokumentationspflichten auf Staats- und Bundesebene, suchte man in den USA nach Wegen, wie man das Berichtswesen besser automatisieren kann. Mithilfe von Dragon, unserer Spracherkennungs-Software, war man schließlich in der Lage, Schadensfallmeldungen zu optimieren und Durchlaufzeiten von Berichten behördenweit um sagenhafte 50 Prozent zu reduzieren. Was bedeutet dies für die Polizeiarbeit per se? Mehr Personal auf den Straßen. Bessere finanzielle Ausstattung. Größere Anreize für Nachwuchskräfte aufgrund von Modernisierungen. Und Sicherheit in den Kommunen!

Der Einsatz von Spracherkennungs-Software bei der Polizei ist nur der Anfang. Die Zukunft fordert Künstlicher Intelligenz (KI). Die Nachfrage für den Einsatz von KI im Polizeiwesen ist auch bei den Bürgern in Deutschland groß: Sechs von zehn Bundesbürgern (61%) befürworten den Einsatz in der Strafverfolgung bzw. dann eigentlich Strafvorhersagen und -verhinderung (Quelle: Bitkom Reasearch). Die deutschen Sicherheitsbehörden testen aktuell viele Automatisierung und Prognosewerkzeuge.

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Sandra Noetzel

Über Sandra Noetzel

Sandra Noetzel verantwortet das Marketing für Dragon Professional & Consumer (P&C) innerhalb des Geschäftsbereiches Healthcare für DACH und Frankreich. Die ehemalige Tennisspielerin hat an der University of Nebraska, Lincoln und in Oxford, England Kommunikationswissenschaften, Marketing und internationale Ökonomie studiert. Sie liebt College Football, County Music und die Sonne.